Gmailの保存容量確保のための方法として、容量減少のための整理方法を記載する。
【方法1】削除により容量確保 ： 「不要なメール」や「添付ファイル容量の大きなメール」を削除する。
【方法2】古いメールをBackUp ： 古いメールを別のシステムへバックアップする。
Gmailには保存容量15GBの上限がある。これは、
①Gmail
②Google ドライブ
③Google フォト
の合算での容量となる。
Gmailは、
・送信メールに付けられるファイルの上限サイズは25MB.
・受信メールに付いているファイルの上限サイズは50MB
です。
重たいファイルや写真の送受信頻度が高いと、意外に早く空き保存容量上限に達してしまう。
容量上限の15GBを超えて一定時間が経過すると、自分のGmailにだれかがメールを送ってくれても送信者に返されてしまい、新規メッセージの送信もできなくなってしまう。
そんなことにならないために、Gmailのコマンドを使って普段から空き容量を確保する方法を記載。
【方法1-1：古いメール削除 ： 「older_than:5y」、「before: 2010/04/01」】
①何年も前のメールは見返すことがない。空き容量を増やすために不要になった古いメールを削除する。
②５年より前のメールのみを抽出する場合は、受信トレイの検索窓に
「older_than:5y」
と入力します。
③2010年の4月1日よりも前のメールのみを抽出する場合は、日時を具体的に指定して、受信トレイの検索窓に
「before: 2010/04/01」
と入力します。
【方法1-2：容量の大きなメールを削除 ： 「larger:10m」】
検索オプションを利用する場合は、検索窓の右側にある「▼」を押したあと、サイズの横の数字を指定。
①検索窓に
「larger:10m」
と入力して、10MBより大きなメールのみを抽出。
ほぼ、添付ファイル付きのメールと考えられる。
②「検索オプション」を利用する方法で
数字の部分を「3」や「5」に変更すれば、
3MBや5MBなど容量の大小のメールを探し出すことができます。
【方法1-3：Google ドライブ内のファイルを消す】
Gmailの容量は、Gmailにくわえて、Google ドライブ、Google フォトの合算で15GBまでと決まっています。
そこで、Google ドライブにアップしているファイルを削除することで、Gmailの空き容量を増やすことができる。
①Google ドキュメント
②スプレッドシート
③スライド
で作成したアイテムは、保存容量にカウントされません。
それ以外の不要ファイルを削除しないと容量は減少しません。
Gmailの空き容量が少なくなった時の急ぎの解決策は、容量の大きい添付ファイルを削除！
使う予定のないファイルはまとめて削除する。
【方法2-1：バックアップ】
＜データ選択画面への移動＞
①WebブラウザでGmailを開く。
②アカウントのアバターから「Googleアカウントを管理」を押す。
③左メニューから「データとカスタマイズ」を押す。
④「データとカスタマイズ」画面をスクロールし、「データのダウンロード、削除、プランの作成」欄の［データをダウンロード］をクリックすると［自分のデータをダウンロード］画面に切り替わる。
＜データの選択と出力形式設定＞
⑤［自分のデータをダウンロード］画面の「新しいアーカイブの作成」欄の「追加するデータの選択」で「メール」以外の項目のチェックを外し、「メール」のみチェックされた状態にする。
※［選択をすべて解除］をクリックしてから、「メール」をチェックするのが楽だ。
⑥「メール」のバックアップの対象として、「MBOXの形式」と「メールのすべてのデータが含まれます」が選択可能だ。実際には、どちらもデータフォーマットは同じMBOX形式で、
・「MBOXの形式」だと受信トレイのみ、
・「メールのすべてのデータが含まれます」だとバックアップできる項目が選べる、
という違いしかない。
受信トレイ以外の送信済みメールなどもバックアップしたい場合は、「メールのすべてのデータが含まれます」が選択するとよい。
⑦選択が終わったら、画面をスクロールして［次のステップ］ボタンをクリックする。
＜データのダウンロード＞
⑧「アーカイブ形式のカスタマイズ」欄が開くので、ダウンロードするアーカイブフォーマットとサイズを選択する。
⑧アーカイブフォーマットは、
・ZIP形式
・TGZ形式
の2種類から選択できる。
通常は、ZIP形式を選択しておけばよい。
※TGZ形式を解凍するには、別途アーカイブユーティリティーが必要になる。
⑨アーカイブのサイズは、
・1GB／2GB／4GB／10GB／50GB
の5種類から選択できる。
指定したサイズを超えるアーカイブは複数のファイルに分割される。
USBメモリなどに保存して別のPCに持っていくような場合は、USBメモリのサイズに合わせればよい。通常は、50GBを指定しておき、なるべく1つのファイルになるようにしておくと便利だ。
⑩［アーカイブを作成］ボタンをクリックし、アーカイブが作成されてGmailにそのむねの連絡が届くまで待てばよい。バックアップするファイルサイズにもよるが、10分程度したらメールが届くはず。
⑪メールが届いたら、そのメールに書かれたリンクをクリックすると、バックアップファイル（ZIPファイル）をダウンロードできる。
※アーカイブがダウンロードできる期限は1週間ほどなので、なるべく早くダウンロードするようにしよう。
【方法2-2：バックアップしたメールデータの復元】
バックアップデータを直接Gmailに読込ませる方法は無い。
Mozila ThunderbirdにバックアップしたMBOXを読込ませることで、バックアップメールを確認する事が出来る。
更に、復元したいGmailにIMAPで接続して同期すれば良い。
①GmailではデフォルトでIMAP4による接続を許可していない（無効化されている）ので、IMAP4を有効化する。
・Gmailの「設定」を表示する。
・「メール転送とPOP/IMAP」タブを選択する。
・「ステータス：IMAP 無効」の「IMAPを有効にする」をチェックする。
・IMAPのオプションを設定する。
・「変更を保存」をクリックし、設定は終了。
②メーラーからIMAP4でGmailに接続するために、
Gmail側でIMAP4を有効化したら、PCのメーラーで、新たなメールアカウントを追加するためのウィザードを起動し、設定を行う。
③Googleアカウントの2段階認証を有効にしている場合、Googleアカウントのパスワードではなく、アプリケーションパスワードを生成してメーラーに指定する必要がある。
★参考情報★
不測の事態に備えてGmailのメールデータをバックアップする
https://www.atmarkit.co.jp/ait/articles/1612/05/news023.html
最終回 過去に受信・保存したメールをGmailに移行・集約する
https://www.atmarkit.co.jp/ait/articles/1406/09/news109.html
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①。
【方法1】削除により容量確保 ： 「不要なメール」や「添付ファイル容量の大きなメール」を削除する。
【方法2】古いメールをBackUp ： 古いメールを別のシステムへバックアップする。
Gmailには保存容量15GBの上限がある。これは、
①Gmail
②Google ドライブ
③Google フォト
の合算での容量となる。
Gmailは、
・送信メールに付けられるファイルの上限サイズは25MB.
・受信メールに付いているファイルの上限サイズは50MB
です。
重たいファイルや写真の送受信頻度が高いと、意外に早く空き保存容量上限に達してしまう。
容量上限の15GBを超えて一定時間が経過すると、自分のGmailにだれかがメールを送ってくれても送信者に返されてしまい、新規メッセージの送信もできなくなってしまう。
そんなことにならないために、Gmailのコマンドを使って普段から空き容量を確保する方法を記載。
【方法1-1：古いメール削除 ： 「older_than:5y」、「before: 2010/04/01」】
①何年も前のメールは見返すことがない。空き容量を増やすために不要になった古いメールを削除する。
②５年より前のメールのみを抽出する場合は、受信トレイの検索窓に
「older_than:5y」
と入力します。
③2010年の4月1日よりも前のメールのみを抽出する場合は、日時を具体的に指定して、受信トレイの検索窓に
「before: 2010/04/01」
と入力します。
【方法1-2：容量の大きなメールを削除 ： 「larger:10m」】
検索オプションを利用する場合は、検索窓の右側にある「▼」を押したあと、サイズの横の数字を指定。
①検索窓に
「larger:10m」
と入力して、10MBより大きなメールのみを抽出。
ほぼ、添付ファイル付きのメールと考えられる。
②「検索オプション」を利用する方法で
数字の部分を「3」や「5」に変更すれば、
3MBや5MBなど容量の大小のメールを探し出すことができます。
【方法1-3：Google ドライブ内のファイルを消す】
Gmailの容量は、Gmailにくわえて、Google ドライブ、Google フォトの合算で15GBまでと決まっています。
そこで、Google ドライブにアップしているファイルを削除することで、Gmailの空き容量を増やすことができる。
①Google ドキュメント
②スプレッドシート
③スライド
で作成したアイテムは、保存容量にカウントされません。
それ以外の不要ファイルを削除しないと容量は減少しません。
Gmailの空き容量が少なくなった時の急ぎの解決策は、容量の大きい添付ファイルを削除！
使う予定のないファイルはまとめて削除する。
【方法2-1：バックアップ】
＜データ選択画面への移動＞
①WebブラウザでGmailを開く。
②アカウントのアバターから「Googleアカウントを管理」を押す。
③左メニューから「データとカスタマイズ」を押す。
④「データとカスタマイズ」画面をスクロールし、「データのダウンロード、削除、プランの作成」欄の［データをダウンロード］をクリックすると［自分のデータをダウンロード］画面に切り替わる。
＜データの選択と出力形式設定＞
⑤［自分のデータをダウンロード］画面の「新しいアーカイブの作成」欄の「追加するデータの選択」で「メール」以外の項目のチェックを外し、「メール」のみチェックされた状態にする。
※［選択をすべて解除］をクリックしてから、「メール」をチェックするのが楽だ。
⑥「メール」のバックアップの対象として、「MBOXの形式」と「メールのすべてのデータが含まれます」が選択可能だ。実際には、どちらもデータフォーマットは同じMBOX形式で、
・「MBOXの形式」だと受信トレイのみ、
・「メールのすべてのデータが含まれます」だとバックアップできる項目が選べる、
という違いしかない。
受信トレイ以外の送信済みメールなどもバックアップしたい場合は、「メールのすべてのデータが含まれます」が選択するとよい。
⑦選択が終わったら、画面をスクロールして［次のステップ］ボタンをクリックする。
＜データのダウンロード＞
⑧「アーカイブ形式のカスタマイズ」欄が開くので、ダウンロードするアーカイブフォーマットとサイズを選択する。
⑧アーカイブフォーマットは、
・ZIP形式
・TGZ形式
の2種類から選択できる。
通常は、ZIP形式を選択しておけばよい。
※TGZ形式を解凍するには、別途アーカイブユーティリティーが必要になる。
⑨アーカイブのサイズは、
・1GB／2GB／4GB／10GB／50GB
の5種類から選択できる。
指定したサイズを超えるアーカイブは複数のファイルに分割される。
USBメモリなどに保存して別のPCに持っていくような場合は、USBメモリのサイズに合わせればよい。通常は、50GBを指定しておき、なるべく1つのファイルになるようにしておくと便利だ。
⑩［アーカイブを作成］ボタンをクリックし、アーカイブが作成されてGmailにそのむねの連絡が届くまで待てばよい。バックアップするファイルサイズにもよるが、10分程度したらメールが届くはず。
⑪メールが届いたら、そのメールに書かれたリンクをクリックすると、バックアップファイル（ZIPファイル）をダウンロードできる。
※アーカイブがダウンロードできる期限は1週間ほどなので、なるべく早くダウンロードするようにしよう。
【方法2-2：バックアップしたメールデータの復元】
バックアップデータを直接Gmailに読込ませる方法は無い。
Mozila ThunderbirdにバックアップしたMBOXを読込ませることで、バックアップメールを確認する事が出来る。
更に、復元したいGmailにIMAPで接続して同期すれば良い。
①GmailではデフォルトでIMAP4による接続を許可していない（無効化されている）ので、IMAP4を有効化する。
・Gmailの「設定」を表示する。
・「メール転送とPOP/IMAP」タブを選択する。
・「ステータス：IMAP 無効」の「IMAPを有効にする」をチェックする。
・IMAPのオプションを設定する。
・「変更を保存」をクリックし、設定は終了。
②メーラーからIMAP4でGmailに接続するために、
Gmail側でIMAP4を有効化したら、PCのメーラーで、新たなメールアカウントを追加するためのウィザードを起動し、設定を行う。
③Googleアカウントの2段階認証を有効にしている場合、Googleアカウントのパスワードではなく、アプリケーションパスワードを生成してメーラーに指定する必要がある。
★参考情報★
不測の事態に備えてGmailのメールデータをバックアップする
https://www.atmarkit.co.jp/ait/articles/1612/05/news023.html
最終回 過去に受信・保存したメールをGmailに移行・集約する
https://www.atmarkit.co.jp/ait/articles/1406/09/news109.html
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