不在であることを他の人に知らせるテクニックは、不在時の電子メール メッセージを使用することです。多くの場合、帰国日、不在の理由、連絡先をメッセージで指定します。あなたの会社やビジネスが円滑に運営され、受信者が無視していると思われないようにするために、不在応答を使用してください。病欠、休暇、またはその他の長期または短期間の不在の場合は、不在用の電子メール アドレスを使用します。職場で配慮するためには、欠席する理由といつ戻るかを他の人に知らせるのが最善です。そうしないと、重要なメッセージに応答しないと、プロらしくないと見なされる可能性があります。
不在時のメールが特に長い必要はありません。間違いを犯す心配もありません。簡潔で、適切な詳細が含まれている必要があります。不在時のテンプレートに含める必要があるのは、次の 3 つです。
1. 帰国予定日までの休業日。
2. 欠席の理由は、短く専門的な内容にしてください。
3. 受信者があなたよりも早く返信する必要がある場合、誰に連絡すればよいか。
不在時のメールを書くためのヒント
1. ストーリーを書かないでください。必要なのは数行だけです。
2. 事実のみを含め、友好的に保ちます。
3. どこに行くか、どんな理由で行くかについての詳細な情報を共有しないでください。
4. 医療情報を共有しすぎる必要はありません。
5. 見知らぬ人にこのメッセージが表示される可能性があることに注意してください。誰かに知られたくない詳細は含めないでください。
テンプレートの詳細については、次のリンクを参照してください。
1.フォローアップメールテンプレートの書き方
2. ウェルカム メール テンプレートの作成方法
詳細については、ウェブサイトをご覧ください https://clean.email/blog/email-etiquette/out-of-office-email