「春節」特集２ 業務の「引き継ぎ」・・・

「春節」の時期は転職が多い季節です。ここで注意したいのは業務の「引き継ぎ」です。中国の企業では辞めていく社員から後任者へ業務の「引き継ぎ」が期待できないことが多く、辞めていく社員が後任者に「引き継ぎ」をしないまま突然会社をやめてしまうこともあります。これはそれまでの業務に支障をきたすばかりか、これまで培ってきた人間関係を再構築しなければならないこともあります。

日本なら辞める人が新しい担当者を伴って挨拶にやってくるところでしょう。しかし、そんな日本では「あたりまえ」のことが期待できないことがあるのです。日本人は担当者は辞めた後の業務が滞らないように業務の「引き継ぎ」をすることが「あたりまえ」と考えます。しかし、中国ではそうとも限りません。

挨拶がないどころか、メールでの連絡すらないことがあったり、「後任者」さえ決まっていないというケースがあったり、日本の「あたりまえ」がまったく通用しないこともあるので要注意です。担当者が換わるとプロジェクトはゼロスタートになり、再度打ち合わせが必要となるケースもあります。

「後任者」の人選は、あくまでも取引先である中国企業側内部の問題です。しかし、実は日本側から注意を払っておきたいポイントでもあります。「窓口となっている担当者が突然会社を辞めてしまう可能性がある」、「もしも彼が辞めてしまったら、彼が担当していた業務は誰が引き継いでくれるか」、このような点を日本側から意識しておくことが中国ビジネスでは必要なのです。

担当者が辞めてしまっても業務が滞らないように、彼の同僚や部下、アシスタントの中で誰がキーパーソンになるかある程度検討をつけておきたい。担当者が辞めた後のキーパーソンを予め探しておくことをお勧めします。

そのためには窓口になっている担当者だけではなく、日ごろから彼の同僚や部下とのコミュニケーションを図る機会があれば理想的。メールは必ずCCで複数の担当者に送る。彼の下で誰がどんな権限を持っているかもある程度は把握しておきたいところです。

こうした点は日本企業同士の取引なら気にしなくてもよいポイントです。なぜなら担当者が代わってもしっかり「引き継ぎ」があり、後任の担当者が前任者の業務を引き継いで問題なく進めてくれるうからです。しかし、中国企業との取引の場合、「個人は会社を代表していない」と心得ておくべきです。

もちろんビジネスは「会社」対「会社」の契約で動くのですが、実際にビジネスの現場を動かしているのは現場の担当者です。中国の場合、時には会社間の契約よりも担当者の現場レベルでの判断が優先されることがあり、この点は日本企業が注意すべきポイントのひとつです。人と人の繋がりがビジネスを動かしている。「個人」と「個人」の信頼関係の構築と密接な連絡がより重要なのです。

「春節」の時期、先方とのコミュニケーションに特に注意を払うことをお勧めします。正月休み明け、担当者のメールアドレスがちゃんと活きているかどうか（？）、念のために確認を・・・。