○ プライベートでも仕事でも、PCで作業する際にさまざまなデータが作成される。このファイルをどのように管理しているだろうか。
適当にデスクトップに置いている人も多いと思うが、トラブルになる可能性が高いのでオススメできない。仕事でいろいろな案件を手がけるようになればファイルが散乱し、最新版が分からなくなったり、関係のない人に送信して情報漏洩を起こしたりしまいかねないからだ。
とは言え、ファイル管理において重要なのが、手間をかけない、ということ。神経質にきめ細かい管理をすれば、活用は進むかもしれないが、その管理時間のコストがペイできなくなる。とにかく簡単シンプルに、しかし目当てのファイルをすぐ見つけられるようにしておきたい。
ファイルを効率的に管理するには、ファイルの保存場所や保存方法、検索方法が重要だ。今回は、Windowsでデータを管理する基本を紹介しよう。
ファイル管理はフォルダー分けが基本！3階層まで。
ファイルを管理する方法はいくつかあるが、主流はフォルダー分けとタグ付けの2パターンとなるだろう。タグ付けは、ファイルのメタデータにキーワードを付けて管理する方法。検索機能を利用し、必要なファイルを手軽に絞り込めるので、保存場所を気にしなくてよいのがメリット。フォルダー分けの手間が不要なのだ。
例えば、プレゼン資料なら「仕事」「A社」「プレゼン」「プロジェクトX」といったタグを付け、必要に応じてキーワード検索する。この方法は画像管理やメール管理ではよく利用されている。しかし、日々の仕事で新しいファイルをたくさんやり取りする場合は、タグ付けの手間が無視できなくなる。やはり、昔ながらのフォルダー分けのほうが効率的だ。
仕事で使うすべてのファイルは「仕事」フォルダーに集約し、その下に中分類のフォルダーを作成する。業務によって、「A社」「B社」になるかもしれないし、「プロジェクトA」「プロジェクトB」になるかもしれない。バックオフィス業務であれば、「経費管理」「契約書」といった分類になることもあるだろう。さらに、中分類の下には「領収書画像」「資料」「請求関連」など、業務に合わせた小分類フォルダーが必要になるかもしれない。
このフォルダー分けは利用スタイルに合わせて、マイルールを作ろう。人によっては時系列を中分類にしたほうがいい場合もある。例えば、「仕事」の下に「2021」「2022」と年のフォルダーを用意し、その中に小分類として取引先の社名やプロジェクト名のフォルダーを作るほうが分かりやすいかもしれない。
フォルダー分けは便利だが、基本的には3階層までにしておこう。検索するのであればいくら深くしてもよいのだが、手動で管理したり、探したりするなら3階層くらいがちょうどよい。ちなみに、筆者の場合は「仕事」→「出版社（取引先）」→「日付と特集名・連載名（案件）」といった階層になっている。
仕事に関するファイルはすべて、この「仕事」フォルダーにのみ保存することで、データを探す際もバックアップする際も、手間がかからないのがメリットだ。
ちなみに、「大分類」フォルダーの保存場所はどこでもいいが、エクスプローラーを開いて簡単にアクセスできるところがオススメ。Cドライブの直下や標準の「ドキュメント」フォルダーでもいい。起動ドライブの容量を消費したくないなら、Dドライブなどに保存するといいだろう。
フォルダー分けしたデータの運用例。
仕事をする中で、適切な中分類のないファイルも頻繁に発生するもの。そんなとき、どこに入れようかと迷う時間がもったいないので、「一時保存」とか「misc（種々雑多）」といったフォルダーを用意し、とりあえず保存してしまうようにするといいだろう。
また、フォルダーは基本的に名前順に並ぶが、その順番を指定したいことがある。例えば、レギュラーの取引先だけは上位に固定表示したい、といった場合だ。そんなときは、フォルダー名の先頭に「0-B社」「1-A社」のように数字を付ければいい。この場合、A社よりも、「0」が付いているB社のほうが上に表示されるのだ。ハイフンはアンダーバーでもOKだが、マイルールとして決めておくこと。ちなみに、コロンやセミコロン、スラッシュはファイル名やフォルダー名には使えない。
ファイル名も同様にマイルールを設定しておこう。可能であれば、「20221101-N社特集原稿.zip」のように、日付に加えて取引先やプロジェクト名などを付けておくと分かりやすい。例えば、特集原稿のファイルがほしいが、会社が分からないというなら「特集原稿」で検索、今年N社とやり取りしたファイルを探したいなら「2022年 N社」で検索すればいい。
とは言え、いちいち完全なファイル名を付けるのも面倒だし、取引先から送られてきたファイル名は適当に付いていることも多い。できるだけ対応する、というくらいでよいだろう。フォルダーに分類されていれば、ありきたりのファイル名でも探し出すことは可能だ。
変更する前だったり、しばらく開いていない不要なファイルがあったりする場合、ストレージ容量節約のため定期的にチェックして削除するという人がいる。自分の判断能力に自信があるならいいのだが、万一必要なファイルを削除したときには目も当てられない。そこまで大容量のファイルではない限り、仕事で使ったファイルは保管しておいてもいいだろう。小分類に「保管用」といったフォルダーでも作ってごみ箱代わりに利用すれば、万一の際も簡単にサルベージできる。削除するかどうか悩む時間をなくす、という効果もある。
Windows 11の検索機能で目当てのファイルを探し出す。
フォルダーをたどって作業するファイルを開けるならそれでいいが、以前の資料を探すときなど、どこに保存しているのか分からないこともある。そんなときは、エクスプローラーの右上にある入力フォームにキーワードを入れて検索する。しかし、初期設定のままだとあるはずのファイルが見つからないことがある。まずは、設定をチェックしよう。
エクスプローラーの「･･･」をクリックして「オプション」を開き、「検索」タブをクリック。「ファイル名と内容を常に検索する」にチェックすると、ファイル名だけでなく、ドキュメントの中身も検索対象になる。
初期設定では、スタートメニューやユーザーフォルダーのみ検索するようになっている。「ドキュメント」に保存しているならいいのだが、別の場所に大分類フォルダーを置いている場合は、検索対象に追加しておく必要がある。
「設定」の「プライバシーとセキュリティ」から「Windows検索」を開き、「検索場所をカスタマイズする」をクリック。インデックスの「オプション」の「変更」をクリックし、大分類フォルダーにチェックを入れる。
ちなみに、「ファイルを検索」オプションで「拡張」をクリックすると、PC全体を検索するようになる。一見便利そうだが、検索用のデータであるインデックスを作成するのに多大な処理が必要になる。CPUリソースに加え、バッテリーも消費するので、基本的には大分類フォルダーだけを追加するようにしよう。
これで、検索フォームにキーワードを入力すれば、そのフォルダー以下のサブフォルダーを含めて検索できる。「PC」を選択した状態で検索すれば、すべての場所を対象として検索する。大分類フォルダーを表示して検索すれば目当てのファイルが見つかるはず。しかし、ありきたりな単語だと、複数の検索結果がヒットしてしまう可能性がある。できるだけ、細かい分類のフォルダーを開いた状態で検索するほうが見つけやすい。
ヒットしたファイルやフォルダーが一覧表示され、フォルダーをダブルクリックすればそのフォルダーが開き、ファイルをダブルクリックすれば、関連付けられたアプリで表示される。ファイルの場合でも、保存されているフォルダーを開きたいはずなので、そんなときは、検索結果を右クリックし、「ファイルの場所を開く」を選択すればいい。
ちなみに、検索結果のファイル名がハイライトされているところがキーワードとの合致部分となる。ファイル名がハイライトされていない場合は、ファイルの中身やタグなどがヒットしたことを表している。
以上がデータ管理の基本となる。1つのフォルダーの下にすべてのファイルを保存するのがキモだ。Webブラウザーでダウンロードしたり、メールに添付されてきたりしたファイルも、仕事で使うのなら必ず中分類以下のフォルダーに移動すること。
記憶では管理しきれないほどのファイルやフォルダーを管理するには、できるだけシンプルに、かつ漏れなく運用するルール決めが重要。本記事の内容を参考にして、使いやすいマイルールを策定してほしい。
