報告書の書き方のコツ

　こんばんは。最近頑張って頻繁に更新中です。



　少し前に、仕事で報告書を書くことがあったのですが（普段はあまりありません）、その頃偶然読んでいた本に、報告書の書き方のコツが書いてあった為、忘れないように書いておきたいと思います。


　中島孝志さんの『「頭のいい人」は、シンプルに仕事する！』という本の中に、「報告書は『結論→理由』の順番で」と、書かれている箇所がありました。


　なるべくシンプルに、なるべく短く（一枚が良い）、分かりやすくまとめると良く、優先順位としては、

　①表題を明記する
　②結論から書く
　③理由を続けて書く。箇条書きにして解説をつける（３つまでが良い）
　④背景を書く
　⑤時間があれば、データ、写真、資料、インタビューなどを付記する

　と、ありました。



　私は、ある報告会の為に報告書を作成したのですが、報告を受ける方は、何組、何人もの報告を受けなければなりませんでした。
　それが仕事と言えばそれまでなのですが、なるべく簡潔に、分かりやすくすることで、その方の負担も減りますし、何より話が早く進みました。心証も少し良かったように思います。



　話が早く進んだことには、報告書が読みやすく簡潔である事以外にも、報告書を作っていく過程で自分の頭が整理され、自分の理解が深まったことも大きな要因であったのではないかと思っています。

　私が報告書を作成していた時も、上記のコツに沿っていなかった時は、なんだかモヤモヤして不透明で、どのように書けばよいか分からなかったことが多々ありました。

　しかし、コツに沿って書いてみたら、何が分からなかったからモヤモヤしていたのか、何が足りないのか、などが明確になり、その部分を解決したら、その報告に対しての自分の理解が深まり、それによって、かなり分かりやすく簡潔な報告書を書くことが出来たのです。


　
　このように、簡潔な報告書を書くことは、読む側にも作る側にも利があるようです。皆様も是非試してみてください。