デジタル デトックスのヒントとその重要性

テクノロジーを過度に使用すると、疲れ果て、非生産的になり、ストレスを感じる危険があります。 ただし、デジタル デトックスの方法を知っていれば、メールに対する不安をすぐに軽減し、受信トレイを整理することができます。

デジタル デトックスとは、電子機器の使用やインターネットの利用を避ける期間です。 デジタル デトックスは、ご都合のよい方法で行うことができます。 例えば：

*携帯電話をテキストメッセージに使用しないでください

* 今すぐゲームをやめる

*ソーシャルメディアを見て何時間も過ごすのをやめる

* 毎日のメール チェックなどの合間に一時停止します。

ここでは、始めるのに最適なデジタル デトックスのヒントと、デジタル デトックスの実行方法をいくつか紹介します。

デジタル デトックス チェックリストを作成して、順調に進み、やる気を維持することをお勧めします。

デトックスの長さ:
デジタル解毒の期間はどのくらいですか? これは、1週間または数か月かかる場合があります。
人々に知らせる:
一定時間メッセージやメールに返信しない場合の連絡方法を全員に知らせます。
何か新しいことを始める:
今まで時間がなかった新しい興味や活動に取り組みましょう。 メールをチェックするのに何時間も無駄にしないので、何かを追求する時間があります!
整理整頓デバイス:
使用していないアプリや不要な通知を送信するアプリを削除します。 メールを整理することから始めて、受信トレイをゼロにすることもできます。
家から出る：
ラップトップを開いたり、電話をチェックしたりしないでください。 外に出て、周囲を切り替えてください。
追跡:
毎日日記をつけて、自分がどう感じたか、何がうまくいき、何がうまくいかなかったかを書き留めます。 効果が見られるようになると、新しい行動を維持する可能性が高くなります。
これは、考えられるデジタル デトックスのヒントのほんの一部です。 詳細については、記事を参照するか、自分で作成してください - https://clean.email/blog/productivity/digital-detox-tips

メールが受信トレイから消えたのはなぜですか?

ある日メールを持っていて、次の日にそれを見つけることができないことは、非常に悪化する可能性があります. さらに、それはあなたの会社にとって面倒かもしれません！ メールを開く前に消えてしまうことがあります。 見込みのある販売またはビジネス チャンスを逃したことを示します。 ほとんどの場合、メッセージは意図せずに間違ったフォルダーに送られます。 間違ったボタンをクリックするか、メール サーバーが自動的にメールをスパム フォルダまたはゴミ箱に移動します。
いくつかの要因により、メールが受信トレイから消えたように見える場合があります。

メッセージに誤ったフラグが立てられました。
メールを誤って削除してしまいました。
誤って間違ったフォルダにメールをファイリングしてしまいました。
メッセージが誤ってアーカイブされました。
ほとんどの場合、メッセージはスパムまたはゴミ箱フォルダー内にあります。 または、メッセージを別のフォルダーに自動的に移動するフィルターを設定している場合もあります。

記事全文を読んで、さまざまなメール サービス プロバイダーを使用しているときにメールが受信トレイから消える理由を確認できます – https://clean.email/blog/email-settings/why-have-my-emails-disappeared-from-my-inbox

Mac の Apple Mail で電子メールをスパムとしてマークする方法

Mail アプリは、多くの Mac ユーザーが選択する電子メール クライアントであり、同じ問題、つまりスパムに頻繁に遭遇します。 幸いなことに、アプリの組み込み機能により、メールをスパムとしてマークすることができます。
メール アプリで電子メールを手動でスパムとしてマークするには:

アプリを起動します。
迷惑メールとしてマークするメッセージを選択します。 残念ながら、メッセージ グループ全体 (同じ送信者から送信されたすべてのメッセージなど) ではなく、個々のメッセージと会話のみを選択できます。
ツールバーの [選択したメッセージをジャンクに移動] ボタンをクリックします。
別の方法として、メール アプリを使用してスパム ルールを作成することもできます。 マークする前にガベージ メッセージが来るのを待ちたくない場合は、この方法が役立つ場合があります。 Apple Mail のスパム マーキング基準の成功率は 100% です。これは、アプリのスパム フィルタの能力に依存せずに、本物の通信と不要な通信を区別するためです。

どの方法にも限界があります」
1. Apple Mail のジャンク フィルタは、電子メールを 1 回だけスパムとしてマークしただけで、常に自動的に電子メールをスパムとして指定するとは限りません。
2. メッセージを結合して一度にジャンク フォルダに送信することはできません。 さまざまな送信者からのすべてのメッセージを削除する場合は、それらを除外し、それぞれを個別に選択する必要があります.
3. メール アプリでルールを作成するには、すべてのトリガー条件を個別に指定する必要があるため、いくつかの作業が必要です。 誤ったメッセージは、単一のエラーによってごみ箱に配信される場合があります。

また、Apple Mail ですべてのメッセージを既読にする方法にも興味があるかもしれません。

Outlookで不在を設定する方法

Outlook では、不在メッセージを設定すると、現時点では応答できないことが他のユーザーに通知されます。 返信日を指定して、送信者をメッセージ内の次の適切な人に転送できます。 不在の理由を説明する必要はありませんが、メールを送信している相手があなたの不在を認識している場合は有益です。 プロとして適切な電子メールのエチケットを遵守する必要があります。 不在時の返信は、送信者が返信に満足し、次に何をすべきかを認識していることを確認します。

Web 上の Outlook アプリで不在を設定する方法

https://outlook.live.com/ にアクセスして、アカウントにサインインします。
ページの上部に、歯車のアイコンが付いた設定が表示されます。 これをクリックし、[Outlook のすべての設定を表示] をクリックします。
メールセクションに移動します。 次に、[自動返信] を選択し、[自動返信をオンにする] トグルをクリックします。
[一定期間のみ返信を送信する] ボックスを選択し、開始日と終了日を入力します。 (日付を入力しない場合、トグルをオフにするまで OOO 返信はオンのままになります。)
オプション: 次のオプションのチェックボックスをクリックします (すべてを選択することも、必要なオプションを選択することもできます)。
「この期間はカレンダーをブロックしてください。」
「この期間中に発生するイベントへの新しい招待を自動的に辞退します。」
「この期間中のミーティングを辞退してキャンセルしてください。
利用可能なボックスにメッセージを作成します。
[連絡先にのみ返信を送信] のボックスを選択して、OOO メッセージを連絡先リストにのみ送信します。
最後に、[保存] をクリックして完了です。
Windows 用 Outlook デスクトップ アプリで不在時の設定を行う

Windows ラップトップで Outlook デスクトップ アプリを開き、[ファイル] を選択します。
[自動返信] をクリックします。
[自動返信を送信] を選択します。
次に、[この時間範囲内のみ送信] の近くにあるチェックボックスをクリックします。
自動返信の開始日と終了日を設定します。
[OK] を選択して保存します。
Outlook for Mac で不在を設定する方法

ナビゲーション ペインの左下隅から [メール] を選択します。
[ツール] タブをクリックし、[自動応答] を選択します。
ここで、アカウント「あなたのアカウント」の自動返信を送信することを選択します。
[組織内の送信者に 1 回返信] ボックスにメッセージを入力します。
[この期間中に返信を送信する] チェックボックスをクリックして、OOO メッセージの開始日と終了日を入力します。
最後に、[OK] をクリックすると、OOO メッセージが設定されます。
詳細については、記事全体をご覧ください https://clean.email/blog/email-etiquette/how-to-set-out-of-office-in-outlook

悪いメールの例: メールで機能しないもの

適切なプロトコルに従わずに、私生活や職場で重要なメールを送信すると、それは悪いメール エチケットと見なされます。 専門外のメールを送信している場合は、これらの簡単なルールに従うことで、簡単に停止して適切に送信する方法を学ぶことができます! 質の悪いメールを送信すると、会社の評判、クライアントを変えるチャンス、職場で強い関係を築く能力が損なわれます。 企業コミュニケーションの最も一般的な方法は電子メールであるため、適切に入手する必要があります。

1. 名前を使わない

コミュニケーションで誰かの名前を使用しないことは、特にその人があなたに話したことがある場合、またはあなたがすでに知っている場合は、非常に無礼になる可能性があります。 メッセージを読んでいない、または詳細に注意を払っていないという印象を与えます。

2. 言い過ぎ、友好的すぎる

ビジネスマンは、毎日、一日中メールをやり取りします。 仕事を片付けましょう。 チャットに時間を無駄にしないでください。 必要なデータを送信し、チャットを終了して対面アポイントメントを手配します。

3. ネガティブなトーンを使う

ネガティブな口調は、第一印象を悪くします。 応答があった場合は、幸運だと考えてください。 無愛想にならないように、いつも笑顔で始めて終わりましょう。

4.行動喚起リンクを多用している

メッセージには、行動を促すフレーズやリンクなどの目的が必要です。 ただし、無理をしないでください。 これは混乱を招く可能性があり、読者はあなたが何を望んでいるのか理解できない可能性があり、スパムのように見えることもあります.

5. 不適切な件名を作成する

読者は件名に基づいて電子メールを開きます。 メールボックスで読み取られないため、過度に長い件名を書くことは避けてください。 メッセージの件名は興味をそそる簡潔なものにして、注意を引きます。 メールによる紹介の詳細については、こちらをご覧ください。

6. 過剰または不必要な情報を送信する

あまりにも多くの情報で受信者を過負荷にしないでください。そうしないと、受信者はどのように応答したらよいか、何について話し続ければよいかわかりません。 メールは簡潔で要点を絞ってください。

ソース記事 https://clean.email/blog/email-etiquette/bad-email-examples