2021年度のリモート会議運営について

2020年度の振り返り結果をふまえて、みんなで次年度のリモート会議運営について考えてみた。

今後のリモート会議運営について、管理組合と管理事務所で協力して進めていくこととし、併せてリモート会議に参加する理事を拡げていくような対策の検討を行った。

（１）管理組合理事相互のコミュニケーションツールとして、マンション管理組合専用グループアプリやグループチャットなどインターネットを利用した管理組合コミュニケーションツールを理事に紹介していくべき。

（２）次年度の新理事への説明資料を作成し、配布、説明を行う場を検討することとした。

 

【資料】管理組合におけるコミュニケーションについて

（１）理事会への参加方法

　・集会所での参加

　　→集会所

　・リモートでの参加

　　→ご自宅から参加　※理事会に、ご自宅から参加される理事の方は「リモートによる理事会参加の手引き」を確認いただく。

（２）管理組合の理事間の連絡方法

　・理事間、及び理事長との連絡方法

　　→電話、メール、チャット

　・管理事務所との連絡方法

　　→電話、メール、チャット

（３）メールアドレスの利用 　

　・管理組合におけるコミュニケーションのために下記のためにメールアドレスを利用いたします。

　　➀理事間、管理事務所との連絡用

　　➁リモートにて理事会参加時の管理組合の掲示板（Mcloud）への登録

　　➂理事間の連絡用のチャット

自宅等からのリモートによる参加ができる理事会の案内

次回理事会より自宅等からのリモートによる参加を運用することとなりました。

【参考】自宅等からのリモートによる参加手順

１．自宅からの参加を希望する理事の方は、下記のメーリングリストに「参加希望」と書いて、連絡先の「メールアドレス」を送付ください。

　XXXXXXXX@XXXXXX.XXX

２．メールを送付いただいた理事の方には、理事会の掲示板（Mcloud）への登録方法をご案内させていただきます。

　※理事会の掲示板（Mcloud）への登録方法は、資料「リモートによる理事会参加の手引き」をご確認ください。

３．リモートによる会議は、Zoomを利用いたします。会議参加中は「音声OFF（ミュート）」「画像OFF」で参加してください。

　　質問があるときのみ音声ON（ミュート解除）してご発言ください。

４．なお、リモート会議システムでの理事会参加において、Web会議がつながらない、声が聞こえないなどのトラブルが考えられますが、その際には集会所にて参加いただきますようご理解をお願いいたします。

５．その他、不明点、お困りごとは、XXXXXXXX@XXXXXX.XXXあてにご連絡ください。

 

 

2020年度リモート会議の振り返り

2021年度のリモート会議運営についてみんなで振り返ってみました。

今年度のリモート会議運営を振り返り、今後も管理組合と管理事務所で協力して進めていく。併せてリモート会議に参加する理事を拡げていくよう対策を考えていく。

（１）リモート会議運営について、今後とも広報部会が引き続き担当すべきか、他の部会も合わせて運営するか、新たな部会を設置するか検討する必要がある。

（２）理事は年度ごとに変わってしまうため、スキルの継承が困難で、現実的ではない。

（３）管理事務所にお願いできないか。

（４）管理事務所としては、他の機器同様、リモート機器についても管理事務所でセッティング及び運営を行うことを想定し、事務所メンバーのスキルアップを図っていく。

（５）コロナ感染対応として、リモート会議の試行を始めたが、今後の運用はコロナ感染の動向も見守りながら検討していく必要がある。

（６）コロナ感染問題に関わらず、今度の管理組合運営として検討することも大事。

理事会でのリモート会議の案内

次回理事会（1月31日（日））の開催は二つの会議室で行うことに決定！

現在、2カ月に１回の理事会は、１か所の集会所に換気をしながら距離を取って、話し合いをしている状況です。

コロナ対策として、理事会を「３密」を回避して開催するために、次回理事会は、２か所の集会所をリモート会議システムで接続した２つの会議室での開催といたします。

 

次々回理事会（3月28日（日）の開催形態について

管理組合として、リモート会議システムを活用し、自宅等からのリモートからの参加を希望される理事がおられましたら、対面とリモート会議の併用により次々回理事会を開催したい。

各理事の方におかれまして、自宅等からリモートからの参加の要望について、次回理事会においてご意見をお聞かせください。

リモートでの参加は、密を防ぎ、時間の節約にもなり、自宅に限らず、どこからでも参加できるメリットがあります。

新型コロナウィルス感染拡大の予防という観点から、さらに踏み込んだ対応が求められる中、緊急対応が必要な期間における対応として、各理事の方々の理解、及び了解をいただいた上で、自宅等からのリモートからの参加による理事会の開催を進めます。

いよいよ理事会をリモート会議にて

ついに、理事会をリモート会議で運用することになった！

理事会でのリモート会議運用について意見を出し合った。

（１）次回理事会（1月31日）は２か所の集会所での運用とし、次々回理事会（3月28日）に自宅等からのリモート参加を目標とする。

（２）理事会の掲示板（Mcloud）によるZOOMのサービスを利用したリモート会議を行う。

（３）必要な機器（モバイルルータ―、WEBマイク、スピーカフォン等）を調達する。

（４）モバイルルータ―は、都度レンタルと月額契約の２通りの契約方法がある。

 

リモート会議の開催において以下の意見が出た。

（１）次年度以降リモート会議の設営や運用を行える人員を確保していく必要がある。

（２）定期総会での運用に際しては議決権の扱いを理事会で検討する必要がある。

（３）モバイルルーターは常時利用できるメリットを考慮すれば、レンタルより常備する方がよい。

スマホで使えるツールの導入

管理組合内でスマホで使えるツールの導入について考えてみた。

 

　スマホで使えるツールの導入について、「できること」「適用箇所」等の検討を行った。

 

１－１　ホームページ／インターネット掲示板

 

　■できること

　　・管理組合、管理事務所の方の間での周知、情報共有

　　・管理組合、管理事務所の方から住民の皆さまへの周知、情報共有

 

　■適用箇所

　　・掲示板／管理組合ニュースの補助手段

　　・大規模修繕工事の周知

　　・管理組合から住民の皆さんへの注意喚起などの周知

 

１－２　メーリングリスト

 

　■できること

　　・管理組合、管理事務所の方の間での周知、情報共有

　　・管理組合、管理事務所の方から住民の皆さまへの周知、情報共有

 

　■適用箇所

　　・回覧、放送の補助手段

　　・放送設備・非常通報設備の補助

　　　→断水、停電の復旧の時、災害時の緊急連絡などにあれば便利！

　　・管理組合、管理事務所から住民の皆さまへの周知

 

１－３　チャット

 

　■できること

　　・管理組合、管理事務所の方の間でのコミュニケーション

　　・管理組合、管理事務所の方と工事業者の方とのコミュニケーション

 

　■適用箇所

　　・電話、メールの補助手段

　　・大規模修繕工事の関係者の連絡手段

　　・管理組合、管理事務所の方の間での連絡手段

 

 

主な意見は、以下の通り

 

（１）パソコンを持っていない人でもメーリングリストなら、スマホ、ガラケーでも利用できるので一度広報部会で利用してみてはどうか。

（２）パソコンを持たない、メールを使わない人もいる環境で、導入することによって、情報格差が発生してはならない。

　　　平等に情報を伝える必要があるため、紙ベースでの伝達はこれまで通り行なった上で、追加で新たなツールとして利用していった方がよい。

（３）管理組合としてのホームページ立ち上げは、スキルがあれば可能であるが、定期的なメンテナンスが必要でスキルのある人材が必要となる。

（４）防災設備や非常通報設備の補助や住んでおられない方への通信手段としても活用できるのではないか。

 

検討の結果、広報部会内でリモート会議やメーリングリストを試験的に活用していくこととした。

リモート会議で必要なもの

リモート会議で必要なものってなんだろう？

　・パソコン　または　タブレット　　　　　　　　　　　　　　5000円～10万円

　・マイク、スピーカ　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　3000円～5000円

　・WiFiでのインターネット接続（モバイルルータ）　　　　　　2000円～3000円／月

　・Web会議ソフトのライセンス　ZOOM等　　　　　　　　　　　3000円程度／月

 

リモート会議導入へ

リモート会議導入したらどうなるかって具体的に考えてみた。

　リモート会議導入について、大規模修繕工事の工事説明会に工事業者が使用したリモートシステムのシステム概要と概算費用を参考に、自分たちで、リモート会議開催に向けて「できること」「適用箇所」等の検討を行った。

 

 

■できること

 

　・複数の集会所で同時に会議

　　【効果・効用】双方の集会所で会議を開催して、参加者間のスペースを確保し、密を回避する

 

　・参加者の自宅から会議に参加

　　【効果・効用】みんなが集会所で参加している会議に、自宅から参加できる

 

　・会議室を予約しないで自宅のみで会議

　　【効果・効用】参加者が全員自宅から参加できれば、会議室の確保は不要

 

■適用会議

 

　・大規模修繕工事の住民説明会

　　【対象者】工事対象の住民の皆さん、工事業者、管理組合理事

　　【効果・効用】コロナ感染対策、住民の皆さんの説明会参加の負荷軽減

 

　・理事会、部会、定期総会

　　【対象者】住民の皆さん、管理組合理事、管理事務所職員

　　【効果・効用】コロナ感染対策、住民の皆さん、管理組合理事、管理事務所職員の会議参加の負荷軽減

 

（１）実際にZOOMを使った経験から非常に使い勝手がよく便利である。ただ、最初から理事会など多人数で使用するより少人数の部会で使用してみて、その結果に基づいて理事会でりようしてはどうか。

（２）昨年試行的に導入した際はトラブルが多くスタッフがついている必要もあったので、習熟した人材が必要ではないか。

（３）経験を積めば習熟度も上がる。

（４）定期総会での利用は議決権行使の問題があり、諸問題を解決する必要がある。

（５）急激な展開は困難と思われ使用されない人が大多数と思うが、まずは集会所での会議を分散する際にリモート設備を使用して開催することを基本に取り組んでみればよい。

（６）公益財団法人マンション管理センターのホームページに注意すべきことが掲載されており、参考となる。

　　　新型コロナウィルス感染拡大における通常総会開催に関するQ&Aについてhttps://www.mankan.or.jp/

検討の結果、部会内でリモート会議を試験的に活用していくこととなった。

マンション管理組合における現状の課題

管理組合でリモート会議の導入に向けて課題を洗い出してみた。
　大規模修繕工事の住民説明会をリモートで開催するとの報告があり、これを機会に管理組合で実施する会議（定期総会、理事会、住民説明会等）についてリモート会議の導入してはどうかと議論した。

【現状の課題】
➀リモート会議の導入
　今後、管理組合の会議や説明会などの催しはコロナ感染リスクや個々人のスケジュール調整、育児や介護で外出が困難などの事情により出席が困難となるケースが増加する

➁コミュニティアプリの導入
　管理組合ニュースや掲示板を読まない、見ない人が多いとの指摘があり、それ以外の周知方法も検討する必要がある。



上記の課題について検討を行った。
（１）いわゆるリモート会議やコミュニティアプリはパソコン、タブレットが必要で、機器がないと利用できない。
（２）全員がリモート参加でなくても、一部出席できない人が利用できれば良い。
（３）初心者には教える必要があり、ヘルプデスク機能が必要。
（４）通信費用の負担はどうするか決めておく必要がある。
（５）大規模修繕工事説明会の際に工事業者が実施しているリモート会議のシステムを参考にする
検討の結果、導入に際して課題はあるものの、今後は導入システムを検討し、こういう方法もあるという前向きに提案を行いましょうとなった。

初めての部会への参加

部会ではどんな活動があるの？

　今期の活動については管理組合ニュースの発行手順等が中心となり、予算については、定期的な管理組合ニュースの印刷費用に加え、今期は管理組合ニュース制作の外注案が検討事項となっており、その費用を計上しましょうとの話をした。
　外注施策案を検討するにあたり、現状の課題等を洗い出した。

（１）前年度は、一人にレイアウト等編集作業の負担がかかっていた

（２）発行までの期間を考慮すると実際の制作は１週間程度で済まさねばならず、複数人で行うより一人の方が効率的

（３）制作には一定のパソコンスキルが必要である。

（４）ひとりに任せてしまうと体調不良など不測の場合に対応できなくなる恐れがある。

マンション大規模修繕工事に関する活動もあります。

　大規模修繕工事の住民説明会、住戸事前調査について周知徹底するよう依頼された。工事の周知徹底には管理組合ニュース以外の広報活動も検討していただきたいと要請があった。
　そのため、大規模修繕工事の周知・活動の検討を行った。

（１）ニュースの発行や各種掲示を行う上で、読んでいるかの確認まで必要か。

（２）配布されても読まない人に読ませるのは困難で、どんな対策が可能か。

（３）読んでいないと主張する住民に配布したことを確認させるためにはどうすればよいか。

（４）工事業者が配布する「在宅協力のお願い」文書は必ず返事をお願いするような文章にしたほうがよい。

（５）アンケート未提出や協力が得られない住戸対応は工事業者、管理組合全体で協力して対応すべきである。

管理組合ニュースの作成や、大規模修繕工事の周知において、パソコンやネットのスキルを活かして管理組合に貢献できそうな気配がして少しワクワクし始めてきた