「会社のメール」は3カ月で消去すべきか「何となく残っている文書」が盲点（プレジデントより）

「会社のメール」は3カ月で消去すべきか「何となく残っている文書」が盲点

法定書類以外の内部メモや電子メールをいつまで保存すべきかという解説記事。訴訟対応ということでは、定期的に削除するのがよいようですが、業務に差し支えるのでは．．．

「法律で保存が義務づけられている文書は、ルールに従って保存すればいい。逆に難しいのは、日々飛び交う内部メモや電子メールだ。これらの文書は意識的には保存されていないかもしれないが、多くの会社でサーバーに自動保存されていて、訴訟等の際の証拠になりうる。企業としてどう取り扱うのが適切なのか。国際法務に詳しい戸田謙太郎弁護士は、米国企業の対応について次のように解説する。

「アメリカの民事訴訟では、相手方から文書提出要求があれば、個人のメモや電子メールも含めて関連するものをすべて提出しなければなりません。『見つからなかった』と隠ぺいすれば制裁もあります」

ただ、メモや電子メールをすべて保存して必要なものを探し出すのはコストがかかるし、そもそも残されている文書が自社に有利な資料ばかりとは限らない。それを踏まえて現実的な対応をしている企業が多いという。

「アメリカでは、一定期間経過したメールをサーバーから自動削除している企業が多いです。訴訟の可能性を認識した後は自動削除を停止する必要がありますが、すでに削除したものは不問。こうした仕組みで、効率的な文書管理と訴訟対策を両立させています」

メールの送受信から3カ月程度、短い会社だと、2週間でメールを削除する会社もあるようだ。」

大手監査法人はたぶん、3ヶ月かどうかはわかりませんが、定期的にメールを削除することになっているのでは．．．。特に監査に関しては、極力、監査調書以外の書類が残らないようにしていると思います。もちろん、当局の調査や裁判が予期される場合は、証拠隠滅になるので、期限が過ぎても残しているはずです。