スマホで使えるツールの導入

管理組合内でスマホで使えるツールの導入について考えてみた。

 

　スマホで使えるツールの導入について、「できること」「適用箇所」等の検討を行った。

 

１－１　ホームページ／インターネット掲示板

 

　■できること

　　・管理組合、管理事務所の方の間での周知、情報共有

　　・管理組合、管理事務所の方から住民の皆さまへの周知、情報共有

 

　■適用箇所

　　・掲示板／管理組合ニュースの補助手段

　　・大規模修繕工事の周知

　　・管理組合から住民の皆さんへの注意喚起などの周知

 

１－２　メーリングリスト

 

　■できること

　　・管理組合、管理事務所の方の間での周知、情報共有

　　・管理組合、管理事務所の方から住民の皆さまへの周知、情報共有

 

　■適用箇所

　　・回覧、放送の補助手段

　　・放送設備・非常通報設備の補助

　　　→断水、停電の復旧の時、災害時の緊急連絡などにあれば便利！

　　・管理組合、管理事務所から住民の皆さまへの周知

 

１－３　チャット

 

　■できること

　　・管理組合、管理事務所の方の間でのコミュニケーション

　　・管理組合、管理事務所の方と工事業者の方とのコミュニケーション

 

　■適用箇所

　　・電話、メールの補助手段

　　・大規模修繕工事の関係者の連絡手段

　　・管理組合、管理事務所の方の間での連絡手段

 

 

主な意見は、以下の通り

 

（１）パソコンを持っていない人でもメーリングリストなら、スマホ、ガラケーでも利用できるので一度広報部会で利用してみてはどうか。

（２）パソコンを持たない、メールを使わない人もいる環境で、導入することによって、情報格差が発生してはならない。

　　　平等に情報を伝える必要があるため、紙ベースでの伝達はこれまで通り行なった上で、追加で新たなツールとして利用していった方がよい。

（３）管理組合としてのホームページ立ち上げは、スキルがあれば可能であるが、定期的なメンテナンスが必要でスキルのある人材が必要となる。

（４）防災設備や非常通報設備の補助や住んでおられない方への通信手段としても活用できるのではないか。

 

検討の結果、広報部会内でリモート会議やメーリングリストを試験的に活用していくこととした。

リモート会議で必要なもの

リモート会議で必要なものってなんだろう？

　・パソコン　または　タブレット　　　　　　　　　　　　　　5000円～10万円

　・マイク、スピーカ　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　3000円～5000円

　・WiFiでのインターネット接続（モバイルルータ）　　　　　　2000円～3000円／月

　・Web会議ソフトのライセンス　ZOOM等　　　　　　　　　　　3000円程度／月

 

リモート会議導入へ

リモート会議導入したらどうなるかって具体的に考えてみた。

　リモート会議導入について、大規模修繕工事の工事説明会に工事業者が使用したリモートシステムのシステム概要と概算費用を参考に、自分たちで、リモート会議開催に向けて「できること」「適用箇所」等の検討を行った。

 

 

■できること

 

　・複数の集会所で同時に会議

　　【効果・効用】双方の集会所で会議を開催して、参加者間のスペースを確保し、密を回避する

 

　・参加者の自宅から会議に参加

　　【効果・効用】みんなが集会所で参加している会議に、自宅から参加できる

 

　・会議室を予約しないで自宅のみで会議

　　【効果・効用】参加者が全員自宅から参加できれば、会議室の確保は不要

 

■適用会議

 

　・大規模修繕工事の住民説明会

　　【対象者】工事対象の住民の皆さん、工事業者、管理組合理事

　　【効果・効用】コロナ感染対策、住民の皆さんの説明会参加の負荷軽減

 

　・理事会、部会、定期総会

　　【対象者】住民の皆さん、管理組合理事、管理事務所職員

　　【効果・効用】コロナ感染対策、住民の皆さん、管理組合理事、管理事務所職員の会議参加の負荷軽減

 

（１）実際にZOOMを使った経験から非常に使い勝手がよく便利である。ただ、最初から理事会など多人数で使用するより少人数の部会で使用してみて、その結果に基づいて理事会でりようしてはどうか。

（２）昨年試行的に導入した際はトラブルが多くスタッフがついている必要もあったので、習熟した人材が必要ではないか。

（３）経験を積めば習熟度も上がる。

（４）定期総会での利用は議決権行使の問題があり、諸問題を解決する必要がある。

（５）急激な展開は困難と思われ使用されない人が大多数と思うが、まずは集会所での会議を分散する際にリモート設備を使用して開催することを基本に取り組んでみればよい。

（６）公益財団法人マンション管理センターのホームページに注意すべきことが掲載されており、参考となる。

　　　新型コロナウィルス感染拡大における通常総会開催に関するQ&Aについてhttps://www.mankan.or.jp/

検討の結果、部会内でリモート会議を試験的に活用していくこととなった。