とりあえず、お伺いしました。
メールアプリはThunderbirdで、いくつかあるうちの特定のメールアカウントで現象が起きているとのことでした。
メール設定を調べてみると･･･IMAP受信になっていました。IMAP受信の場合は、メールをパソコンにはダウンロードせずに、メールサーバ上で管理・閲覧します。なので、複数の端末で、同一メールアカウントを使用してる場合、どちらかの端末でメールを削除すると、サーバ上のメールを削除するので、他の端末で表示されなくなってしまいます。
逆に常にメールサーバーの最新の状態を複数端末で管理・閲覧できるメリットもあります。
他にこのメールアカウントを受信しているパソコンはありますか？と尋ねると、隣のパソコンでも受信できるようにしてある･･･とのことでした。隣のパソコンのメールもThunderbirdで、起動してみました。
隣のパソコンは、滅多に使用しないとのことで、メールの削除なども行っていないそうです。設定はIMAP受信で、表示される受信メールは、最初のパソコンと同じ状態です。
メールアプリをよく見ると、下に「１００％」という表示がありました。何かと思ってクリックしてみると･･･メールサーバーの使用割合が100%とのことでした。サーバ容量300MB、使用量300MBとなっています。
つまり、メールサーバーの容量が300MBで、すでに300MBメールが溜まって一杯の状態ということです。この状態でメールを受信してかろうじて、表示できてもまた別のメールが送られてくると、容量オーバーで受け取れなくなってしまいます。
対応としては、レンタルサーバーのメールサービスをお使いでしたので、メール容量を大きくするか、不要なメールを削除する事です。
図面などのファイルを添付でメール受信する事が多いので、受信メールの容量も大きくなったようです。
今回は、3ケ月前より古いメールを削除することになりました。
念のため「ごみ箱」内も空にしました。
これで、該当アドレスにメールを送付し受信でき、暫く様子を見ましたが消えることはありませんでした。
もう数日様子を見てもらうことにしました。
メールの受信は、POP受信とIMAP受信があります。
どちらも注意しないといけないのは、メールサーバーにも、容量の制限があるので、どこかのタイミングでサーバー内のメールを削除しないといけないことです。
POP受信は、昔からの受信方式で、メールサーバーのメールをパソコンなどの端末にダウンロードして、パソコン内に取り込み、パソコン内の受信データを管理・閲覧します。
POP受信のメールの削除については、メールソフトによりいろいろですが、基本的には
１．ダウンロード後もサーバーにメッセージを残す
２．ダウンロードしてから〇〇日以上経過したメッセージは削除する
３．ダウンロードしたメッセージを削除したらサーバーからも削除する
といった選択ができるようになっています。
１．のダウンロード後もサーバーにメッセージを残す にチェックを付けない場合は
ダウンロード後にサーバーからメッセージを削除することになります。この場合は、メールを受信したらすぐにサーバーから削除しますので、サーバーにメールが溜まる事は基本的にはないのですが、複数のパソコン端末で、同一メールアカウントを使用してる場合、最初の端末でメールを受信した時点で、サーバーからそのメールは削除されてしまいますので、その後に、他の端末でメールを受信しても、そのメールは受信できないことになってしまいます。
なので、POP受信設定で、複数のパソコン端末で、同一メールアカウントを使用する場合は、上記２．か３．の設定にする必要があります。
例えば２．で
「ダウンロードしてから７日以上経過したメッセージは削除する」という設定にした場合、最初にメールを受信してから７日間は、メールサーバーに残っていますので、７日以内に他のパソコン端末でメール受信を行えば、そのメールはまだメールサーバーに残っているので受信されます。逆に例えば１０日以上メールソフトを他のパソコン端末で起動しなかった場合は、メールサーバーから該当メールは削除されてしまっているので、そのメールは受信できません。
とにかく、メールサーバー上のメールを削除するタイミングは、いろいろできますが、いつかは削除するような設定にしてかないといけません。
IMAP受信は、POP受信と異なり、メールをパソコンなどの端末にダウンロードはせず、直接メールサーバー内を閲覧・管理する方法です。最近はこの方式が増えてきました。メールサーバを直接閲覧・管理するので、複数の端末での利用に便利でメールを一元管理できます。
POP受信では、前述のようにある程度自動？でメールサーバーからメールを削除する設定にできるのですが、IMAPの場合は、ユーザーがメールを削除しないと、ずっとメールサーバー内にメールが残り溜まっていってしまいます。
メールサーバーが一杯になってしまうと、メールを受け取る事ができなくなってしまいます。
なので･･･まめに要らないメールは削除してあげる必要があります。
メールサーバーも最近は、容量が大きくなってきたのですが、添付ファイルで図面や写真などを多く受信すると、やはり容量が大きくなってしまいます。
POP、IMAPどちらの受信方式にするかは、用途や環境で決めればよいのですが、基本的に要らないメールは、削除するのは大事です。
