〇 Excelからファイルへのアクセス、「ピン留め」の有効活用でイライラを解消する。
Officeファミリーのアプリケーションには「ピン留め」という機能がある。これはよくアクセスするファイルなど、特定のアイテムを指定してピン留めし、目立つ場所に表示する機能だ。ただ便利で設定も容易ながら、なぜかあまり使われていないようだ。今回はこのピン留めを中心に、Excelから目的のファイルにアクセスするワザについて紹介したい。
ファイルの「ピン留め」は簡単で便利。
Excelから目的のファイルを開く場合、「ファイル」タブの「ホーム」にある「最近使ったアイテム」を利用するのが一般的だろう。また、「最近使ったアイテム」にないファイルの場合、「開く」から探すことになる。
画1、Excelを開いている状態で「ファイル」タブをクリックする。「ホーム」の「最近使ったアイテム」に、最近使ったファイルが一覧になる。
画2、ファイルが「最近使ったアイテム」にない場合、「開く」をクリックする。「最近使ったアイテム」よりも少し前に使用したファイルが一覧になる。
Excelから何かファイルを開きたいと思った場合、最近使用したファイルである可能性が高い。そのため、「最近使ったアイテム」か「開く」で、たいていは目的のファイルにアクセスできる。ただし、繰り返してアクセスするファイルは「ピン留め」にしておくとアクセスが断然スムーズになる。
画3、ファイルにポインターを合わせると、右側に「共有」と「ピン留め」のボタンが現れる。「ピン留め」をクリックする。
画4、ファイル一覧の最上部にある「ピン留め」に、ピン留めしたファイルが表示された。「ピン留め」は常にファイル一覧の最上部に表示されるので、即アクセスできる。
画5、「ホーム」に戻って「ピン留め」をクリックする。ピン留めしたファイルのみ表示できた。「ピン留め」を解除するには、ピン留めしたファイルにポインターを合わせて、「ピン留め解除」のボタンをクリックすればよい。
フォルダーを丸ごと「ピン留め」する。
「ピン留め」はフォルダーにも対応している。時短のためにもよく使用するフォルダーは、ぜひともピン留めして利用したい。
画6、再び「開く」をクリックする。「ピン留め」の上を見ると、現在は「ブック」が選択されている。この選択を「フォルダー」に変更する。すると最近使ったフォルダーが一覧になる。
画7、フォルダーにポインターを合わせる。「ピン留め」ボタンが現れるのでクリックする。「ピン留め」したフォルダーが即座に「ピン留め」の領域に表示される。
よく使うフォルダーは、ファイルの整理に利用する「エクスプローラー」の「クイックアクセス」にも登録しておくとよい。これはExcelからでも設定できる。ファイルへのアクセスがとても快適になるのでぜひとも活用したい。
画8、「開く」をクリックし、さらに「参照」をクリックする。
画9、「ファイルを開く」ダイアログが開くので、「クイックアクセス」に登録したいフォルダーを右クリックして「クイックアクセスにピン留めする」を選ぶ。
画10、「エクスプローラー」を起動すると「クイックアクセス」にいま登録したフォルダーが表示されているのが分かる。
