今年の新たなテーマと言うか別に私がやるべき仕事でもないが、現在の出向先の会社のITレベルを引き上げる為に、今期中のサーバーの導入を検討している。そして今までもオープンソフトのグループウエアのその後のその後の続きを含めて何回もオープンソースのグループウェアを探して、前回の記事でやっと落ち着きそうと勝手に考えて掲載して来ている。
しかし、一昨日このサーバーの導入の目的を、管理部の方と話した。
- 本社に有る当部のデータと当部の個別システムを新サーバーに移行する。
- 合わせて、現在の今の会社のファイルサーバーのHDDの容量不足の解消とスピードアップを図る。
- 更にグループウェア＋イントラ用CMSを導入する。
なのだが、グループウェアの導入の話になった時に、是非とも私に推進して欲しいと言われたが、一方でふと頭に不安がよぎった。実はその先輩の方曰く、以前簡易版のグループウェアが稼動しており、スケジュール管理や掲示板などの本当に簡単な機能しかなかったが、殆ど利用されなかったらしいとの事。
この話を聞いて実は、１５年前のE-mailとグループウェア導入の話で掲載した事のその後におきたグループウェアに対する使い方について、改めて考え直す事となった。
つまり、グループウェアの使い道だが、その多くの機能が合っても実はスケジュール管理と、会議室や設備の予約管理ぐらいしかつかわれていないだろうと思っている。
これは一般のグループウェアの実態を表しているのではないかと思う。あえて追加するなら、掲示板機能だろうと思われるが、これはむしろイントラの方が主かも知れない為、高機能なグループウェアに対する不安が出てきたという事だ。つまり高機能≒使いづらい、使い方が分からない、レスポンスが遅い。結果使われない。
そこで昨日、グループウェアではなくスケジュール管理に的を絞って、フリー或いはオープンソースのWebベースのソフトを検索して見た。
改めで気づいたが、該当するものを遂に見つける事は出来なかった。どれも一長一短があり、私の希望を満たすものではなかったからだ。全くない。つまり私の希望が間違っているのか？そうではなくスケジュール管理だけでは、魅力が無い為だろうとの結論に達した。
しかし現実のグループウェアでは有償・無償も含めてよく使われているのはスケジュール管理なのだが・・・。
さて話はかわるが、１５年前のE-mailとグループウェア導入の話でサイボーズの先見性に惹かれて、サイボーズという会社が設立された年にもかかわらず、わずか一週間のトライアルで私は、導入を決定した。そして、それなりに部門のトップの方は満足し、当時の部門ではサイボーズを使用していたが、その後このスケジュール管理に関しては、落ちがある。
と言うのも、その後部門のトップがまた替わり、新しい部長さんも来られた時に、せっかく導入したサイボーズだが、一時未使用状態（実際は無秩序状態）となった。
理由は、一緒に来られたその部長さんだ。つまりグループウェアの否定やスケジュール管理ソフトの否定ではなく、その方のスケジュールを管理する事そのものに対し、否定されたからだ。つまりその方は「おれがどこへ行こうが、俺の勝手だ。なぜみんなに知らせる必要があるのか？ほっといてくれ！」の一言でそれ以上、グループウェアの活用推進がされる事は、サイボーズは動いてはいるが、使う人は使うし、使わない人は使わないという一貫性のない物となった。これは一方で当時の部門のトップの方からすると仕事上どうでも良い事だったからだ。もちろん私にとっても・・・。
しかし、この意味する所はこの手のツールの導入に対して、非常に重要な事を示唆している。今でこそ電子メール（E-mail）の導入は当たり前と成っているが、１５年前のE-mailとグループウェア導入の話の時代は、まじめに電子メールの導入が必要か当社を含みさまざま会社で議論されていたのだから・・・。
そのスケジュール管理その物を否定された部長は、頭の切れる方でもあったが、不思議な方でもあり、上記のような発言と同時に一日の仕事は、ほぼ一時間ぐらいしかされていなかったと思うし、実際そう公言されていた。私に対してだが、おそらく本音だったろう。
大半の時間ノートブックで「ゲーム」をされていた。しかし一応私の上司ともなる為、一緒の仕事をする時に、頭が切れすぎる為、頭の思考に手のスピードが追いつかない為、かなりの苦労をした記憶がある。要は、報告書等を作成するための原稿を、私の目の前で説明しながら、あっという間に、書いて下さるのは良かったのだが、説明は理解できたが、その書かれた文字が読めなかった。汚い文字と言うより、文字がつながっており、書道家でもない為、解読不能で、何回か聞きに言って修正して文書をつくる事を繰り返した記憶がある。
その後、東京へ単身赴任し、そこで再びサイボーズとの出会いが始まる。その部署（つまり今の親会社の管理部門の元になった部署）は、殆どの男性社員が、国内外への出張が多かった事もあるのだろうが、サイボーズのスケジュール管理が大変重要なツールとなっていた。しかも庶務の女性がサイボーズを管理しており、出張など必ず入力する事になっていた。この時に初めて、世界中の何処からでもスケジュールの確認までできる事の凄さを知ると同時にその必要性を理解した。
一方で、同じ部署の大阪本社（現私が出向している元となる事業を行っている部隊）があったが、実はそこではサイボーズの導入はされていたが、余り活用はされていなかった。つまり活用する必要が当時は殆ど無かったからだ。
要は上記で掲載したように変わった上司は例外として（案外多いかもしれない。自分のスケジュールを管理されるのを嫌われる方は・・・）、外出・出張や会議が殆どない仕事をされている方々に、スケジュール管理のシステムが必要か？例えば毎日同じ、出荷業務や伝票処理をされている方、会計処理をされている方等いくらでも、サイボーズを利用しても、此れを何の目的に使うかによるが、毎日が白紙となう。もちろん毎日必要な仕事をされていても・・・。
つまり、殆ど外部へも出ない、勿論出張も殆どない、決められた処理を黙々とこなす仕事もあるという事だが、この場合は流石にスケジュール管理のシステムはいらないのも確かだと痛感した。
さて、今の出向先の会社は大阪本社、東京支店、中四国支店、九州支店と中国に現地法人がある。業務の効率化という意味であれば、全員のスケジュール管理は必要ないが、地域が分かれており、それぞれ関係しいる為、定例と都度行事の掲載と管理職だけでも、そのスケジュールを管理（管理と言うより、いつが時間が空いているか、事務所にいるか？等が分かる事で相談や会議が出来る）する事は明らかに意味がある。
と言う事で、最終的にどういう形になるかは私も分からないが、いづれにしても何とか少しでも効率化を図れればと思いながら最終的な落ちがどうなるかは、このグループウェア導入に関しては分からない。これも上記で述べたように重要な事は、トップダウンがキーとなる。
