〇 Microsoft 365のExcelには「データ分析」ボタンが用意されている。これを利用すると、集計データを自動的に分析をして、適したグラフやピボットグラフ、ピボットテーブルなどを提案してくれる。
データ分析が得意でない人やデータ分析に時間をかけられない人にとっては便利な機能だ。今回は「データ分析」ボタンの使い方を紹介しよう。
なお、本連載ではMicrosoft 365 Business Standardのプランで、主にWebブラウザー経由で動作を確認している。Officeやアプリ、Edgeのバージョンによっては、ここで説明する機能が使えなかったり、画面が異なったりする場合がある。
集計結果を自動的に表示してくれる。
「データ分析」ボタンは、Microsoft 365のExcelの「ホーム」タブに用意されている。集計データから傾向やパターンを自動的に判断して、その分析結果をピボットテーブルやピボットグラフなどで表示する。元々は「アイデア」と呼ばれていた機能が名称変更されたものだ。
「データ分析」ボタンから分析結果を確認する。
操作はシンプルで、集計データを用意して「ホーム」タブの「データ分析」ボタンをクリックするだけだ。分析結果は集計データによって異なり、機能自体も常に改善されているため、実行するタイミングによって表示される結果が異なる場合もある。
分析結果のグラフには、タイトル部分にデータ分析によって分かった傾向がテキストで表示される。それぞれのグラフがどんな意図で作成されたのかを確認するときに役立つ。
シートに分析結果のグラフを挿入したい場合は、各グラフの下のほうにある「ピボットグラフの挿入」をクリックする。挿入後のグラフの編集方法は、通常のグラフを編集するときと同じ手順だ。
集計に必要のない項目を外して分析し直す。
「データ分析」作業ウィンドウの「分析情報を見つける」の歯車アイコンをクリックして表示されるウィンドウから、集計対象の項目（フィールド）や集計方法変更できる。ここで変更できる集計方法は、合計または平均だ。また、文字や日付は自動的に「値ではない」と表示される。誤っている場合は変更できる。
挿入後であれば、後から他の集計方法に変更可能だ。
データ件数によっては分析が機能しない場合も。
データ件数が多すぎたり、分析に適した集計ができなかったりした場合は、「データ分析」作業ウィンドウに作成できない内容のメッセージが表示される。また、同じファイルを他の環境で同時に編集作業をしている場合は、競合回避のために一時的にデータ分析が機能しない場合もある。
