Excelで文書に利用する「大人の表」、1色プラス中間色でシンプルに仕上げる。

○ ビジネス文書に掲載する表の作成にExcelを利用している人も多いに違いない。今回は数式など一切ない、Excelでの純粋な表作りについて考えてみたい。

大項目、概要、小項目の表。

表にはさまざまなタイプがある。その1つとして「大項目」「概要」「小項目」型の表がある。まず、大タイトルがあり、それに関する説明がある。その上で、大項目を構成する小項目を掲載するというものだ。書籍でいえば「章」「章の概要」「節」に相当する。

ここでは下図のように、「大項目」「概要」「小項目」型の表のためにテキストを用意した。「小項目」は各セルに入力し、「大項目」と「概要」は、「小項目」の数分だけ「セルの結合」を行い、「折り返して全体を表示」を設定した。

例えば、「マスコミ四媒体」の場合、A2:A5を選択して、「ホーム」タブ→「セルを結合して中央揃え」ボタンをクリックし、さらに「折り返して全体を表示」を選ぶ。

画1、「大項目」と「概要」は、「小項目」の数分だけ「セルを結合して中央揃え」を行い、「折り返して全体を表示」を設定している。

セルを結合したA2、A6を見てもらうと、ここでは「マスコミ」「ネット」と入力した後［Alt］＋［Enter］キーでセル内改行し、さらに「四媒体」「メディア」と入力している（先に入力してから任意の箇所でセル内改行してもよい）。セル内改行は見栄えの良い表作りに欠かせないテクニックなので、マストで覚えておきたい。

続いて、表に色を付ける。その際に1色と中間色を利用して「大人っぽい表」に仕上げよう。

ここでは、「大項目」を青で塗って白抜き文字で強調し、「概要」は中間色の薄い灰色を設定する。「小項目」は何も着色しない。

画2、A1:A10を選択して、「ホーム」タブ→「セルのスタイル」→「青、アクセント1」を選ぶ。B1:B10を選んで、同じく「セルのスタイル」から「薄い灰色、20％、アクセント3」を選ぶ。

このように、「濃い色」→「灰色」→「着色なし」は、「大項目」「概要」「小項目」型の表でよく用いる着色法だ。しかし不思議なもので、たったこれだけの設定でいきなり｢大人の表｣らしくなった。

罫線にもちょっとした配慮が欠かせない。

さらにこれに罫線を入れるとより表らしくなる。その際に罫線の色使いを同系色にするなど、ちょっとした配慮も大切にしたい。まず、罫線の色を設定する。

画3、「ホーム」タブの「罫線」ボタン横の「▼」をクリックし、「線の色」で「青、アクセント1、白＋基本色40％」を選ぶ。

色を設定するとポインターがペン状になるが、［Esc］キーで解除する。その後、A1:C10で表全体を選び、「罫線」ボタンの「▼」から「格子」を選ぶ。

画4、［Esc］キーを押した後、A1:C10で表全体を選び、「罫線」ボタンの「▼」から「格子」を選ぶ。これで「大項目」と同系色の罫線を付けられた。

これで出来上がりでもいいのだが、さらに手を加えてみよう。「大項目」の罫線を白にして目立たせる。さらに、表見出しのタイトルをボールドにして強調する。

画5、「罫線」ボタンの「▼」→「線の色」→「白」を選ぶ。ポインターがペン状になったら、A1の下、A5の下それぞれをドラッグして罫線を白にする。こうしたちょっとした配慮が見栄えの良い表には欠かせない。

 

画6、後は、表見出しのタイトルをボールドにすれば出来上がり。

はい、シンプルですっきりした「大人の表」が出来上がった。Word側に持っていくなどして、ビジネス文書に利用したい。