ファイルやフォルダを整理する時に注意した方が良い点をあげてみました。
1.整理を始める前に
まずバックアップを取りましょう。
整理作業の途中で、誤ってファイルやフォルダを消してしまっても回復できるようにしてから作業を開始しましょう。
2.整理後のフォルダ構造を決める
これまでの経験を元に、使い難さの原因を考えて、使いやすいフォルダ構成にしましょう。
「使いやすさ」は、個人個人で異なるでしょうが、例えば、次のようなものが考えられます。
(1)ファイルを探し易い
ファイルを探す時のキーワードをフォルダ名やファイル名に付けておきましょう。
(2)ファイルを格納し易い
(3)バックアップを取りやすい
バックアップが必要なファイルと不要なファイルでフォルダを分けましょう。
バックアップが必要なフォルダだけバックアップすれば良く、時間、容量が節約できるし、回復も容易です。
(4)機密情報管理し易い
機密情報管理が必要なファイルと不要なファイルでフォルダを分けましょう。暗号化対象や持ち出し禁止ファイルが分かり易くなります。
(5)移行し易い
事前にわかるのであれば、移行が必要なファイルと不要なファイルであらかじめフォルダを分けておきましょう。
個人のパソコンの場合は、共有がない、あるいは、あっても少ないでしょうから、それ程複雑な構造にする必要はないと思われます。
3.整理後のフォルダへファイルを移す
整理後のフォルダへファイルを移す際に、不要なファイルは移さないようにしましょう。
「要不要が不明なため、とりあえず移す」というのは止めましょう。
要不要が不明な場合は、旧フォルダへ残しておき、必要になった時に移しましょう。
4.パソコンの移行に備えて
Windowsパソコンは概ね5～7年程度で寿命がきます(Windows8.1は2023年1月11日まで)
https://www.microsoft.com/ja-jp/atlife/article-windows10-portal-eos.aspx
その都度ファイルを移行するのが大変、あるいは、廃棄や譲渡する前に機密情報ファイルを完全削除するのが大変、という場合は、最初から移行が必要なファイルや機密情報ファイルは新しいパソコンに入れず、外部記憶装置(HDDやUSBメモリー)へ入れておく、という方法があります。
勿論、外部記憶装置を廃棄する前に機密情報ファイルを完全削除する必要はありますが、パソコンより容易に破壊できます。
いつ消えても良いファイル(一般公開されているファイルや機密情報ではないファイルの一時的なバックアップなど)だけパソコン内へ保存するようにしておくと、パソコンがいつ使えなくなっても問題ありません。
[参考]
デキる人がすでにやっているファイル管理の基本と3つのNG行為(Dropbox)
https://navi.dropbox.jp/file-management
フォルダー整理のコツ10個：ファイルを迷子にしないルール作り
https://saruwakakun.com/life/folder
仕事の質を上げるスマートな共有フォルダの整理・管理の仕方とは？ | 働き方改革 | Fleekdrive ブログ
https://www.fleekdrive.com/blog/filemanagement/09/
PCフォルダ整理のコツ・ファイル名の付け方！パソコン内の迷子を回避しよう
https://kenjineer0224.com/folder-organization/
PC上の探し物をなくす"フォルダ整理術4つ"
https://president.jp/articles/-/29825?page=2
Windows 7/8.1/10サポート終了期限一覧・その対策とWindows 7の延命方法(株式会社シーズ・クリエイト)(Windows10は2025年10月14日まで?)。
https://cybersecurity-jp.com/how-to/22545