食わず嫌いは、時間の無駄。エクセルのピボットテーブルを使おう！

毎年の事だが、年末が近づくと、来年度の予算を作成する時期となる。この為の来年度の販売計画を作成し、これに基づいて生産計画を作成しなければならない。販売計画の方が先月でまとまったので、生産計画を今月から作業し始めた。この為に、販売計画に抜けがないか？どう生産するか？等を、今年度の実績と比較しながら調べる。と言う事だが、今回は別に予算や販売・生産の話をするつもりはない。これらの計画に使う分析データをもう何年も、エクセルで行っている。そのエクセルの使い方の話だ。

以前、Microsoft WORDやMicrosoft EXECLについて掲載した事があるが、現状は変わらない。私もこの業界にいながら（実際はいないが）、実は超保守派だ。そう上記のデータの分析用資料を作成する時に、実は関数を多用していた。販売製品毎の月毎の販売実績データを作る為に、元のデータベースから、EXCELのSUMIF関数やSUMPRODUCT関数を駆使して、データ分析をしていた。場合によっては、マクロやVBAも使う事もあったが・・・。

私が知る限り、このレベルで処理ができる方も実は少ない。SUMPRODUCT(エクセル（データベース関数ＤＳＵＭ関数とＳＵＭＰＲＯＤＵＣＴ関数）)関数等を使える方は、数える位と言うか、親会社では殆ど見た事がなかった。

しかしこの、関数を使用してデータ分析や資料を作成する場合の最大の問題点は、実は人間は間違うと言う事だ。私はエクセルのデータ分析等では必ずダブルチェックをする様にしている。しかしそれでもミスは防げない。これは何回も自分自身が経験してきたし、部下や他の部門の方が行っても必ずミスが発生する。

コンピュータの処理は間違いがないと仮定しても、それを操作する人間は間違うからこれは仕方がない。

どんなに、素晴らしい頭脳の持ち主でも、関数の埋め込み型処理では、ミスが発生する（可能性を防げない）。それが今回の言いたい事だ。

しかし、それを知りながら、私も関数処理で対応してきた。また周りにこの強力な関数を使いこなす方もいたからだ。EXCELにピボットテーブルと言う強力な武器がある事を知りながら・・・。このEXCELのピボットテーブルも、高度な関数を使える方が少ないのと同じ様に、実は使える方が少ない。私が知る限り、周辺に5人もいないだろう。しかしその一人が今回の販売データを作った若手だった事が、今回私に新たな試みを試すトリガーとなった。

実は、このピボットテーブルの存在を知りながら、私は全く使ってこなかった。理由は

1. レイアウト（決められた表示順番や書式）が自由にできない。その機能から、思った通りのレイアウトは難しい。
   報告するフォーマットに合せる事ができないので、テンポラリー的な処理となる
   　
2. 操作が難しい。

と言う事で、使ってこなかった。しかし、これが最大の問題か？と言う事が、わずか30分でくつがえる事になった。私の固定概念が問題だった。以前と異なりネットの豊富な情報（Excel豆知識）を参考に、使って見た。これで、考え方が変わった。 上記のレイアウトの問題も解決できそうだし、問題のミスも少なくなる。関数埋め込み式では、入力等でどうしてもミスが発生する可能性があるが、このピボットテーブルでは、少なくとも事実データの分析上のミスは限りなくない。このミスをなくす事とピボットテーブルの使い方を覚える事は、仕事の効率を上げる上で、最大の重要課題だろう。そう大半の方はEXCELのピボットテーブルどころか基本的な関数も使われる事はないのだから？？？

しかし、あまりにもすごいピボットテーブル。ほぼなんでも設定可能だ。要求される自由なレイアウトは無理だが、この機能が使えるレイアウトを合わせれば、ほとんどの処理は可能だ。しかも瞬時に・・・。

しかしそれを使いこなせる人は少ない。私自身が初めて使って、その効果を理解したが、この機能を理解する方は少ないだろう・・・。