私の席

私の席は大部長の目の前の席で、いろいろな人が稟議書の内容やお伺い事項について説明に来ます。脇で聞いていると、説明が下手な人というか、部長が何を言いたいか実に汲み取れない人が多いな～。と思いヒヤヒヤすることも然りです。

説明している本人にとっては緊張しているからなのでしょうか。明らかにその回答はNoGoodだと思うものもあり、あまり要領を得ないとだんだん部長の機嫌が悪くなってきて、結局余計な宿題をもらったり、突き返されている様子を見ます。こちらもフォローしてあげたくなりますが、部下でもないし、余計な火の粉は被りたくないので、ほおって起きますが・・・。

部長もやっぱり人間で、明らかにムッとしているのに怒れない人、初めから疑いの色眼鏡で見てしまう人がいたり、きれいな女性には対応が甘くなっている様子など垣間見れ、それはそれで面白いです。

さて戻りますが、稟議の基本は承認する側が判断するのに必要最低限な情報を理路整然と順序立てて整理することだと思います。私は明らかに飲まざるを得ない契約稟議などは、契約しないことによるデメリット、締結によって想定されるリスクなどを明記し、判断を仰ぎます。

そしてある程度、上司のスケジュールや機嫌などを見ながら上手に説明のタイミングを取ることも自己の業務を円滑に進める上では重要な要素かも知れません。

同じ稟議内容でも起案し説明する人によって通る人、通らない人がいると思います。それは人の信頼がついて回るからある程度は仕方ないことでしょう。清廉潔白な人が起案する稟議といい加減な人が起案する稟議、対応するほうも腰の入れ方が変わってきます。