メールなどの最後に、送信者の情報「名前」「メールアドレス」などを書いておくのが親切なのですが、毎回これを書くのは大変です。
予めこれらの情報を「署名ファイル」として作成しおき、メールの最後に挿入できるようにしておきます。
きょうの教室のお客様は、署名ファイルを作成したことにより、毎回名前やメールアドレスを入力しなくても良くなり便利になったとよろこんでいらっしゃいました。
ＯＥ（アウトルックエクスプレス）の署名ファイルの作り方を簡単に記載します。
「ツール」－「オプション」を選択します。
「署名」タブを選択します。
「署名」欄の「作成」ボタンをクリックします。
「署名の編集」で「テキスト」をチェックします。
右の入力欄に署名を入力します。
基本的には、名前・メールアドレスを入力します。住所や電話番号も入力する場合もあります。
「すべての送信メッセージに署名を追加する」のチェックをつけます。・・・このチェックをつけると、送信メッセージに自動的に署名が挿入されます。
もし、署名を複数作っていて、送信メールごとに選びたい場合は、このチェックを外しておきます。
「適用」ボタンを押し「ＯＫ」をクリックします。
実際の署名の挿入方法について
「すべての送信メッセージに署名を追加する」のチェックをつけた場合
→この場合は、「メールの作成」画面を開くと自動的に署名が挿入されています。
あとはメール本文を署名の前に書きます。
「すべての送信メッセージに署名を追加する」のチェックを外した場合
→この場合は、「メールの作成」画面でメール本文を作成し、最後に署名を入れる場所へカーソルを移動します。
「挿入」－「署名」をクリックします。複数の署名ファイルを作成している場合は、この時にどの署名を使用するか選択できます。使う署名を選択すると、メール本文中のカーソルを指定した場所に署名が挿入されます。
メールを送る相手によって署名ファイルの内容も変えたいような場合は、予め複数の署名ファイルを作成しておき、選んで署名を挿入できるようにしておくと便利です。
