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ExcelやWordなど、みんなが同じ画面表示とは限りません

先日パソコン教室で伺ったお客様から・・・メールでExcelのファイルを受け取ったが、シートが2ページに分かれてしまっている。この人から送られてくるExcelファイルは、いつも最後の列が2ページ目にきてしまっている・・・とお話がありました。

そのメールに添付されていたExcelファイルをパソコン内に保存して開いてみると・・・確かに一つの列が2ページ目にはみ出ています。

これはExcelだけでなく、Wordなどでもよくある現象です。Wordだと改ページの位置がずれてしまい、変なところで、次ページへいってしまうことがあります。表やグラフ、画像などを入れた場合に起きやすくなります。

OSやOfficeのバージョンの違いや、余白の設定などなど、いろいろな要因で発生するようです。
なので、これで直ると一概には言えないのですが・・・ほかの人にファイルを渡した場合に、必ずしも同じ画面表示になるわけではないと、思っておいたほうがよいと思います。

メールなどで送付しても形がくずれない状態で、相手に見てもらいたい場合は・・・pdf形式で保存すると安心です。
ただし、pdfファイルにすると、簡単に編集・修正ができなくなってしまいます。

WordやExcelなどでも、「名前を付けて保存」で、ファイルの種類をPDF(*.pdf)を選択して保存すれば、簡単にPDFファイルに変換して保存することができます。
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