〇 テンプレートですぐ始められるTeamsの「更新」、プロジェクトの進行管理にも。
Microsoft Teamsの「更新」は、作業終了時に状況を入力して、別の人に共有するためのアプリだ。例えば、小売店で閉店時に在庫状況やその日に発生した問題などを入力して、翌日の担当者にその情報を伝えるといった使い方が考えられる。社内プロジェクトで進行管理や作業日報にも利用できる。今回は、テンプレートを使って始める方法を紹介する。
なお、本連載ではMicrosoft 365 Business Standardのプランで、主にWebブラウザーを使って動作を確認している。Officeのバージョンや仕様変更によって、ここで説明する機能が使えない場合や画面が異なる場合がある。
情報をアップデートする。
米Microsoft（マイクロソフト）のWebページには執筆時点で、「更新」アプリは、組織内のユーザーが「更新プログラム」を作成、確認、送信するための一元的な場所を提供するとしている。更新プログラムという名称だとイメージしにくいが、日報のように定期的に報告するものを指す。例えば、店舗の閉店時に翌日店舗運営がスムーズにいくように、情報を共有するために使う。
テンプレートが複数用意されている。状況に合わせて適切なものを作成する。
画1、テンプレートを利用すると、あらかじめ項目が決まったフォームを作成できる。店舗の報告やプロジェクトの進行状況、作業日報など、情報をアップデートして共有するのに役立つ。
「更新」アプリを追加する。
「更新」アプリは、左側の「…」（さらに追加されたアプリ）から追加する。今回は、店舗の報告のための「ストアのオープン」のテンプレートを利用しよう。
画2、左側の「…」（さらに追加されたアプリ）をクリックし、「更新」をクリックする。表示されない場合は「その他のアプリ」をクリックして追加する。テンプレートを利用するために、右上の「テンプレートの作成と管理」をクリックする。
画3、「テンプレートの管理」画面が表示される。「人気のテンプレートで開始する」にはよく利用されているテンプレートが表示されている。この一覧に目的のテンプレートを利用したい場合は、「新しいテンプレート」または「詳細を表示」をクリックする。今回は「人気のテンプレートで開始する」の「ストアのオープン」をクリックする。「ストアのオープン」のテンプレート画面が表示され、このテンプレートで入力する項目が表示される。ここでは、内容を確認するだけで「このテンプレートを選択」をクリックする。
テンプレートをカスタマイズする。
テンプレートはあらかじめ項目が決まっているが、変更することも可能だ。テンプレートを選択後、「基本設定」でテンプレートのタイトルや説明を入力する。「フォームデザイン」では、項目のタイトルを変更したり、項目を追加、編集したりすることが可能だ。最後の「ワークフロー設定」では、回答するユーザー（提出者）や閲覧者、添付ファイルや入力の頻度を指定できる。
画4、テンプレートの設定やデザインを変更するための画面が表示される。「基本設定」では、テンプレートのタイトルや説明を追加する。設定が完了したら、「次へ」をクリックする。「フォームデザイン」では、入力する項目や名称、説明などを設定する。タイトルや内容を変更するには、表示されている項目をクリックして編集可能にする。
画5、「フォームデザイン」では、Formsと同じような操作でフォームを入力するための項目を編集、追加、削除できる。テンプレートであらかじめ設定された項目を利用しやすいようにカスタマイズしよう。なお、このテンプレートで新規作成できる項目は、選択肢とテキスト、日付だ。フォーム内のすべての設定が終了したら、「次へ」をクリックする。
画6、「ワークフロー設定」では、提出者や閲覧者、毎週、毎月、今回だけの設定か、期限を指定する。すべての設定が終了したら、右上の「公開」をクリックすると、テンプレートが公開される。
情報を入力する。
作成後、フォームを起動して、情報を入力してみよう。入力するには、「更新」アプリまたは「アクティビティ」から操作できる。
画7、作成後、「更新」アプリの「送信」タブの「スケジュール済み」に、更新作業が割り当てられている項目が表示される。これをクリックすると作成したテンプレートに基づいたフォームが起動するので、内容に沿って入力し「送信」をクリックする。送信した内容は「提出内容」に表示される。
画8、同様の操作は、「アクティビティ」に表示されたメッセージからもフォームを表示して送信することが可能だ。
更新結果を確認する。
送信した内容は、「更新」アプリの「レビュー」タブで確認できる。
画9、「更新」アプリの「レビュー」タブの「スケジュール済み」では、送信結果のレポートやその詳細を確認できる。「スケジュール済み」では、送信率などの項目がまとめられている。それをクリックすると、その詳細情報が表示される。「受信済み」には、更新が回答された項目が一覧で表示されている。
