ＣＣ付きメール、返信時に相手に負担をかけていることを忘れないでほしい

仕事でCC付きメールを受信することがあります。

その会社の内部で情報を共有したいのでしょうが、

外部の人に「全員に返信」を要求することは

相手に負担をかけていることを忘れないでほしいです。

 

なぜなら、「全員に返信ボタン」で返信しようとすると、

宛先のところに自分のメールアドレスが自動的に入り、

毎度、それを削除しなければいけないからです。

 

また、常にＣＣ付きメールばかりのやりとりならよいのですが、

vorinの場合、CC付きメールを送ってくる会社は2社ぐらいしかなく、

他のお客さまとのやり取りは、普通の返信ボタンで返信するので、

ＣＣ付きメールの返信もうっかり普通の返信ボタンで返信してしまったり、

そもそもＣＣ欄に気が付かないで返信してしまったり、

それほど重要でないやりとりも全員に返信すべきか悩みます。

 

複数の担当者がいて、こちらも全員と情報共有しておきたいときは別だと思いますが、

社内での事情なら社内で解決すべきで、

外部の人間に迷惑をかけないでほしいと思っています。

 

ＣＣのメールをすべてチェックしている上司なんているんでしょうかね。

部下からすればＣＣの返信で上司への報告義務を果たしていることになるんでしょうけど、

もし上司がすべてＣＣで返信をもらうように指示しているとすれば、

その上司はあんまり有能でない気がします。

 

自分が当たり前だと思っていることで

相手に迷惑がかかっていないか考えることもビジネスでは大事なことですよね。

 

値引きを求める人

先日のこと。

すでにご依頼をいただいている案件で、

「今ちょっと入金がないので、ご請求金額どうにかなりませんかね？」

という電話がありました。

 

vorinは一切値引きに応じませんが、お金のない辛さは分かります。

「では、添付書類をご自分でご用意いただくのはどうでしょう？」

つまり、自分でやれることをやっていただく代わりに

その分値引きしますというご提案をしました。

残念ながら何もしたくないというお返事（笑）

 

「なにもなしで値引きはできないので、

　今回は安くやってくれる人にご依頼になってはいかがですか？

　そういうお客様もいらっしゃるので気にしませんよ。」

と申し上げましたが、それも嫌とのこと（笑）

 

「実費だけとりあえず支払ってもらえるのなら、

　報酬は少し待つこともできるし、分割でもいいですよ。」

と申し上げましたが、それは申し訳ないのでという律儀なお返事。

 

結局、当初どおりの金額でいいですということで話は終わりました。

 

お見積り段階なら交渉の余地がありますが、

依頼後に値切りを要求するというのは仁義に反します。

それでも、ない袖は振れないので、

本当に払えないのなら値引きしてもらう代わりの案を出すべきです。

労力もなにも提供しないで、

同情を誘って値引きしてもらおうなんて人を馬鹿にしています。

 

ときどき、こういう人がいます。

この業務を始めたころ、

社長とご契約を交わした翌日に奥様が電話してきて、

ものすごい圧で値引きを要求されたことがあります。

あまりの怖さに値引きしてしまって、後で後悔しました（笑）

 

なんにしても自分を軽く見る人とは仕事したくないものです。

人の紹介ほど当てにならないものはない

先ほどvorinのお客様だった会社の社長から、

まったくやったことがない業務について聞かれ、

「出来ますか？出来るなら自分のお客さんに紹介したいんですけど」

と言われました。

 

なんの業務でも「初めて」は付き物ですが、

知識も経験もないので、質問されたときに

打てば響くように対応することはできません。

 

その業務について調べたところ、

とても簡単な書類を作ればよいだけで、

役所と打合せして書類を出しに行くだけ。

どちらかというと人に依頼するほどのことでもない。

 

ただ時間がない人や役所が嫌いな人もいるので、

だれかに依頼したいというのなら仕方がない。

 

ということで、

やれるけど、未経験者であることを伝えて

先方がそれでもいいとおっしゃってくれるならやりますよ

と答えました。

 

でも、いい加減ですよね～

自分の大事なお客さんに未経験者であるvorinを紹介するって。

vorinが知識不足でミスって支障が出たらどうするの？

（そうならないように気を付けますが、

　その業務の専門家でないので慣れていないとミスることはあり得ます。）

まあ簡単な業務なのでミスることはないと思いますが。

 

専門家や専門業者に依頼したいときは自分で探したほうがいい。

人の紹介ほど当てにならないものはないなと思います。

 

まずは自分のところの事務員に聞け！！と言いたいけど言えない

人を動かしたらお金が発生するのがビジネスです。

簡単なことでも謝礼が発生するのが当たり前です。

 

vorinをすぐに思い出してくれるのは大変ありがたいのですが、

書類の控えは毎度お客様に渡しているのに

それを開いて見ることなく、

vorinに電話してきて写しをメールで送らせるのはやめてほしい（苦笑）

 

まずは自分のところの事務員に聞け。

綴じてあるファイルを開いてみろ。

その上でどの書類か分からなければvorinに聞いてこい。

vorinは事務員じゃねえ！！

ちょっとしたことかもしれないけど、人の時間を使うのなら金払え！！

 

と大きな声で言いたい。

けど、言えない。

小さいことでも積み重なるとどこかで報酬を回収したい葛藤はありますが、

継続的に依頼してもらえるよう営業の一環と考えています。

でも、簡単に利用できると思われていることにイラっとします。

 

報酬を上げてもいいのですが、

手間がかからないお客様もいるので、

一律に上げるのもためらわれるところです。

 

感謝の気持ちがあるなら、お歳暮・お中元ぐらい送ってこいや！！

それぐらいでvorinの溜飲は下がるんですけどね(笑)

 

当たり前に無料でやってくれると思われていると

やってあげたくなくなるのが心情です。

 

テレワーク、自然災害時にも対応できるように変えるいい機会だと思う

緊急事態宣言、出勤７割減に苦慮する中小企業「現実的ではない」
gooニュース
https://news.goo.ne.jp/article/kobe/bizskills/kobe-20210428000

 

大企業はテレワークを続けており、

経費削減のよいチャンスだと思っていますが、

中小企業はむずかしいところがあるのでしょうかね。

 

建設業や運送業など外で働く人たちは論外ですが、

机に座って仕事をする人はやり方次第だと思います。

 

vorinは、コロナという突然の災害で

国が推進する働き方改革を含めて

仕事のやり方自体を見直すいい機会になったと思います。

 

日本人は働きすぎではなく、

だらだら仕事をする人が多いと思います。（vorinもここに含まれます）

24時間戦えますかの時代であれば、

会社にいること＝仕事をしているイメージで

家族にも言い訳が出来ましたが、

今の20代（30代もかな）はそういう考え方ではありません。

 

短時間で集中して仕事を仕上げたり、

同僚や上司に気を遣うことなく仕事が終わった者から帰宅できるようにするなど

自分の時間や家族との時間を確保できるような働き方に変えなければ

日本で働く人がいなくなります。

 

vorinは昨年から週に２～３日、在宅ワークをしていますが、

片道30分の通勤が無くなり、

楽な格好で仕事ができ、

仕事に飽きたら掃除をして家事をこなして休日がしっかり休めるようになり、

いいことづくめです。

毎日在宅だと家から出ないことでストレスになりますが、

適度に事務所に行くことで気分転換ができます。

 

なにより事務所では、事務所でないとできない仕事をするので、

その日のうちに終わらせたいので

朝から集中して仕事に取組むようになり、

営業終了時刻の19時前に完了するようになりました。

 

大企業が経費削減や働き方改革で快適な仕事環境を作れば、

必然的に優秀な人は大企業に流れ、

中小企業は古いやり方のまま取り残されてしまいます。

それでなくても

大企業に勤めれば福利厚生や退職金で手厚い保障がされているのに比べて

中小企業では・・・。

vorinのお客様のほとんどは小規模な会社なので退職金規定なんてありません。

 

転換期が来ているのだと思います。

出来ないと言わずに、

出来るように変わっていかないと

少子化とデジタル化の中でやっていけなくなります。

 

都内へ向かう朝の通勤電車に乗る人は

会社に着いた時点で疲れは果てています。

そこの時点で気持ちよく働く環境ではないと思うのです。

高齢化社会では何度も同じことを説明することになる

朝、お電話をいただいたお客様から質問があり、

「では、お知りになりたいことをまとめてみますね。」

と電話を切りました。

 

が・・・

 

実は、昨年も同じ質問を受け、

私の見解をまとめたものお渡ししています。

それをみて昨年は対応されており、

今回はほかに対応すべき点はないか？との質問。

 

vorinからすれば、昨年対応したもの以外が

ほかに対応すべき点だと思うのですが、

また新しくまとめろと？

 

相手は５０代の女性。

 

vorinも４０代半ばになり、すぐ忘れるようになったので、

お互いのためにできるだけメールや紙にまとめたものを渡して、

やりとりを記録に残すようにしておりますが、

相手はメールを読み返さずに電話で同じことを聞く。

渡した紙はどこにやったか忘れる

 

おそらくvorinも同じ年齢になったら同じようになるので、

相手を非難することはできません。

 

高齢化社会というのは、

何度も同じことを説明するのが当たり前の社会ということでしょうね

イラついてはいけないことは重々承知しておりますが、

年のせいか気が短くなり、

はあ～と思います。

 

お互い様、お互い様と言い聞かせながら生きていかないと

老害と言っていたらキリがないですからねぇ。

vorinも最近、コンビニの店員さんの言葉が聞き取れず、

聞き返すことが多くなったので老害になりつつあります(笑)

 

テプラテープのロングタイプは買ってはいけない

テプラテープのロングタイプは、

裏面がつるつるのセロハンになっています。

そして、半分に分かれているので、

２回剝がすという手間がかかります。

さらに、このセロハンが静電気で手にくっついて、

ゴミ箱に捨てるときに手から離れません。

 

めっちゃイライラする

 

仕事でちょこちょこ使うので、

初めてロングタイプを見つけたときにすぐに飛びつきました。

が、このイライラを経験してから、

二度とロングタイプを使わないと決めておりました。

 

昨年のことですが、

パートナーが文房具を買いに行くというので、

ついでにテプラテープを頼んだところ、

なんと、２個もロングタイプを買ってきたのです

 

オーマイガー

 

１年かけて１個は消費しました。

（さすがロングタイプ、なかなか使いきれなかった）

今、書類の返却ラッシュで、

ファイリングとテプラ貼りを繰り返しているのですが、

剝がすとき、捨てるとき、

もうイライラが止まりません

 

テプラテープのロングタイプは、二度と買わない。

 

今日はずっとテプラテープのセロハンと格闘です(笑)

 

レターパックを返信封筒に使うときお届け先欄の「様」を消す？

以前、レターパックの依頼主欄の「様」消しについてブログを書きました。

vorinとしては、「様」消しがビジネスマナーとして定着しないことを祈りつつありましたが、

お客様の中にも依頼主欄の「様」を消す人が増えつつあります。

 

この「様」を消して送ってくる人は、

相手にも「様」消しを要求していることに気が付いてほしいものです。

自分は「様」が気になるから消します

私はそういう人間です

なので、あなたも私にレターパックを送るときは「様」を消してくださいね

と送付先にアピールしているようなものです。

 

もともと印字されているレターパックの依頼主欄の様を

あえて消すというのは、

ビジネスマナーというよりも、

自分は礼儀正しい人間だと思いたい、

ただの自己満足だと思うのです。

 

そんなどうでもいいことを考えているときに気が付いたのですが、

レターパックを返信用封筒にするとき、

お届け先欄の「様」は消すべきなのでしょうか？

 

普通の封筒を返信用封筒として同封するときは、

自分の名前の横に「行」や「宛」を印刷します。

レターパックだと「様」が印字されているので、

返信用で使うときは「様」を消したほうがよいはずです。

 

しかし、相手からすれば、

「様」を消されたまま返送するのは失礼な気がするはずです。

通常の封筒であれば「行」や「宛」を二重線で消して「様」を書き加えますが、

もともと印字してある「様」をわざわざ消して相手に送り、

返送時に気を使わせて「様」と書かせるというのはいかがなものか・・・。

 

依頼主欄の「様」を消す人にぜひ聞いてみたいものです。

 

vorinは相手に余計な気を遣わせたくないので、

依頼主欄も返信用封筒のお届け先欄も「様」は消しません！！(笑)

ＮＴＴコラボコールセンター、噓はいけないよ

先ほどＮＴＴコラボコールセンターと名乗る人から電話がありました。

「基本料金が無料になる手続きを進めるので

　請求の確認のため代表者様いらっしゃいますか？」

 

パートナーは外出中なので「外出しております」と答えたところ

何時に戻るかと聞くので時間を伝えました。

で、その時間に電話するということだったので用件を尋ねたところ、

早口過ぎてvorinには言っている内容がよく理解できない。

で、「ＮＴＴさんなんですよね？」と聞いたら、

「ＮＴＴコラボコールセンターです」とのこと。

 

ＮＴＴのコールセンターなのか？

どうにも怪しいので電話番号をネット検索したところ、

代理店の営業電話のようです。

 

これ、噓ついて代表者と話そうとしているでしょ

 

これまでの営業電話は「提案です」とか「ご案内です」とか言っていたのに、

まるでＮＴＴが手続きを進めるために電話をかけてきているように見せかけています。

 

普段なら「営業ですか？営業はお断りしております」で電話を切っているvorinが

「ＮＴＴ？請求がなんとか言ってたけど？なんだろう？」

と思った時点で「なりすまし営業電話」でしょ。

 

前もブログに書きましたが、

相手がＮＴＴ○○と言ったら営業電話

これ頭に叩き込んでおかないとダメですね。

 

最近、vorinのほうは営業電話が少ないから

うっかり油断して話を聞いちゃいましたよ～、まったく

 

贈り物にクール便は要注意

昨年末のお歳暮時期。

vorinは週に２～３日在宅ワークをしていたので、

事務所にいたり、いなかったり。

パートナーが外出予定があるときは帰りに事務所に寄って

郵便や宅急便の不在通知の再配達の手配をしていましたが、

思わぬ落とし穴がありました。

 

クロネコヤマトでクール便の不在通知が木曜日に入っていました。

パートナーが事務所を出た後に来たらしく、

月曜日に事務所に来た時に再配達の手配をしようとしました。

ところがすでに処理済みになっているとのこと。

 

クール便は保管期間が３日間なので、

発送元に戻されてしまったのだと思いました。

ところが月曜日にほかのお歳暮と一緒に持ってきてくれて

今回は事なきを得ましたが、

お歳暮やお中元のクール便は要注意です。

 

Amazonが普及する前は、

宅急便の人も余裕があったように感じます。

不在のときに電話をくれることがありましたが、

今はそれをしなくなりました。

さらに配達員の判断でまた来るつもりで不在通知を入れないことがあるようで、

そのまま忘れ去られて受け取りそこなうという事態も一度ありました。

 

贈り物の手配をするときに相手の都合を確認できるのであれば

クール便の品物でもよいと思いますが、

サプライズで送るときは普通便で送れるもののほうがよいと思います。

 

ちなみに今回、お歳暮にアイスクリームが届いたのですが、

事務所の冷蔵庫は小さく、冷凍室の部分はあまり役に立たない上に

使わないから結露が凍りまくって中に物が入らない状態でした

 

午前中にアイスクリームを受け取りましたが、

夜まで家に持って帰れないため

とりあえず冷蔵庫内の冷凍室に近い場所に置いてみましたが、

やはり溶けてしまいました

家に持って帰って再度凍らせましたが、

冷凍の品物を自宅以外に送るというのも考え物だと思いました。

 

vorinも以前はあまり気にせずに

たくさん社員がいらっしゃる会社様にアイスクリームを送ったことがありますが、

非常識なヤツだと思われたことでしょう。

 

会社相手の贈り物は無難なお菓子や飲み物が一番だと思ったしだいです。

送り先が個人で自宅であるならクール便でも問題ないと思います。

相手のことを考えながら贈るから贈り物は喜ばれるんですよね