Microsoft ListsはTeamsからも操作可能、編集にはあのアプリを使う。

                                             

○ 進捗確認や情報を共有するためのアプリの「Microsoft Lists（以下、Lists）」では、TeamsにListsのデータを登録してチームで管理することが可能だ。今回は、ListsアプリをTeamsで操作する方法を紹介する。

なお、本連載ではMicrosoft 365 Business Standardのプランで、主にWebブラウザーを使って動作を確認している。Officeのバージョンや仕様変更によって、ここで説明する機能が使えない場合や画面が異なる場合がある。

Teamsに作成したリストを追加する。

ListsアプリをTeams内でも使えるようにするには、追加したいチャネルにタブを追加する。追加するには、チャネルを表示し、「＋」（タブを追加）をクリックし、表示された画面でListsアプリを選択する。

画1、チーム内のチャネルにリストを追加できる。追加するには、画面上部の「＋」（タブを追加）をクリックする。この画面でアプリを表示して追加する。今回は「アプリを検索」ボックスから検索して表示された「Lists」をクリックする。次に表示された画面で「保存」をクリックする。

Listsアプリ同様、新規でリストを作成することもできるが、Listsアプリで作成済みのリストを追加することも可能だ。追加するには、SharePointサイトのリンクをコピーするか、リスト作成時に「保存先」でチームに指定したリストから選択する。

Microsoft Listsで作成したリストは、SharePointにすべて保存されている。また、Teamsで作成したチームは、自動的にSharePointにそのチームのサイトが作成される。そのチームに作成したリストは、自動的にSharePointのサイトに追加されるため、それを利用するというわけだ。

画2、チャネルに「Lists」のタブが追加される。「Listsにようこそ」画面が表示され、2種類のリストの作成方法が表示される。作成方法は、Listsアプリと同様だ。新規作成は「リストの作成」、作成済みのリストを追加するには「既存のリストを追加」をクリックする。

 

画3、「リストの作成」をクリックすると、空白のリストやテンプレートからリストを作成することができる。なお、この画面の「既存のリストから」をクリックすると、既存のリストの項目だけを使ってリストを作成できる。

今回は、Listsアプリで同じチームに作成したリストを追加してみよう。リストを追加すると、チームのチャネルにタブが追加され、リストが表示される。

画4、「既存のリストを追加」をクリックすると、「既存のリストを追加」画面が表示される。既に「営業部」チームで、Listsアプリから「営業部出張申請用」のリストを作成済みだ。今回はこれを追加してみよう。「またはチームからリストを選択する」に表示されているリストをクリックする。

 

画5、作成済みのリスト名でタブが追加され、リストの内容が表示される。「新規」をクリックすれば、新規のデータを入力することも可能だ。

通知やルール機能はSharePointから確認できる。

Listsアプリ同様、データや項目の追加操作はできるが、Teamsに追加されたリストからは、前回紹介したようなデータの追加や編集時の自動通知、ルールの作成はできない。利用するには、Listsアプリから操作することもできるが、Teamsの画面上部の「…」をクリックし、「SharePointで開く」をクリックして、SharePointでリストを開いて操作することも可能だ。

画6、通知やルール機能を利用するには、「…」をクリックし、「SharePointで開く」をクリックして、SharePointでリストを開く。Teamsで作成したチームは、自動的にSharePointにそのチームのサイトが作成される。そのチームに作成したリストは、自動的にSharePointのサイトに追加される。

リスト内でチャットを始める。

Teamsにリストを追加すると、そのチームのリストでチャットをすることも可能だ。チャットをするには、チャットしたいリストをダブルクリックするなどして編集画面を表示する。

画7、チャットを始めたいリストのデータの編集画面を表示する。画面上部の「会話」をクリックすると、右側に会話用のウィンドウが表示される。下側のメッセージのテキストボックスでチャットが可能だ。

 

画8、チャットの内容はそのチャネルの「投稿」タブにも表示される。チャット内に表示されているリストをクリックすると、そのリストのタブが表示され、該当のリストが表示される。