コロナ禍でリモートワーク、テレワークが進んでいる。打ち合わせや会議もオンライン禍が進んでいる。自分の場合は、自社ではSkype for BusinessまたはZoomを、お客さんとの間では先方指定のCisco社のWebEXを使っている。システムごとにいろいろ特徴があるが、テレビで出てくるマルチ画面はZoomであることが多いようだ。
何回かオンライン会議を経験してみると、いろいろと見えてきたことがある。その一つは、会議によってテンポ良く終わることと、なんとなく尻切れトンボな雰囲気になって終わることと両方あるが、その違いはなぜなんだろう。
会議に出ながら考えてみたのだが、どうやら「間」のとり方のように思われた。つまり対面の会議以上にファシリテータ（運営者、司会者）の役割が重要になってくるということではないかということに気がついた。例えば、資料の説明が終わったり、一通りの議論が終わったりした時間帯で、参加者からの質問や意見を募るシーンがある。対面の打ち合わせであればファシリテータがぐるりと参加者を見回して「なければ次に行きます」ということが言える。オンラインではそういうわけにも行かないので、一定の時間待つことにならざるを得ない。この間のとり方がテンポが良くなったり、グダグダになったりする分かれ目になっているように思う。
上手な人だと「質問やコメントがあればお願いします」と聞いてから一呼吸後に何もなければ「では次」ということになる。一方、慣れていない人だとダラダラと発言を待って、沈黙が続き、しびれをきらせた誰かが「特にありません」などというまで次に移らない。これが続くと、なんとなく間延びした打ち合わせになってしまうように思う。自分が取り仕切るときにはそのへんを意識していかねば。
もう一つは、オンライン会議ならではの演出方法があり得るということ。先日、今年配属された新人の紹介のためのオンライン会議がZoomを使ってあった。新人はもちろん顔見せのためにカメラONなのだが、迎え入れる方は80人からいるので、トラフィックを圧迫しないようにカメラOFFにするように事前に連絡があった。新人の自己紹介は当然顔見せで、発言者ズームアップ機能を使って大写しにするようにしていた。裏でチャットで茶々を入れる連中もいて、それはそれで面白かったが、会議の終わりに部長が「じゃぁ、迎え入れる側全員カメラONにして、新人たちに顔を覚えてもらってください」といった。すると、Zoomのマルチ画面が一斉にカメラ画像になって自分もびっくりするぐらい。新人たちにはこんな人たちが仕事仲間になるんだという印象を強く与えたように思う。こういった、ある意味テレビのような演出手法で場を盛り上げることができるというのは新しい発見だった。そのうちそういったマニュアル本でもできそうだ。