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PPT 発表者ツールとは?

2021-05-29 09:55:45 | PPT

PPT 発表者ツールとは?

まずは、そもそも発表者ツールとは何かについて説明します。

"PPT-2021-5-20 712-1" 

パワーポイントの発表者ツールの画像

このように、発表者ツールを使用した後の画面では、あらかじめ書いておいた原稿と、次のスライドの内容がわかります。

これがあることによって、急に原稿をド忘れしてしまった際も安心ですし、スライドを切り替えるタイミングがわからなくなることも減ります。

パワーポイントの発表者ツールの説明画像"PPT-2021-5-20 712-2" 

また、発表者ツールの特徴として、あくまで発表者ツールはプレゼンターのみが見ることができ、投影した画面には現在話しているスライドだけが映ります。


よって、自分で作成したメモや原稿が見えてしまうことはありません。(後述しますが、Zoomで使用する場合はもう1ステップを挟む必要があります。)


ちなみに発表者ツールの詳しい使い方はこちらですね。 

この機能、プレゼン慣れしている人なら1度は使ったことがあると思いますが、目の前に聴衆がいるにも関わらずパソコンを見ながらプレゼンするのが好ましくないということもあり、私は使用を敬遠していました。


しかし、働き方が変わり、オンラインでのプレゼン機会が増えた今、この発表者ツールはより有効性を増しています。(オンラインでは、パソコンの画面を見ながらプレゼンしてもさほど気になりませんからね)

"PPT-2021-5-20 712-3" 


PPT ページ番号を自由に動かす

2021-05-28 16:37:21 | PPT

PPT ページ番号を自由に動かす

これまでの操作で無事にパワーポイントのスライドにページ番号が入ったあなたは、おめでとうございます。

このままでも十分にスライドとして機能するのですが、ページ番号の設定はもっと自由にカスタマイズすることができます。もう少しだけ続きを見ておきましょう。


特定のページのページ番号を消す方法

例えばですが、上のやり方だとすべてのスライドにページ番号が付いた状態です。


そうすると今度は、

「このスライドにはページ番号つけたくないな…」


という場合も出てきませんか。特にパワーポイントの1枚目、タイトルスライドのページ番号は邪魔ですよね。ここからは、任意のパワーポイントスライドのページ番号を消す方法について紹介します。


【スライド番号】のチェックを外す

"PPT-2021-5-20 691-1" 

ページ番号を消したいスライドを選択して、【挿入】から【スライド番号】を選びます。ヘッダー・フッターの設定画面が出てきますが、スライド番号のチェックを外し、今度は【適用】をクリックしてください。

これで、任意のスライドのみのページ番号を消すことができました。

すべてに適用を押してしまうと、パワーポイント内の全スライドのページ番号が一緒に消えてしまうので絶対に押さないでください。

ページ番号の位置やデザインをおしゃれにカスタマイズする

「ページ番号の位置、もうちょい右にずらしたいなあ」

「うわっ…私のページ番号、ちっちゃすぎ…?」


実際、パワーポイントのデフォルト設定のページ番号は見づらいため、このような思いをした人は少なくないかもしれません。


ここでは、ページ番号の位置やデザインを自由にカスタマイズする方法を紹介します。


なお、ここでは「スライドマスター」という機能を使います。

スライドマスター画面を開く

"PPT-2021-5-20 691-2" 

スライドマスターを開いたら、左側に並んでいる中から一番上にあるスライドマスターをクリックしてください。

※スライドマスター画面には、【表示】タブ→【スライドマスター】を選択すると上の画面に移動します。 

ページ番号のテキストボックスを編集する

"PPT-2021-5-20 691-3" 

左下に「<#>」と書いてあるテキストボックスがあります。

この<#>はパワーポイントのスライドにページ番号を自動で挿入することを表していて、例えば4枚目のスライドの場合は4が代入され、順番を1つ下に移動させると自動で5に変更されます。便利ですね。


このテキストボックスを編集することで、実際のパワーポイントのページ番号を動かしたり、色やフォント、大きさをカスタマイズしたりすることができます。


ページ番号をカスタマイズ

"PPT-2021-5-20 691-4" 

今回はこのように、図形を組み合わせて文字を白にしてみました。スライドマスターから戻ると…

 

 "PPT-2021-5-20 691-5" 

はい、右下に設定した通りにページ番号が入りましたね!

図形と組み合わせているので、なかなかオシャレに仕上がりました。


大きさや色、位置などは、お好みでカスタマイズできます。


PPT 図形を被せて文字を目立たせる

2021-05-27 11:24:32 | PPT

PPT 図形を被せて文字を目立たせる

通常のやり方

まず真っ先に検討してもらいたいのがこちら。

ズバリ、画像の上に図形を被せて、その上に文字を入れよう!という作戦です。


画像➡図形➡文字の順番"PPT-2021-5-19 663-1" 

文字と図形を組み合わせて文字を見やすくする

今回は画像の上に白の図形を被せて、その上に黒の文字を配置しました。少し画像が隠れてしまいますが、文字は飛躍的に見やすくなっていますね。

文字が図形で隠れてしまう場合

上のやり方では、配置をする順番によっては下の画像のようになってしまうかもしれません。

図形が文字よりも前面に出てしまう

図形が文字を覆い隠してしまう

"PPT-2021-5-19 663-2" 

パワーポイントでは後から入れた図形が前面に出るように設定されており、図形をあとから挿入すると、このように文字を覆い隠してしまいます。

文字を最前面に持ってくる

文字を図形よりも前面に移動させる

"PPT-2021-5-19 663-3" 

前に持ってきたい文字を選択後、【ホーム】タブから【配置】を選択し、【最前面に移動】をクリックします。すると、先ほどの完成図のように文字が図形よりも前に出てきます。

~応用編~画像を極力隠したくない時

応用編として、図形が画像を極力隠さないようにする方法があります。

そのやり方で作ったパワーポイントがこちら。


図形の透明度を上げて、背景を透過する

"PPT-2021-5-19 663-4" 

図形の透明度を調整して、背景を透過する

白い図形の透明度を上げると、このように図形が少し透けて画像が見えるようになります。文字の見易さは少し落ちますが、画像の邪魔をしないので個人的によく使うカスタマイズです。

図形の書式設定を開く

図形の書式設定を開く

"PPT-2021-5-19 663-5" 

透明度を上げるやり方についてですが、【図形の書式】→【右下にある↘マーク】で図形の書式設定を開く。

透明度を設定

図形の透明度を調整する

"PPT-2021-5-19 663-6" 

ここの【透明度】を上げると図形が透けます。

先ほどのパワーポイントでは透明度を30%に設定していますので、参考にしてみてください。


PPT 参加者が録画する

2021-05-26 15:50:40 | PPT

PPT 参加者が録画する

続いては会議の参加者が録画を行う手順を解説します。録画の条件は先ほどと同様です(Zoomの画面モードは「画面共有」、サムネイルは「アクティブスピーカー」)。

また、あらかじめZoomはミーティングの記録が適切に行えるよう設定が行われているものとします(ローカル記録の許可/参加者へのローカルレコーディング権限付与を許可)。

1. 主催者に録画の許可を依頼する

会議の参加者が録画を行うには、主催者(ホスト)の許可が必要です。事前に会議の主催者に録画の許可を依頼してください。


2. 会議に参加する

会議に参加します。これは通常の手順と同じです。


3. 主催者によるレコーディング許可を待つ

会議の主催者(ホスト)により、レコーディングの許可が実行されるまで待機します。許可が行われたときには、次のメッセージが表示されます。

ホストはミーティングのレコーディングを許可していますダイアログ

"PPT-2021-5-6 235-1" 

なお、主催者はレコーディングを許可したい参加者に対して、参加者一覧から対象者の「詳細→ローカルファイルの記録を許可」を選択する必要があります。

"PPT-2021-5-6 235-2" 

4. サムネイルの調整

動画にアクティブスピーカーのサムネイルを含めるため、サムネイルの状態を「アクティブスピーカービデオの表示」に設定します。サムネイルウィンドウ上部にある「横長四角形×1」のマークをクリックしてください。また、サムネイルの大きさは変更せず、そのままにしておきましょう(サムネイルを大きくすると記録されるサムネイルも大きくなり、共有画面の重要な部分が隠れてしまうかもしれません)。

"PPT-2021-5-6 235-3" 

5. 録画を開始する

録画の準備が整ったら、録画を開始します。Zoomのメニューから「レコーディング」ボタンを押下してください。

"PPT-2021-5-6 235-4" 

以上で録画開始までの手順は終了です。続いては、録画終了時の手順を解説します。

6. 録画を停止する

録画を終了するには、Zoomのメニューから「レコーディングを停止」を選択してください。

"PPT-2021-5-6 235-5" 

7. 会議を退出する

会議を退出します。これは通常の手順と同じです。

"PPT-2021-5-6 235-6"

8. 動画の変換処理完了を待つ

会議の終了後、動画の変換処理が始まります。完了まで待機してください。

"PPT-2021-5-6 235-7" 

9. 動画の保存先を指定

動画の変換処理終了後、保存先を指定するダイアログが開きます。任意のフォルダを指定し、保存ボタンを押下します。

"PPT-2021-5-6 235-8" 


PPT モノクロ印刷をケアする 及び紙面は分割すると、情報を整理しやすくなる

2021-05-22 15:57:36 | PPT

PPT モノクロ印刷をケアする 及び紙面は分割すると、情報を整理しやすくなる

モノクロ印刷をケアする

"PPT-2021-4-30 203-1" 

工夫次第でさまざまな情報の表現が可能な色ですが、色に頼り切ってしまうと、ときに足をすくわれることがあります。そのひとつがモノクロ印刷。BEFOREのサンプルではモノクロ印刷したときに、役割分担の見分けがつきません。そこでできれば、色で差をつけるとともに、形状や位置にも違いを持たせておくのがおすすめ。男性の20人にひとりが色弱者ともいわれており、ユニバーサルデザインの観点からも、決して無視できないポイントです。

紙面は分割すると、情報を整理しやすくなる

皆さんは旅行に出かけるとき、スーツケースにそのまま荷物を詰め込むのではなく、小分け用のポーチを使うことがあると思います。また、机の引き出しに文房具をしまいやすいよう、小さなトレーを利用している人もいるのではないでしょうか。収納は大きいにこしたことありませんが、あまりに大きすぎても持て余してしまうものです。適度な大きさに区切った方が、モノを効率よく収めやすくなります。そしてこれはデザインも同じです。

以下のサンプルはハンバーガー店のオープンを知らせるチラシ。一見すればどこにでもありふれたチラシですが、よくよく見れば紙面の分割に気づけるはず。

"PPT-2021-4-30 203-2" 

ハンバーガー店のチラシ

ハンバーガー店のチラシ

紙面の分割の詳細|ハンバーガー店のチラシ

ご覧の通り、このチラシは紙面の中央を界に左右2分割で構成されています。向かって左側はテキストでお店の開店日時や名前、場所などの情報を伝え、右側はチラシが人目にとまるようハンバーガーの画像で興味を引くかたち。つまり、紙面を区切ってそれぞれに特定の役割を持たせ、毛色の異なる情報をひとつの紙面に効率よく格納しています。


私たちは知らず知らずのうちに、スライドを分割している

さて、続いてもうひとつ例をみてみましょう。以下はとある企画のターゲット設定を解説しているスライドです。実はこの中にビジネスパーソンのほぼ100%が利用している分割があります。どこが分割されているかわかりますか?

"PPT-2021-4-30 203-3" 

とある企画のターゲット設定を解説しているスライド

とある企画のターゲット設定を解説しているスライド

紙面の分割の詳細|とある企画のターゲット設定を解説しているスライド

答えは「ヘッダー」と「コンテンツ」「フッター」エリアの3つです。

皆さんはスライドの情報をおおまかに把握したいとき、きっとスライドの最上部に視線を移すはずです。なぜならそこにはスライドの概要を表す「タイトル」があるはずだから。また、資料の出どころや現在位置を知りたいとき、スライドの最下部に目をやり、コピーライト表記やページ番号を探していると思います。これらの行動は、私たちが「スライドの中に特別な機能を持った領域がある=スライドを分割して認識している」ことの表れといえます。


分割は、情報を効率よくスライドに収めていく上で、なくてはならない手法です。スライドの分割をしっかりと意識し、さらにこれを「コンテンツエリア」の中にも適用することで、プレゼン資料の伝わりやすさをさらに高めることができます。