選択肢から選ぶだけで OK! リスト入力のワザ - すぐに使えるエクセル入力テク「10 ワザ」 達人編

すぐに使えるエクセル入力テク「10 ワザ」 達人編

入力したい内容が最初から決まっている場合は、それをリストから選択してセルに入力することができます。このワザを使えば、入力作業が簡単になるだけでなく、間違ったデータを入力してしまう心配もなくなります。

 

同じ列にすでに入力されている内容と同じものを入力したい場合は、ショートカット キーの操作で、選択肢を一覧表示するドロップダウン リストを表示できます。その中から目的のデータを選択するだけで、セルに入力することが可能です。

同じ列の各セルに、上から切れ目なく何らかのデータが入力されています。これらのいずれかと同じデータをアクティブ セルに入力したい場合は、Alt キーを押しながら「↓」キーを押します。

 

入力済みのデータがドロップダウン リストとして一覧表示されます。そのまま「↓」キーで入力したいデータを選択して Enter キーを押すか、入力したいデータをクリックします。

 

選択したデータがアクティブ セルに入力されます。

 

○Point

リストに表示されるのは、アクティブ セルの上下を問わず、同じ列に連続して入力されている文字列データです。数値は、選択肢としては表示されません。また、同じデータが複数入力されている場合も、選択肢には1つだけ表示されます。

特定のセル（範囲）に入力するデータの候補があらかじめ決まっている場合は、「データの入力規則」の機能を使用して、その選択肢をドロップダウン リストとして表示させることが可能です。これによって、間違ったデータが入力される危険性も減ります。

ドロップダウン リストから選択して入力できるようにしたいセル（範囲）を選択し (2-1)、リボンの [データ] タブの [データツール] グループの [データの入力規則] をクリックします (2-2)。

 

[データの入力規則] ダイアログ ボックスの [設定] タブで、[入力値の種類] で [リスト] を選択します。

 

[元の値] に、ドロップダウン リストに一覧表示させたい選択肢を「,」（半角カンマ）で区切って入力します (2-3)。[OK] ボタンをクリックします (2-4)。

 

設定したセルを選択すると、セルの右側にドロップダウン矢印が表示されます。この矢印をクリックします。

 

設定した選択肢がドロップダウン リストで一覧表示されるので、目的のデータをクリックします。

 

選択したデータが、セルに入力されます。

 

○Point

リストの選択肢は、[データの入力規則] ダイアログ ボックスの [元の値] に「,」で区切って直接指定する方法のほかに、1 行または １ 列のセル範囲を [元の値] に指定して、その範囲内の各データを選択肢とする方法もあります。

ここで使用した「データの入力規則」は、他にもさまざまな活用方法がある、非常に便利な機能です。

次に紹介する「入力作業のサポートワザ」でも、入力規則が大活躍します。

Office Excel 2013

Office Home and Business 2013 日本語通常版 2PC