計画・記録の書類

写真の通り、計画書と記録書のようなものの形式があり、それを使っています。

実施計画書は、日時と場所住所、担当者名連絡先、部屋の様子、交通手段、駐車場の有無、聞き手の年齢層と人数、内容、訪問者とチーフと携帯番号、道具（先方に頼むもの、こちらが持っていくもの）、今後の段取り、その他交通費など、を書く欄があり、これに書き込みながら先方や訪問者と調整をするためのもの。
主に私が書き込んで、地図などをネットで出して場所を確認し、自分で持っています。訪問者にコピーやファックスで渡したり、先方に連絡のためファックスすることもあります。依頼が立て込む時は自分で計画書の束を時々見ておかないと、結構細かいところを忘れることがあるので、とても便利です。なお、図書館の定例の会は、この書類は作りません。

実演記録用紙は、日時、場所、お客の人数を大人子ども別に、演目（タイトルと演者のみ）、反省事項や伝達事項、などの欄があり、訪問者がこれに書き込んで、次回定例会に発表することになっています。このファイルを元に、年間の記録ができていきます。

同じ訪問先に以前やったのと同じものをやらないように気をつけることもありますが、次の訪問までにかなり間があいているし、以前の訪問者と違う人が行くことが多い。あんまりプログラム作りは厳密にやっていません。めいめいが何巻かずつ持っていって、直前に順番を決めることが多いですね。