Microsoft 365徹底活用術。

〇 よくある質問はTeamsの「掲示板」でFAQに、カテゴリー分類が便利。

Microsoft Teamsに追加できる「掲示板」アプリには、「FAQs」というタブがあり、そこに質問と回答をまとめて投稿できる。今回は「掲示板」アプリの「FAQs」タブを紹介しよう。

なお、本連載ではMicrosoft 365 Business Standardのプランで、主にWebブラウザーを使って動作を確認している。Officeのバージョンや仕様変更によって、ここで説明する機能が使えない場合や画面が異なる場合がある。

「FAQs」タブで質問と回答をまとめる。

「掲示板」アプリは、ユーザー用の「Bulletins」と管理用の「Manage bulletins」の2つのアプリで構成されている。アプリの追加方法や画面の紹介は前回の内容も参考にしてほしい。

その中の「FAQs」タブでは、社内でよく質問される内容と回答をまとめて掲示板に表示できるのが特徴だ。ここで確認してもらうことで問い合わせへの対応時間を短縮できる。

画1、ユーザー用の掲示板「Bulletins」タブの「FAQs」の画面。カテゴリーごとに質問がまとめられている。

「FAQs」タブでカテゴリーを設定する。

まず、「FAQs」タブに表示されているカテゴリーを整理していこう。FAQsのカテゴリーは初期設定では英語表記になっている。これを変更するには、「Manage bulletins」タブをクリックし、表示された画面の右上にある歯車アイコンをクリックして操作する。

画2、カテゴリーを変更するには、右上の歯車アイコンをクリックする。表示された「General」画面の「FAQカテゴリ」のタイトルの下のテキストボックスで変更する。必要なカテゴリーを変更したら「更新」が選択できるようになるので、クリックして更新する。

質問と回答を投稿する。

初期設定では、「FAQs」タブに1件の質問がサンプルとして作成されている。これは必要ないため、削除しておこう。

画3、削除するには、その質問をクリックし、表示された画面で「削除」をクリックする。削除を確認する画面が表示されるので、「分かりました」にチェックし、「削除」をクリックする。

新しい質問と回答を追加するには、「FAQs」タブの右上にある「新しいFAQ」をクリックする。表示された「新しいFAQ」画面で、カテゴリーなどを設定し、質問や回答を入力して投稿する。

画4、「FAQs」タブの右上にある「新しいFAQ」をクリックして「新しいFAQ」画面を表示する。「カテゴリ」で作成したカテゴリーを選択、トップの「おすすめ」の位置に表示する場合は「おすすめにする」の「はい」をクリック。下のテキストボックスで、質問とそれに対応する回答を入力する。終了したら「保存」をクリックし、問題なければ「Approve」をクリックして公開する。

投稿を「キャンセル」または「Approve」をクリックすると、最初の画面に戻り、投稿した内容が一覧表示される。この画面では、カテゴリーや更新日、作成者などの情報が確認できる。

「承認」の列には、投稿を保存しただけの項目は「Draft」と表示され、「Approve」した項目は「Approved」と表示されている。投稿は誰でもできるようにして、承認は責任者が行い、承認された投稿だけを公開するようにルール化して管理することも可能だ。

画5、「FAQs」タブに投稿した内容の一覧が表示される。ここで投稿した内容のカテゴリーや更新日時などを確認可能だ。

投稿された内容を確認する。

管理用の「Manage bulletins」タブで投稿された内容は、ユーザー用の「Bulletins」タブで確認できる。「Bulletins」タブの「FAQs」タブをクリックすると、投稿した質問がカテゴリーごとにまとめて表示されている。各質問をクリックすれば、その回答を確認できる。

画6、ユーザー用の「Bulletins」タブの「FAQs」タブをクリックする。「FAQ」画面が表示され、カテゴリーごとに質問が表示されている。質問のタイトルをクリックすると、回答内容が画面上に表示される。内容を確認したら、「閉じる」をクリックする。