ロバート会議規則（２１）

ビデオ会議
　ビデオ会議では、専用端末あるいはコンピュータ端末（PC等）に参加者を映し出しますが、その映し方に2種類あります。
i) 全会議参加者を映す
ii) 発言している参加者のみ映す（音声起動方式）
　i)の方式では個々の参加者の映像はそれ程明瞭ではありませんが、参加者の反応を見るには役立ちます。ii)の音声起動方式では、発話者の映像は鮮明ですが、会議参加者の反応を見ることはできません。
（ア）ビデオ会議の準備方法
　以下ではビデオ会議を開催するまでの準備の方法を述べます。
i) ビデオ会議の管理方法をつくる
ii) 詳細な議事日程を作成し配付する。また、有用な報告書や背景情報を添付する
iii) 会議の時間を決める（会議場所に時差がある場合、難しい作業になるかもしれない）
iv) ネット接続が切れた場合に備えて、問い合わせ先（電話番号など）のリストを準備する
v) 合意した行動を記録するための「議事録様式」を作る
vi) 構成員が署名し、自身の投票を記録するために各構成員に送付される「承認様式」を作る。この様式は会議に出席した構成員が記入し、議長に返送する
（イ）会議の進め方
　以下に会議中の留意点を示します。
i) 点呼を取ることで会議を始め、全参加者が議長の姿を見、議長の話しが聞こえることを確認する。各構成員に自己紹介することを要求する。これにより、参加した厚生んが見え、彼らの話が聞こえることが確認できる。
ii) 予定された記事日程を確認する
iii) 会議のルールを確認する。とりわけ、各構成員が認識され、発言権を取る方法について確認する
iv) 伝送上の遅延を考慮して、構成員を認識するときはより長い間をとる
v) 名前で構成員に呼びかける
vi) 議論を始めるときは、審議する問題をはっきりと述べる
vii) 各構成員の名前を呼んで、投票を確認する
viii) 明確に会議を閉会する
（ウ）ビデオ会議のエチケット
i) いつもよりはっきりと、ゆっくりと話す
ii) 体の動きを最小限にする
iii) くすんだ色の服を着て、派手な格子縞や縞模様を避ける
iv) 自分がしばらく発言する必要のないときや紙資料をチェックしたり、咳をしたりするときなどは、消音ボタンをおして、会議メンバーに雑音を送らないようにする
（エ）ビデオ会議の議事要件
i) 組織の規約の会議条項などで、ビデオ会議を認めることを明示する
ii) 組織の規約で、FAXで送付された署名も有効であると明示する