「伝える」ということ、

　気がつけば７月。
　今年も半分が終わった。
　その７月ももう半分。
　やれやれ、だ。
　俺の仕事も一層あわただしい時期で、ずっと「山場」が続いてる。

　それでいてありがたいことにさらに新しい顧客の案件や紹介があったり。

　そんななか、今回は、周りの人の、手続きやら伝え方やらで苦言を呈したく。
　いずれも、俺の仕事とは関係なく、「俺がわからんことで手続きをしてもらう」場合のこと。
　でも、そんなグチの相手方にとっては「仕事」にもなることだ。

　・・まず、相手にしてもらうことで俺が書類に記入する場合。

　相手から連絡あり、郵送で書類を俺に送ってくる、俺はそれに記入して返送する、という流れの件。
　しかし送られてきた書類は、ご丁寧に送付案内も入れてはいるが、「この申込書、このご案内、この承諾書をお送りしました、ご記入のうえご返送をお願いします」など、ただ送ってきた書類の名前だけを羅列して書いてるもの。
　その書類に一応はフセンを貼ってくれてて名前を書くとことかハンコ押すとこの箇所はわかるが、他の項目などでも書くことがあり、そのあんばいというか書くことが書類を見ただけではわからん。

　つまりは、書いて返送するのはわかる、どんな種類の書類を送ってきたかはどーでもいい、要は「どこにどういうことを書くか」の説明なり補足なりが大事なんではないか、ということ。
　送付案内の書面の「使い方」、「伝え方」が違うんではないか、と。

　手続きを任せてる方としては、「その頼んでる結果」になればいいわけで、それでどんな名前のなんの書類がいるかなんてどーでもいい、それを逐一書いてきてたって意味がない。
　要は、「その書類に何を書いてほしいか」、そこが大事なわけで、書類の名称などどうでもいい。
　ご丁寧にそんなことを伝えてくるのがズレてるケースもある。

　・・さらには、相手はその専門の手続きだから流れも要領もわかってるだろうが、しかし素人の俺はわからん場合。
　俺は俺でその相手への対応で動ける日時も制約がある、いつでもなんでも相手が言うまま動けんこともある。自分の予定や都合を考えてその相手との手続きで対応できる流れもある。
　それでも、その相手は、「その後の予定を連絡します」と言ってて連絡してこない、とか、他の担当から連絡させますと言っててその連絡がいつ来るのかもわからん、そんなんで宙ぶらりんのまま、俺はいつどうなるのかもわからんままの状況になる、とか。
　せめて、確答はせんでもいつごろこうなる、とか、すでに他の担当にも伝えててスムーズに進んでるとか、なにかしらこちらを安心させるような、落ち着いて待ってられるようなケアは必要だろう、と。
　それも「伝え方」のコツでもある。
　そこまで俺が求めたり焦ったり考えることはないかもしれん、でも、それならそうで、その手続きをしたり必要な資料などをそろえてその相手の「仕事」になるんだから、その「お客」の俺を宙ぶらりんの状況にさせてもあかんやろ、と。
　挙句の果てには、俺から「その後どうなりました？」なんて聞かれる始末。
　さらに始末が悪いのは、あとになってこの書類がいります、など、また俺が動いて対応せなあかんことを間をあけて言ってくる、とか。
　その相手は平謝りでもあるけど、こちらも安心して任せられん。

　・・そして、直近では、任せてたことが、その相手本人がその時期や内容を忘れてて、謝りもせず平然と対応してくること。
　忘れることはあろう、そこまではまだいい、でもそのあとのフォローなりコトバなり、そこも「伝え方」が大事なんではないか、と。
　それでいて、俺の顧客関係のことでも「法人番号を記入してくれ」なんて、法人番号なんて公表されてるのに自分で調べりゃわかることなのに、頼んだことを忘れていつつそこまであつかましく言ってくる、とか。

　・・そんなことがこの６月、７月であると、俺も忙しいなか、その相手に頼んでること、その相手の「仕事」になることに、安心して任せられんし、余計なそういうことで「どないなってんねん」と思うハメになる。
　たまたまでも頼んだ相手がそういうかんじだと、「もっとまともな、信頼できて任せられる人がいないかなあ」なんても思う。

　・・なんかそういうのもあって、俺も自分の仕事での「対 顧客」への対応のことを考える。
　「伝える」のに、なにが大事か、と。
　顧客とかお客となる人は、カネ出してまでそういう手続きを依頼したりアテにもしてくる。
　手続きする側は、それを当たり前と思わず、依頼してきた人に安心して落ち着いて手続きが終えられるようにしてあげるべきで、依頼する立場になって考えないといけない。
　そうすると、自分から伝えること、ちょっとした一言を工夫することも変わってくるかと思う。

　そこで気づけてるかどうかで、その後の一言、「伝え方」が変わるもんだ、と。
　いい伝え方、いい一言、って、なかなかに難しい。
　それさえないことでストレスになることは避けたいが、頼む相手によってはそうなることもある。