昭和記念公園、雨会場についてと、現状確認

どーも、反省サルモード・会場係補佐の田邉です
メーリスで流した、昭和記念公園での雨の場合の会場候補である「花みどり文化センター」についての報告と、現状確認です。

とりあえず最初に結論だけまとめます。
花みどり文化センター使用予約方法について
昭和記念公園の「花みどり文化センター」を使用するためには許可が必要である。
そして、その許可を取るためには、こちらの企画書などを見せる必要がある。
その企画書を見て、公園側が許可するかどうかを決める。
許可されたら、申請書を書いて、予約完了。
仮予約をするにしても、まず企画書を見せる必要がある。

つまり、うちらは「企画書を見せる」ということをやっていないため、会場を確保するための動きを開始すらできていない状況、ということです。
完全に会場係補佐の執務怠慢でした、ごめんなさい


ここで、話を分かりやすくするため、WILDさんに依頼するための流れも確認。
WILDさんへの企画依頼の流れ
①　うちら（ONE）が、まず場所を確保する。（晴れの場合も雨の場合も）
②　場所や時間、謝礼、企画趣意などの条件をWILDさんに提示。
③　WILDさんは登録している講師に募集をかけ、条件に合った講師を紹介してくれる。
④　細かい内容については、講師が決まった後に相談。

こちらに関しては、さっきー中心に、③の途中（＝講師募集中）まで進んでいます。
しかし、ここで大きな問題。
講師募集のメールでは、「場所：昭和記念公園（雨天時も）」ということになっていますが、最初に書いたとおり、雨天時の場所は確保できていません笑。
つまり、まだ①の段階すらクリアできていないということ
しかし、雨の場合も昭和記念公園でやるということで講師募集をしてしまっています。

あら困ったということですな。
今回花みどり文化センターの電話対応してくれた方が、たまたまそのWILDの講師募集のお知らせも見ていたため、この問題が発覚しました。
「この人たち、まだ雨天時の会場の確保もできてないのに、募集かけちゃってるよー！」ってことですね。
いや、気まずい


以下、なぜこのようなことになってしまったかの考察。
少し苦言っぽく書いてますが、自分への反省です。
さっきーがWILDさんから聞いてくれた「昭和記念公園ならできるし、雨でも可能」というのは、「昭和記念公園ならやったことがありますよ」くらいの意味っぽい。昭和記念公園を会場にすれば、WILDの講師の方が雨の場合も含めて考えてやってくれるんだろう、くらいに考えていたけど、これは勘違い。俺の勘違いね。
その勘違いが一点。
もう一点、前回の活動の反省でもチラッと出た気がするけど、雨の場合を軽く考えすぎていたのかも。
予算的にも雨天時に本当に昭和記念公園でやるかどうか未決定なのに、実施概要などの外部への公式文書では、いつの間にか雨天時もやることになってしまっている
そこまで考える余裕は全くなかったからとりあえず書いた、ってのが事実な気がするけど、周りの人から見たら「この人たち大丈夫かなー」ってことになってもしょうがない。
今思うと、せめて「雨天時は未決定」くらいにしとくべきだったなぁ。


ま、反省は次回に活かすとして、今後はどうしましょう？
とりあえず、みどり文化センターの使用申請用紙を貰うにしても、こちらの企画を説明するにしても、直接行かないといけないっぽいので、2月7日に昭和記念公園に行ってきます♪♪
ついでに、予算的な関係もあって花みどり文化センターを使うかどうかも未決定であることを伝えておきます。
しかし、何度もくどいですが、児童養護施設にもWILDさんにも、雨天時も昭和記念公園でやる、と書いてしまっています。
ただ、施設やWILDさんに謝罪して、雨天時の場所や企画を変更することも視野には入れていいと思います。　
相手のこちらに対する信頼が大なり小なり揺らぐのは避けられないかもですが。
話は前後しますが、WILDさんには「晴天時だけお願いします、雨天時は企画中止です」っていう依頼・募集のしかたも本来は可能です。（電話で確認。ただし、今回は雨天もやるということで募集をしている最中）

ちなみに花みどり文化センターですが、雨の場合だけお金払って使います、ってのは不可能とのこと。
さらに、予約は14日前までにしなくてはいけないので、前日とかに判断してもキャンセル料はかかる。具体的な値段については7日に聞きます。
電話した時の感触では、花みどり文化センターの使用許可が下りない、ってことはなさそうです。ただ、急げよ、って感じは醸し出されていました。・・・ごめんなさい。

さてさて、昭和記念公園の渉外係ということで会場係補佐とまでしてもらったのに、ちと考えが至らず、状況がゴチャゴチャしてしまって申し訳ないです。
今後も、昭和記念公園への連絡係は俺がやります、よろしくお願いします。