○ 高品質なWeb会議の環境がもたらす大きな効果とは？
Web会議が、ビジネスに欠かせないインフラとなっている。最初はコロナ禍を機に導入した企業が多かったが、実際に使ってみるとWeb会議の利便性は極めて高い。国内外を問わず、遠隔地にいる相手と1日に何度でもミーティングができる。移動の労力とコストを大幅に削減し、生産性を向上させる必須アイテムになっているのだ。
しかし、Web会議が増えるにつれて課題も目立ってきた。マイクやスピーカーの品質が悪いと相手の言葉がよく聞き取れず、お互いのストレスになる。また、会議室で複数のメンバーがWeb会議をする場合は、座る位置によって声が聞こえない人や、姿の見えない人が出てくる。会議の準備と後片づけに時間がかかるため開始時刻より20分も早く会議室に入って準備することも珍しくない。
社内の会議ならまだ良いが、顧客への営業やプレゼンに使うとなると、Web会議システムの品質はビジネスを左右する重大な課題となる。音や映像のクオリティが低いと「ITに弱い会社」という印象を与えかねず、企業イメージにも傷がつく。
そこで最近、オフィスや会議室に高品質なWeb会議システムを導入し、クリアな音と映像で快適なWeb会議環境を整備する企業が増えている。高品質なスピーカー、マイク、カメラを備え、PCがなくてもワンタッチですぐに「Zoom」や「Teams」のWeb会議を始められる。わずかな投資でこれらを実現できるのなら、検討しない手はない。
医療用医薬品とコンシューマーヘルスケアで知られる大鵬薬品工業（東京・千代田）もその1社だ。高品質なシステムによってWeb会議にまつわる課題を解決し、生産性を大きく向上させた。どのようなシステムを、どのようなプロセスで導入したのか。同社の取り組みを紹介する。
ストレスのないWeb会議インフラを求めて。
大鵬薬品工業は、1963年に創業した大塚グループ傘下の製薬会社だ。医療用医薬品とコンシューマーヘルスケアの2分野で事業をグローバルに展開している。医療用医薬品では経口抗がん剤のパイオニアとして知られ、「がん」「免疫・アレルギー」「泌尿器」の3領域で最先端の研究と開発を進める。コンシューマーヘルスケアの分野では、栄養ドリンクや胃腸薬をはじめ、人々の生活に寄り添う製品を製造、販売している。
同社では、業務効率を高めるインフラとして比較的早い時期からWeb会議を導入していた。しかし、使用頻度が上がるにつれ、複数の課題が顕在化してきた。
同社情報システム部 課長の髙橋亮氏は「課題の多くは、会議室で行うWeb会議に関するものでした」と語る。会議のたびに社員がWeb会議用のカメラやマイク、スピーカーなどをキャビネットから取り出し、設置と片づけを行っていた。この作業は非効率なだけでなく、会議の前後に余計な手間と時間を要する。また、会議室の次の利用者を待たせてしまうことが、しばしば起きた。
2021年9月に本社移転が決まり、同社はこれを機にWeb会議の課題解決に動くことにした。社員の時間と労力をムダにしないスムーズなWeb会議の実現、音や映像のクオリティ向上、トラブルの削減などを目指し、2019年頃から、高品質なWeb会議システムの検討を開始した。
部屋ごとに最適な製品を選択、すべての機器をネット経由で容易に管理。
市場にある様々な機器を検討する中で、同社はロジクールの会議室ソリューションに目を止めた。ショールームでの体験や、デモ機による検証などを経て、マイク、スピーカー、カメラの品質の良さに感心したという。
2020年秋、まずは情報システム部と総務部で試験的に導入した。続いて2021年3月には、社長室や役員会議室に設置。直感的で使いやすい操作インタフェースを体験し、経営陣の間でも使いやすいと評判になった。最終的に21の部屋にロジクールの会議室ソリューションを導入した。
ロジクールには、設置する部屋のサイズに応じて複数の製品ラインナップがある。大会議室用の「Rally Plus」、マイク、スピーカー、カメラを一体化してスマートに設置できる「Rally Bar」、小さな会議室やブースにも設置できる「MeetUp」などだ。
大鵬薬品工業では、部屋のサイズや条件に合わせて最適な製品を選ぶとともに、手軽に接続できるタッチコントローラー「ロジクールTap」や、デバイス管理ソフトウェアの「ロジクールSync」を組み合わせて導入した。
「Microsoft Teams Rooms」専用に設定された部屋でも、「ロジクール Swytch」という簡単な接続機器を用いれば、持ち込んだPCにインストールされている他のWeb会議アプリケーションを利用できる。
また、IT管理者としての立場から、同社情報システム部の坂井秀行氏は語る。「ロジクールSyncを導入して、IT管理者が現場に行かなくても、遠隔地から機器の状態を把握でき、必要に応じて現場の社員にフォローを頼めるようになりました。利用者、管理者ともにメリットを感じています」
高品質なWeb会議環境の整備は、投資価値の高い施策になる。
システムの導入後、社員の評価は上々だ。「事前の準備が要らない。ワンタッチでWeb会議を始められ、会議に集中しやすくなった」「会議室を予約すれば、自分のPCを持ち込む必要もなく簡単に会議ができる」「RallyやRally Barの高品質な音響とカメラで、広い会議室でも円滑に会議ができる」などの声が聞かれる。
一般的に、新しいデバイスを導入する際には不安や抵抗感をもつ社員が現れるものだ。しかし、ロジクールの製品は誰でも簡単に操作できるため、特に研修や教育を行う必要はなく、不満もほとんど出なかった。
坂井氏は「大きなメリットは、やはり準備と片づけの手間を解消できたことです。以前のようにトラブルで呼び出されることもなくなりました」と語る。髙橋氏も「新しい機器なので、まずは多く使用して慣れてもらうことが大切。本社で導入効果が確認されれば他の拠点にも展開し、さらなる業務の効率化に貢献します」と抱負を語る。
質の高いWeb会議の環境を整備することで、海外拠点や取引先、顧客との意思疎通は格段にスムーズになる。顧客の印象も良くなり、企業イメージも向上する。そうした数々のメリットを考えると、Web会議システムのリニューアルは非常に価値の高い投資になったと同社は考えている。
