Googleスプレッドシートを仕事に使ってみた

最近になってやっとGoogleスプレッドシートと言うのを使うようになった。

それが何かと聞く人ももう少ないかもしれないけれど、
要するにマイクロソフトのエクセルのような表計算が
インターネットブラウザから使えると言うもの。

エクセルを含むMS Officeだとお店で買うか何かして
パソコンにインストールしないといけないのだけれど、
Googleの場合はインターネットに繋がっていて
Googleのアカウントがあれば使える。
別にお金は取られないらしい。
Googleありがとう。

会社のパソコンにエクセルは入っている。(いた。)
それで、そっちも使っているわけだけれども、
エクセルの場合、1980年代あたりからある物なのに
まだまだバグが多い。
今でもほぼ毎日のようにグラフをいじっていると「保存できませんでした」
みたいなのが出てデータを失う。
毎日だ！

それでLibre Officeなんかを使うわけだけれど、
そっちのがまだいくぶんマシだったりする。
操作も簡単だし。


が、それよりGoogleスプレッドシートはちょっと便利なところがある。
誰かとリアルタイムで共同作業ができるのだ。
(実はマイクロソフトにもLibreOfficeにもそう言う機能が出てきた。)


それで何に使うかと言うと、
工場の現場で試験をさせて、スプレッドシートにタブレットから記入させる。
スプレッドシートには予めフォーマットを作って置いて、
数式なんかも仕込んでおく。

そうすると試験しながらリアルタイムで試験結果の処理ができる。

もし、フォームをちょっと変更して分かり易くしたいとか、
計算式を直したいとか、別の処理をしたい場合、
データ入力しているそばから変更してしまってかまわない。


これまでだとデータを紙に書かせて後からエクセルに打ち込んで
データ処理をすることになる。
それだと試験1の結果がどうだったか詳しくわからなうちに試験2をしないといけない。

Googleスプレッドシートを使うと試験1の結果がすぐに処理できるから
試験2のパラメータを試験2の直前に変更しても良い。
スピード感が違うのだ。


つまり、単なる共同作業と言うだけでない便利さがあるってわけ。



こうした試験のような通常の仕事でなくてイベント的な仕事以外にも
通常業務にも使えるんじゃないかと思っている。

例えば備品の在庫管理。
バーコードリーダーを使うほどでもない仕事場の備品の在庫チェック。
これなんて、たいした事ない物でも無いと困る。
作業員に入力だけしてもらえばリアルタイムに在庫がわかって
発注がちゃんとできているかもわかる。

最低在庫量設定とか発注数、リードタイム設定に問題があればすぐ変更すれば良い。



後は日報なんかどうだろう？
通常の業務日報は誰かが書いてから上司が見るまでに1日かかる。
上司がコメント入れて本人が見るまでさらに1日かかる。

そんな事しているとお互いに忘れる事が多く出てしまって
すぐ質問できたらすぐに解決できたのに....あれ？あれ？となる。
お互いに忙しいわけで、
日報を書くのと読むのにまとまった時間を空けると言うものどうかと思う。
だから日報なんて1日みたいな単位で切る必要は無いのじゃないかと思う。
内容によってリアルタイムで対応したり、
時間を置いてにしたり。

リアルタイムにやりたいならチャットみたいなグループウェアと言うのもあるけれど、
日報には後に残すと言う機能があってこれはチャットでは代用できない。
それにデータ添付とか処理が必要な場合はやっぱり
Googleスプレッドシートみたいな方が楽なのだ。



世の中どんどん便利になるなあ...