Microsoft 365 徹底活用術。

〇アプリ連携しやすくなったTeamsのメモ機能、議事録作成やタスク管理に役立つ。

Microsoft Teamsには、オンライン会議中に使えるメモ機能「会議のメモ」が用意されている。会議中にリアルタイムで内容をまとめて、議事録作成に役立てたり、「会議のメモ」自体を議事録代わりにしたりすることも可能だ。今回は、この「会議のメモ」を紹介しよう。

なお、本連載ではMicrosoft 365 Business Standardのプランで主にブラウザー経由で動作を確認している。OSやOffice、アプリ、Edgeのバージョンによっては、ここで説明する機能が使えなかったり、画面が異なったりする場合がある。今回はWindows 11のEdgeを使って、新しいTeamsを検証した。

Microsoft 365のほかのアプリと連携。

2023年後半から「Microsoft Loop」アプリがTeamsのメモ機能として使えるようになった。Loopは、Microsoft 365のほかのアプリと連携して、共同作業できるようにするためのツールだ。このため、「会議のメモ」にある「フォローアップタスク」にタスクを追加すると、「To Do」や「Planner」などのタスクアプリと連動しタスク管理が可能になる。

画1、Teamsのオンライン会議中に「会議のメモ」を表示して、内容をまとめたり、議事録作成のメモを書き込んだりできる。タスクはその場で追加し、会議の進行具合で「完了」することもできる。

会議の開催前に「会議のメモ」を作成する。

「会議のメモ」を表示できるのは、現状では予定された会議だ。「カレンダー」から、新しい会議を作成して、その画面下にあるメモのアイコン部分から追加する。なお、新規で「会議のメモ」を追加できるのは、会議の開催者のみだ。

画2、「カレンダー」から日程をドラッグするか、「新しい会議」をクリックすると「新しい会議」画面が表示される。追加するには、「詳細」タブの画面下にある部分をクリックする。

「Loop」アプリが起動し、先頭に「議題」や「会議のメモ」、「フォローアップタスク」が表示されている。「フォローアップタスク」は、「To Do」アプリや「Planner」アプリと連動している。担当者を割り当てると、Outlookに割り当てのメールが届く。

画3、クリックすると、「準備しています」と表示され、直後にLoopアプリが起動される。先頭から「議題（チェックリスト）」「会議のメモ（箇条書き）」「フォローアップタスク（タスク）」が表示されている。

画4、「議題」や「会議のメモ」は箇条書きで入力していく。「フォローアップタスク」は「To Do」アプリや「Planner」アプリと連動している。「担当者」を選択後、再度クリックしてアクセス許可を付与し「期限」を指定すると、その担当者宛てにOutlookに割り当てのメールが届く。すべてを入力したら、「送信」をクリックして会議の招待メールを送る。