会議で決めたことはできています？

会議で決めたことはできています？

（中小企業経営者に対しての発信です）

 

会議で決めた事ができないことって多くないですか？

これがいわゆる「ＰＤＣＡ」が回っていないってことですね。

 

会議で決めたこと＝Ｐ（計画）

ですよね。

 

なぜ、決めた事ができないのか？

それは、Ｄ（実行）について、

やっているかどうか良くわからないまま時が経ってしまう

からです。

Ｄ（実行）を頼まれた人も、何も言われないから忘れてしまうんです。

 

だからＤ（実行）できない原因は、Ｃ（チェック）ができないことですね。

 

でも、なぜＣ（チェック）ができないのでしょうか？

それは、いつ誰がＣ（チェック）するか決まってないからですね。

必ず会議では、いつ誰がＣ（チェック）するか決める必要がありますね。

 

「それをわかっているけどできないんだよね・・・」

「みんな忙しくていつの間にか忘れるんですよ・・・」

 

そういう場合は、会議を定例化することですね。

「営業会議」「改善会議」「幹部会議」等々、忙しい人を

集める場合は、会議は定例化しないとダメですね。

（年間スケジュールとして毎月第３水曜日等）

中小企業では、会議を定例化していないことが多いです。

 

また、会議のオーナーのスキルの問題もありますね。

最低でも、会議の目的、議題、スタートと終わり（終わりを決めない人が多い）

を事前に決めて対象者に事前に発信しておく必要がありますね。

何の会議かわからず参加するなんて本当に時間の無駄です。

 

次のＣ（チェック）のためには、必ず議事録を作らないとダメですね。

議事録についても、Ｐ（計画）については、誰が、いつまでに、何をするのか

をキチンと書いて置かないといけませんね。

実は、これがキチンとできていない議事録が多いです。

体裁にこだわってパソコンで議事録を作っているのだけど、

発信まで時間がかかるし、肝心なことが書いてないんです。

それなら、内容のしっかりした手書きの方がましですね。

 

議事録の発信スピードも大切なことですね。

会議のあと１週間も経って議事録が送られてきても

会議の事を忘れていますから・・・

また、１週間Ｄ（実行）が遅れますから・・・

 

会議では、前回のＤ（実行）をＣ（チェック）して、新たな改善項目

を見つけ出すＡ（アクション）も重要ですね。

当社では、これらを解決するために、

議事録の替りに模造紙とポストイットを使っています。

　　　　　　　　　　　　＜改善新聞＞

議事録もパソコンから見ないといけなければ、

見ない人が多いですよね。

結局、Ｄ（実行）する人も、Ｃ（チェック）する人も忘れてしまうんです。

それを防ぐためには、模造紙が一番です。

会社の一番目立つところに、貼っておけばいいんです。

（お客様には見られないようにね）

興味がある人は、連絡ください。

 

会議の効率的なやり方も研究しています！

 

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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　西原　州康

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