Access2021手順 2: 必要な情報を見つけて整理する

Access2021手順 2: 必要な情報を見つけて整理する

Access2021製品名や注文番号など、記録する必要があるすべての種類の情報を収集します。

Access2021既存の情報と追跡方法から開始します。 たとえば、現時点ではおそらく、発注書を台帳に記録していたり、顧客情報を紙の用紙に記録したりしているでしょう。 これらの情報源を使用して、現在取得している情報 (たとえば、用紙のすべての記入欄など) を一覧にします。 重要な情報を現在取得していない場合は、どんな種類の情報が必要であるかを検討します。 それぞれのデータの種類がデータベースのフィールドになります。

最初のリストを完璧に設定する心配はありません。時間の間に微調整できます。 しかし、この情報を使用しているすべてのユーザーを検討し、アイデアを求める。

Access2021次に、データベースから得られる情報や作成するレポートまたはメーリング リストの種類について検討します。 その後、これらの目的を達成するために必要な情報を取得しているかどうかを確認します。 たとえば、地域別の売上高を示すレポートが必要な場合は、地域レベルの売上高データの取得が必要です。 表示したい実際の情報を使用して、レポートのレイアウトを考えてみましょう。 その後、レポートを作成するために必要なデータの一覧を作成します。 メーリング リストや、データベースをもとに作成するその他の出力についても、同じ手順を実行します。

例

Access2021顧客がオプトイン (またはオプトアウト) することができる、定期的に送信されるメールによる更新情報があり、そのオプトインしている登録者の一覧を印刷するとします。 顧客テーブルには、"Yes" または "No" の値を入力できる "メール送信" 列が必要です。

顧客がメールの受信に同意した場合、メール アドレスが必要なので、そのフィールドも必要になります。 適切な頭語 ("拝啓"、"前略"、"謹啓" など) を含めたい場合は、"頭語" フィールドが必要です。 メールの宛名に顧客の姓を使用する場合は、"姓" フィールドを追加します。

ヒント: 顧客テーブルの名や名など、情報の各部分を最も小さな便利な部分に分割してください。 一般に、情報の項目 (顧客の名など) に基づいて並べ替え、検索、計算、レポートを行う場合は、その項目を独自のフィールドに入力する必要があります。