書類の大掃除

質問１８　介護サービスでは書類の保存は２年と聞きましたが、
平成２２年であれば平成２０年までの資料は全て廃棄してよろしいのでしょうか
回答１８ 　２年というのはその「完結の日」、すなわちその利用者がサービスを利用しなくなった日を起点にします。
従って利用者の方がサービスを利用中なのであれば「完結の日」はまだ到来していないので介護サービスの書類の保存義務はあります。
「指定居宅サービス等の人員、設備及び運営に関する基準」第３９条第２項では
指定訪問事業者は、利用者に対する指定訪問介護の提供に関する次の各号に掲げる記録を整備し、
その完結の日から二年間保存しなければならない。
と規定していますが、他の介護サービスでも同様になります。


質問３３　介護サービスの書類の保存期間が質問１８ではサービス提供完結の日から二年という回答を頂きましたが、
当該期間が経過したので介護報酬資料について廃棄してよろしいでしょうか
回答３３　介護報酬資料は売上計上の重要な書類となります。税務上の帳簿保存は７（注）年間で
介護報酬資料は会計帳簿とともに保存しておくべき重要な売上計上の資料となります。
そのため、介護保険法ではサービス提供完結の日から２年となっていても税法上の決算７（注）年分の
資料として保存しておく必要があります。
（注）法人税法で繰越損失の繰り延べが9年に延長されたことに伴い、帳簿書類の保存期間も7年から9年に延長されました。

質問51
　医療と介護では書類の保存期間が異なるのですか。
回答５１　介護事業においては、質問18　介護サービスの書類の保存期間に記載の通り書類の保存期間は
サービス提供完結の日から2年となっております。　
さらに税法においては　質問３３　介護報酬の請求書類の保存期間について　に記載の通り書類の保存期間は9年間(注)になっております。
　以上でも複雑ですが、医療はさらに書類によって保存期間が異なります。
　すなわち、カルテについては医師法、歯科医師法ともに、5年間の保存が義務付けられています。（医師法24条、歯科医師法23条）。
なお、この5年間というのは保険医療機関及び保険医療療養担当規則では、
「完結の日から5年間」と規定されていることから、5年間の開始の日は、完結の日からとするのが妥当と考えられます
（保険医療機関及び保険医療療養担当規則9条）。　
更に複雑なことにカルテ以外の診療に関する諸書類はサービス提供完結の日から2年となり、
療養の給付に関する書類は完結の日から3年間が保存義務であるとされています（保険医療機関及び保険医療療養担当規則9条）。　
　
（注）法人税法改正により書類の保存期間は9年に延長されました。