４月の総会で会則の改正が行われて、手話サークルの入会申込書の
内容を修正しました。住所の記載を求めないこととし、一斉メール
の送付のため（主に悪天候に伴う中止連絡など限定的な利用）には
メールアドレスを書いていただくこと、などが新しく決まりました。
これに関連して、「個人情報の取り扱いに関して示しておくべき」
との意見が出されて、今回、決定した内容を掲載いたします。
必要に応じて修正は行いますが、要するに、適切に情報を取り扱う
ことをお約束するものです。不用意に不必要な連絡は流しません。
どうぞよろしくお願いします。
=======================================
手話サークルあじさいの会 個人情報の取扱いルール（個人情報保護方針）
港北区手話サークルあじさいの会においては以下のルールに基づいて個人情報を取り扱う。
1.個人情報の収集の目的
手話サークルの運営に必要な範囲内で個人情報を収集して名簿を作成する。
収集するデータは、氏名・ふりがな・電話(TEL/FAX)番号・メールアドレスとする。
住所は電話番号とメールアドレスがない場合、または、外部団体からの連絡で郵便物が
送られる必要性がある場合、その場合も、本人が収集に同意したときに限定する。
2.個人情報の利用範囲
a.役員から緊急の連絡または必要な連絡（基本的にはメールの一斉送信）を行うため
b.会費の納入状況を確認するため
c.毎回の勉強会や交流会の出席者名および出席人数の把握のため
上記以外で使用する場合には本人の了解を得ることとする
3.個人情報の保管ルールおよび管理責任者
会長は入会申込書またはインターネット上に設置した入力フォームから個人情報を
収集する。収集したデータはグループウエア上でパスワードを掛けて保管する。
情報を扱う役員が個人宅で所持する名簿のデータにはパスワードを掛けて保管をする。
ＦＡＸやメールで扱わないこととする。ただし会長が緊急性があると判断した場合は、
会長に指示を受けた役員が、パスワードを掛けたデータの送受信ができるものとする。
収集データは、月一回を目安に最新の状態となるように更新（メンテナンス）を行う。
会長は副会長と会計とパソコン担当(一斉メール送信)のほか、必要な役員に共有する。
入会申込書や名簿のデータは、年度内は会長が保管することとして、総会終了後には
適切に廃棄処分（シュレッダー）して、保存データを破棄（削除）する。
年度ごとに、入会の申し込みを行うこととするが、本人が同意する場合は、前年度
の個人情報を会長が引き継ぐことができる。
4.第三者への情報提供
警察や消防など、法令に基づいた開示請求があれば、役員２人以上が確認して必要
な情報のみ開示をして、その後、直近の役員会で報告（経緯の説明）を行う。
5.その他
ここに記載のない状況が起きた場合は臨時に役員会を開いて協議をして決定する。
以上
=======================================
=======================================
【ブログ管理人】連絡先
Ajisai-Kouhoku-OWNER@googlegroupsドットcom
※送信時は ドットcom を .comに入れ替えてください。
大文字小文字の違いは区別されませんので自由です。
初回：2024-07-11(木) 24:36:58
