Microsoft 365徹底活用術。

○ 情報共有ツールMicrosoft Listsの自動通知をオンに、条件合致でメールが届く。

「Microsoft Lists（以下、Lists）」は、情報共有や進捗状況の管理などに使えるアプリだ。今回は、Listsのデータに変更があったら、自動的に通知する方法を紹介する。

なお、本連載ではMicrosoft 365 Business Standardのプランで、主にWebブラウザーを使って動作を確認している。Officeのバージョンや仕様変更によって、ここで説明する機能が使えない場合や画面が異なる場合がある。

リストに追加されたら通知する。

Listsでは、データが追加または変更されたら、自動的にメールなどで通知する機能がある。

この機能には、データに変更が加われば指定した方法で通知する「通知」と、独自のルールを作成してそれを満たしたときに通知する「ルール」がある。

まず、「通知」から見ていこう。通知を使えば、リストやリストのデータ（アイテム）に変更が加えられたときに、指定したメールアドレスやSMSに変更されたことを通知できる。設定は、画面上部の「…」から「通知」をクリックし、表示された画面で行う。

画1、通知を設定するには、画面上部の「…」から「通知」をクリックする。「アイテムが変更されたときに通知」画面が表示されるので、通知のタイトルや通知の送信先、通知方法を指定する。

 

画２．「通知の対象」では、通知対象となる操作の種類を指定する。「指定の変更に関する通知の送信」では、自分が作成したものか、すべての変更に対してかなどの通知の対象を指定する。「通知を送信するタイミング」では通知する頻度を指定する。「日に一度通知する」は時間を、「週に一度通知する」は曜日と時間を指定可能だ。今回は、新規データが追加されたらすぐに通知する設定をした。すべてが終了したら「OK」をクリックする。

通知の設定が終了すると、指定した操作をすれば、メールで通知が送られるようになる。この通知の設定は、画面上部の「…」の「個人用通知の管理」から変更可能だ。

画３、今回は新規データが追加された場合に、メールが送信されるように設定した。

独自のルールを作成して通知する。

もう1つの「ルール」では、データが追加・変更されたとき、設定した条件を満たしたときだけ通知するように設定する。例えば、特定のセルの値が指定した値に変更されたときだけ通知するようにできる。

ルールを作成するには、リスト上部の「自動化」の「ルール」から「ルールを作成」をクリックする。表示された「ルールを作成」画面では、ルールが実行されるためのきっかけとなるトリガーやアクションを指定して、通知先を指定する。

画４、ルールを作成するには、画面上部の「自動化」をクリックし、「ルール」の「ルールを作成」をクリックする。「ルールを作成」画面が表示されたら、このルールのトリガーとなる条件と、操作内容を指定する。今回は「列の値が変更されたとき」を選択した。

 

画５、Listsは、項目を「列」で管理している。ルールでは、具体的な項目を操作の対象として処理できる。ここでは、「承認済みか」の列が「はい」と変更されたときに、メールで通知するルールを作成した。

 

画６、「ルールを管理」画面が表示されて、作成したルールが表示されているのが確認できる。右上の「閉じる」ボタンをクリックして画面を閉じよう。

今回は「承認済みか」の項目を「はい」に変更したら、通知がくるように設定した。変更すると、通知先にメールが送信される。

画７、既存のデータの編集画面を表示し、「承認済みか」を「はい」に変更して保存すると、ルールで指定したメールアドレスに、変更されことを知らせるメールが送信される。

作成したルールを後から変更することも可能だ。後から変更するときは画面上部の「自動化」をクリックし、「ルール」の「ルールを管理」をクリックして表示される「ルールを管理」画面から変更できる。

画８、既存のルールは、画面上部の「自動化」の「ルール」から「ルールを管理」をクリックする。表示された「ルールを管理」画面の「利用できるルール」の一覧で、除外したいルールの「オン」をクリックしてオフにする。削除する場合は、削除したいルールをダブルクリックし、「ルールの編集」画面の左下の「ルールの削除」をクリックする。