営業の仕事では、商談の予定管理が非常に重要な業務です。
しかし、複数の商談予定や顧客情報を管理するのは手間がかかり、営業担当者にとって大きな負担となることがあります。そんなときに役立つのが日程調整ツールの導入です。
日程調整を自動化することで、スケジュール管理が楽になり、業務の効率が格段に向上します。この記事では、日程調整ツールのメリットと、おすすめのツールについて紹介します。
スケジュール管理の手間を軽減したい方や、営業効率を向上させたい方は、ぜひお読みください。
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2016年11月に「学生×副業」で生計を立て、2018年に個人事業主として起業。SNS型投資詐欺、稼げない情報商材に騙されるも、2019年10月に北海道札幌市に法人を設立。持ち前の営業力と知識・情報のアップデートで、「営業代行、コンサル」「ホームページの制作」「営業・AIの情報発信」「資産形成の情報発信」を行っております。
また、営業代行業では、常に最新の営業情報をインプットしております。8年の歳月をかけて手に入れ、アップデートし続けている営業ノウハウ、営業スキルをこちらの記事ではお届けいたします。
間違った知識・情報をアップデートせず正しい知識・情報をアップデートできるように是非ライズ株式会社の記事をご覧になり、是非ご活用ください。
日程調整ツールを導入するメリット
日程調整ツールを導入すると、営業の効率が飛躍的に向上するメリットがあります。この効率向上の要因は、主に次の3つに分けられます。
- 日程調整の手間が大幅に減る
- スケジュールの共有が簡単にできる
- 予定を忘れるリスクが減少する
日程調整ツールの導入を検討する際は、これら3つのメリットを得られるかどうかを基準に考えてみてください。
日程調整ツールを導入するメリット①：日程調整の手間が減る
日程調整ツールを使うと、会議や商談など複数のスケジュールを一括で管理できます。
これにより、自分の業務と予定を瞬時に確認でき、新しい予定の調整もこれまでより簡単に行えるようになります。さらに、パソコンだけでなく、タブレット端末やスマートフォンとデータを同期させておけば、外出先でも手軽に日程調整が可能です。
「日程の確認に時間がかかって困っている」という方には、ツールの導入が解決策となります。
日程調整ツールを導入するメリット②：スケジュールの共有が手軽になる
日程調整ツールに入力したスケジュールは、社内の同僚や顧客と簡単に共有できます。
これにより、お互いの予定を把握でき、無理なスケジュールを避けられるため、「その日は他の予定があるので…」といった断りの手間もなくなります。また、予定の詳細を共有しておけば、個別の説明も不要です。
「〇〇は△日に決まるのでその後で…」といった連絡が減り、業務効率が飛躍的に向上します。連絡の手間が省けることで、集中力が途切れることも少なくなります。
「電話がストレスになっている」、「同じ予定について説明するのが面倒」という方には、日程調整ツールの導入をおすすめします。
日程調整ツールを導入するメリット③：予定を忘れる不安が減る
日程調整ツールでスケジュールを一元管理することで、予定を忘れる不安が大幅に減少します。
「営業資料にメモしたのにスケジュール帳に書き忘れた」といった事態を防ぐことができるからです。さらに、日程が近づくと通知をしてくれたり、商談相手に自動でメールを送ってくれるツールもあります。
「予定を書いていたのに忘れてしまった」、「相手に確認し忘れてリスケになった」といったトラブルを回避できるので、スケジュール管理における人的ミスが大幅に減るでしょう。
日程調整ツールを導入することで、ミスが減り、営業効率が確実にアップします。
日程調整ツールを導入する際のデメリット
便利な日程調整ツールにも、いくつかのデメリットがあります。
- 操作が難しいと感じる可能性がある
- システムトラブルのリスクが存在する
デメリットを事前に理解しておくことで、対策を講じたり、「自社には不要だ」と判断することが可能になります。
導入後のトラブルを避けるためにも、ここで確認しておきましょう。
日程調整ツールを導入するデメリット①：操作が難しいと感じる可能性がある
初めて日程調整ツールを使用する際、操作に戸惑うことがあるかもしれません。
慣れるまでは「スケジュール帳に書くほうが早い！」と感じることもあるでしょう。操作に慣れるまでの間、スケジュール管理の効率が一時的に低下する可能性があります。
操作が簡単なツールを選んだり、社員が慣れるための期間を設けたりして、対策を立てましょう。
また、顧客との日程調整でツールを使用する場合、顧客にも操作方法を伝える必要があります。ITに不慣れな方が操作できない可能性や、機械的な管理に抵抗を感じる人もいるかもしれません。
効率アップのためにツールを使用する意図を事前に説明し、操作方法を丁寧に伝える工夫が必要です。
日程調整ツールを導入するデメリット②：システムトラブルのリスクが存在する
日程調整ツールを動かしているシステムがトラブルに見舞われる可能性があります。
スケジュールを一括で管理している状態でシステムに問題が発生すると、予定の確認が困難になる恐れがあります。
トラブルが少ない信頼性の高いツールを選び、定期的にデータのバックアップを取るなどの対策を講じましょう。トラブルが少ないツールを選ぶ、データのバックアップをしておくなどの対策をとりましょう。
日程調整ツールを選ぶポイント
日程調整ツールのメリットとデメリットを踏まえた上で、導入を決定した方もいるでしょう。ツールは複数ありますので、自社に合った使いやすいものを選ぶことが重要です。
日程調整ツールを選ぶ際には、以下の5つのポイントに注意しましょう。
- 目的に合っているか
- ツールの種類が適切か
- 継続的に利用できる料金設定か
- 他のツールと連携できるか
- 操作が簡単か
これらの視点から検討することで、使いやすいツールを見つけやすくなります。
日程調整ツールを選ぶポイント①：目的に合っているか
日程調整ツールは手段であり、導入する目的に合ったものを選ぶことが重要です。
たとえば、社内のスケジュール共有を重視するのか、顧客との日程調整を円滑にしたいのかなど、具体的なニーズに合わせてツールを選びましょう。
ツールごとに機能が異なるため、目的に応じた機能が備わっているものを選ぶようにしてください。
日程調整ツールを選ぶポイント②：ツールの種類が適切か
日程調整ツールには、以下の3つの種類があります。
- 予約型：空いている日程から相手に選んでもらう
- 提案型：自分で候補日を提案して相手に選んでもらう
- 投票型：複数人の投票によって日程を決定する
自社のスケジュール管理方針やツールの使用方法に最適なものを選びましょう。たとえば、顧客の都合を優先する場合は予約型、準備時間を確保したい場合は提案型が適しています。
日程調整ツールを選ぶポイント③：継続的に利用できる料金設定か
日程調整ツールは基本的に有料で、無料版は機能が制限されていることが多く、ビジネスには不向きです。
スケジュール管理は常に行う必要があるため、継続的に利用できる価格帯のツールを選ぶことが重要です。
また、ツールによって料金体系は異なり、利用する予定数やユーザー数によって料金が変わる場合もあります。自社に合った料金設定を確認し、機能と料金を比較してコストパフォーマンスの良いものを選びましょう。
日程調整ツールを選ぶポイント④：他のツールと連携できるか
カレンダーや商談ツールなど、他のツールやアプリと連携できるものを選ぶと、業務がよりスムーズになります。
たとえば、日常的に使用しているカレンダーアプリと連携できれば、操作が簡単になりますし、商談ツールと連携すれば商談の予定管理や顧客への連絡が容易になります。
日程調整ツールを選ぶポイント⑤：操作が簡単か
操作が難しいツールは、導入しても社員に浸透せず、逆にトラブルの原因になる可能性があります。
特に、顧客との日程調整に使う場合、操作が複雑だとトラブルの元になりかねません。デザインがシンプルで、直感的に使えるツールを選ぶことが大切です。
おすすめ日程調整ツール
日程調整ツールの選び方がわかっても、実際に調べて比較するのは時間がかかるものです。
そこで、おすすめの日程調整ツールを4つ紹介します。
- スケコン
- Aipo
- waaq Link
- 調整アポ
おすすめ日程調整ツール①スケコン
スケコンは、1対1だけでなく複数人での日程調整も簡単にできるツールです。
カレンダーアプリとの連携が可能で、連携させておけばツールにログインすることなく、カレンダーに予定を入力するだけで使用できます。
料金は、予定の数によって異なり、月4回までなら無料で利用可能です。
「まずは試してみたい」という方には、無料のフリープランがおすすめです。使い方で不明な点がある場合には、メールサポートが利用可能です。
おすすめ日程調整ツール②Aipo
Aipo（アイポ）は、チームの日程調整に特化したツールです。
1つのカレンダーでチーム全体の予定を確認でき、ダブルブッキングが発生している場合にはアラートが表示されるため安心です。
連携できるカレンダーアプリが多いことも、Aipoの大きな魅力です。
料金プランは3つあり、使える機能数によって異なります。また、14日間の無料体験が可能なので、気になる方は無料体験から始めてみるとよいでしょう。
おすすめ日程調整ツール③waaq Link
waaq Link（ワークリンク）は、決定した日時の確認メールやチャットツールのURLを自動発行してくれるツールです。
日程調整をするだけで、自動的にメールやURLが発行されるため、作業効率が大幅にアップします。
予約型と投票型の両方を利用できるため、1対1でもチームでも簡単に日程調整が可能です。
料金は、使用人数や店舗数によって異なるため、詳細を知りたい場合には問い合わせることをおすすめします。
おすすめ日程調整ツール④調整アポ
調整アポは、連携できるツールが豊富であることが大きな特徴です。
カレンダーアプリやチャットツールに加え、受付システムとも連携が可能で、オフィスに訪問者が来た際の対応も自動化できるため、受付業務の効率化にも役立ちます。
料金プランは3つあり、使用人数などによって適したプランが異なります。自社に最適な料金プランを知りたい場合は、問い合わせてみると良いでしょう。
まとめ｜自分に合った日程調整ツールを選ぼう
この記事では、日程調整ツールについて紹介しました。
日程調整ツールを導入すると、スケジュール管理が簡単になり、営業効率が大幅に向上します。
事務作業に多くの時間を割いている場合は、導入を検討してみてください。記事内では、ツールの選び方やおすすめツールも紹介しているので、参考にして自社に合ったものを選んでみてくださいね。
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