文書チェックをペーパーレスで、PDFにコメントや修正を入れるテクニック。

〇 PDFは文書の内容をチェックするために使われることも多い。「Acrobat Reader」を使ってコメントや修正を入れるテクニックを説明しよう。

コメントツール選びのポイントは伝わりやすさ。

ツールパネルで「コメント」を選択すると、コメントツールバーが表示される（図1）。修正指示を書き込むツールは多いが、ツールによって表示が異なる（図2）。意見や修正依頼を伝えるための注釈は、「どこを」「どうしたいか」を明確に示すことが重要。画像への修正指示なら「引き出し線付きテキストボックス」が適しているが、範囲を示すときにはマーカーや四角形などで囲むと分かりやすい（図3）。

Θ コメントツールバーの豊富な注釈ツール。

図1、画面右側のツールパネルから「コメント」をクリックすると、画面上部にコメントツールバーが表示される。テキストを入力するだけでも迷う豊富さだ。

 

Θ 正確に伝わるツール選び

図2、「ノート注釈」は小さな吹き出しアイコンなので目立たない。「手書き」は目立つが、書いた文字はコピーできない。「引き出し線付きテキストボックス」が適している。

 

Θ 修正範囲は線で示す。

図3、特定の範囲に対して注釈を付ける場合、「引き出し線付きテキストボックス」では範囲が分かりづらい。ハイライト表示や四角形なら範囲が分かりやすく、注釈欄でコメント入力もできる。

引き出し線付きテキストボックスを上手に使うコツ。

修正位置を矢印で示す「引き出し線付きテキストボックス」を追加すると、思わぬ位置に表示されてしまうことがある。思い通りの位置に表示するコツは、最初に矢印の先端位置をクリックすることだ（図1）。その後マウスを動かすと、それに従ってテキストボックスが移動するので、最適な位置で再度クリックする。

Θ ドラッグではなくクリックで作成。

図1、「描画」ツールから「引き出し線付きテキストボックス」を選択したら、矢印の始点をクリックする（左）。その後、マウスを動かしてテキストボックスの配置を決めてから再度クリックする（右）。

テキストボックスは文字数に応じて大きさが変わるため、入力後の修正が必要になることがよくある。位置を変更する際は、ドラッグを開始する位置によって移動する部分が変わるので、間違えないようにしよう（図2）。

Θ 修正はドラッグ前にカーソルを確認。

図2、「引き出し線付きテキストボックス」にマウスポインターを合わせると、カーソルの形が変わる。ドラッグを始める位置を間違えないようにしよう。

返信をワンクリックで済ませるチェックボックスを表示。

質問や意見が書き込まれている場合、作成者は質問への回答や、意見を受け入れるか否かといった返信を戻す必要がある。コメントペインの返信欄に書き込んで戻せばよいのだが、コメントが多いと作業が煩雑になる。コメントごとにチェックボックスがあれば、ワンクリックするだけで「承知しました。反映させます」といった文言を省略できる。注釈の設定画面を表示させて設定しよう（図1）。

図1、注釈欄にチェックボックスを表示させる。注釈欄の「…」をクリックし、「注釈の環境設定」を選択（左）。「注釈メモにチェックボックスを表示」をオンにして「OK」をクリックする（中）。チェックボックスをクリックするとチェックが付く（右）。

うまく選択できない文字列を正確に選択。

PDFに注釈を入れる際、修正位置をクリックしても、思い通りの場所にカーソルが表示されないことがある（図1）。そんなときは、左右の矢印キー（［←］［→］）を使うと、1文字分ずつカーソルを移動できる。

Θ うまく選択できないときはキー操作を使う。

図1、「回」と「）」の間をクリックしたが、カーソルの位置がずれてしまった（左）。［→］キーを押すと1文字右にずらすことができた（右）

ただし、「Word」などと異なり、PDFでは実際に選択している位置と、カーソルや範囲選択の表示がずれることがあるので、少々厄介だ（図2）。特に、かっこや句読点など、文字幅や文字間隔が狭い場合にずれが起きやすい。

Θ ずれる場合は線や図形で範囲選択。

図2、閉じかっこまで選択しようとドラッグしたが、「、」まで選択されたように見える（左）。［Shift］+［←］キーで1文字選択解除したがうまくいかない（右）。

文字列をうまく選択できない場合は、線や長方形、マーカーなどを使って修正箇所を示すのがお勧めだ（図3）。コメントペインに表示される注釈欄に修正指示を入力すればよい。

図3、描画ツールの直線で修正箇所を示し、右側のコメントペインで具体的な指示内容を書き込む。

特定の人のコメントだけを表示。

さまざまな人がコメントを付けたPDFで「部長のコメントだけ確認したい」といった場合は、フィルター機能を使ってコメントの絞り込みをするとよい。

コメントペイン右上に表示される「フィルター」をクリックすると、条件指定のパネルが表示される（図1）。「注釈記入者」欄で、表示させたい人を選択する。複数人の選択も可能だ。これで、選択した人のコメントだけが表示され、確認しやすくなる。

図1、注釈欄の「フィルター」をクリックし、「注釈記入者」から表示させたい記入者だけを選択して「適用」をクリックする（左）。選択した記入者のコメントだけが表示される（右）。

全てのコメントを再表示させるには、図1左の画面左下にある「すべてをクリア」を選択すればよい。

コメントの作成者名を変更する。

入力したコメントには、「作成者名」が表示される。誰が付けたコメントかを分かりやすく表示させたい。

初期設定では、作成者名として「USER」もしくはWindowsのログイン名が表示される。作成者名が分かりづらい場合は、「編集」メニューから「環境設定」を選択して、Windowsのログイン名を使わないように設定を変更する（図1）。入力後のコメントでプロパティを表示させ、正しい作成者名を入力し、以降はその名前を使うように設定する（図2）。

図1、「環境設定」画面の「注釈」で「作成者名として常にログイン名を使用」のチェックを外す。

 

図2、コメント右上に表示される「…」をクリックし、「プロパティ」を選択（左）。「作成者」を入力し、「プロパティを……」にチェックを付けて「OK」をクリック（右）。

注釈入りのPDFを開くとコメントペインを自動表示。

チェック済みのPDFを確認する際は、画面右側に「コメントペイン」（注釈の一覧）を表示させておくと便利だ。コメントペインは、画面右側のツールパネルから「コメント」をクリックするだけで表示できるが、ツールパネルが非表示の場合は2回クリックしないと開けない（図1）。毎日のようにコメントをチェックする人にとっては、煩わしい作業だ。コメントペインを開く手間を省きたいなら、設定を変更しよう。

図1、ツールパネルが非表示になっていると、表示後に「コメント」をクリックしないと注釈欄が表示されない。

設定画面を開いたら、「注釈」の「コメント付きの……コメントペインを表示」にチェックを付ける（図2）。これで、コメントが付いたPDFを開くと自動的にコメントペインが表示される。

図2、「編集」メニューから「環境設定」を選択。「注釈」を選び、「コメント付きのPDFを開いたときにコメントペインを表示」にチェックを付ける。

ツールパネルが開いていると邪魔だと感じるなら、設定次第で閉じたままにもできる。使いやすい設定にしよう。

確認印を簡単に押す。

紙の書類で押していた日付入りの確認印。紙がPDFに代わっても、その習慣を残している企業もあるだろう。Acrobat Readerには、承認済、受領済、却下、完了といったよく使われるスタンプをメニューから選択するだけで押すことができる。さらに、日付の上下に部署名や名前を入れた従来の日付印の作成も簡単だ（図1、図2）。この設定をすると、「スタンプ」の「ダイナミック」でも担当者名や日付を表示できる。

図1、「スタンプを追加」をクリックし、デザインを選択する。

 

図2、表示される入力欄で日付印の上下に表示する情報を入力する（左）。PDF上でクリックすると押印できる（右）。

企業のロゴなどをPDF形式で保存しておけば、オリジナルスタンプとして利用できる。図1のメニューで「カスタムスタンプ」から「作成」を選び、スタンプにする画像を選択すればよい。

複数PDFに分かれた注釈を1つにまとめる。

複数の人が個別にチェックしたPDFファイルが返されると、コメントをまとめるだけでも一苦労。そんなときは、1つのPDFファイルにコメントを集約すると修正が楽になる。

コメントが入ったPDFファイルの一つを開き、「データファイルの取り込み」を選択する（図1）。集約したいPDFファイルを選択すれば、コメントを取り込める（図2）。

図1、注釈パネル右上の「…」をクリックし、「データファイルの取り込み」を選択する。

 

図2、同じ文書で、異なる注釈が入ったPDFファイルを選択すると、それぞれのファイルに付随した注釈のみが文書上に追加される。

よく使うコメントツールだけを好きな順序で表示。

チェック作業に慣れてくると、使用するツールがある程度決まってくる。使わないツールは非表示にして、使いやすく並べ替えれば効率が上がる。長方形や円を描くときに、「描画ツール」から選ぶのではなく、コメントツールバーから直接選べるようにすれば、ひと手間省ける。頻繁にチェック作業をするなら、コメントツールバーに必要な機能だけを使いやすい順序で並べていこう。

コメントツールバーを右クリックして、「コメントツールをカスタマイズ」機能を選択する（図1）。コメントツールの一覧が表示されるので、ツールを選んで追加すると、画面上部に選んだツールが表示される（図2）。同様に、表示する順番にツールを追加していこう。設定画面右上のツールで、区切り線の追加や、順序の並べ替えも可能だ。思い通りに並んだら、「保存」をクリックする（図3）。

図1、コメントツールバーを右クリックして「コメント……カスタマイズ」を選択。

 

図2、コメントツールバーに表示するツールを選択し、「ツールバーに追加」をクリックする。この操作を繰り返してツールを選ぶ。

 

図3、表示させるツールを選び終えたら、「保存」をクリックする（上）。コメントツールバーのツールが入れ替わる（下）。

複数の注釈をまとめて選択するならコメントペイン。

PDFに付いたコメントは、PDF上では1つずつしか選択できない。たくさん付いたコメントをまとめて削除するなど、複数のコメントを選択したいときには、コメントペインを使う。選択したい最初のコメントを選択後、別のコメントを［Shift］キーを押しながらクリックすれば、その間のコメントを全て選択できる（図1）。［Shift］キーではなく［Ctrl］+クリックにすれば、飛び飛びに選択することも可能だ。

図1、コメントペインで選択したい最初の注釈をクリックし、最後の注釈を［Shift］キーを押しながらクリックする。飛び飛びに選択する場合は、［Ctrl］キーを押しながら2個目以降の注釈をクリックすればよい。