ロバート会議規則（２３）

電子メール（Eメール）
　電子メールは、ビジネスマンを中心に必需品になってきています。10代、20代は、Eメールも使用していますがSNSが利用の中心のようです。また、60～70歳代は、SNSよりはEメールを利用しているようです。
　Eメールは、次の３点を特徴とします。
i) 非同期である（Eメールを送る人と送られる人は時間を共有しなくてよい）
ii) 発言が記録に残る
iii) 同報性がある（一斉に大勢の人に同じ内容のメールを送ることができる
　電子会議用のツールとしてみた場合、上記のii)とiii)は、有効な機能ですが、情報共有では非常に大きなメリットであるi)の機能は会議機能としてはデメリットになります。
　会議は、物理的、電子的に構成員が一堂に会して議論をし、結論を出す行為ですから、非同期性は集まっているのかいないのかが判然とせず、会議が成立しているのかいないの不明です。また、ある発言に対する応答のタイミングが固定できませんので、議論がまとまりにくいという側面も出てきます。
　以上のような観点から、Eメールを会議ツールとして利用することは適切ではないと考えます。
　Eメールを会議支援ツールと考えた場合、どのような局面で使用するのがよいのでしょうか。会議の開催通知、議事録送付、議題の背景情報の送付などで利用できます。ただし、暗号化したとしてもEメールの機密保持機能はそれほど強くありませんので、個人情報や組織の機密情母Eメールで送付しべきではありません。
　また、組織はEメールでの利用に関してEメールでポリシーを作成しておくべきです。
　Eメールをと似ていますが、反応の即時性を持たせたチャット機能は会議ツールとして使用できるでしょうか。
私は、肯定的です。Eメールをの非同期を同期に変えたものがチャットですから、チャットは電話会議に似た機能だということができます。ただし、短時間で文章によって自分の意見をまとめたり、他の構成員から提示された意見に応答したりするのはかなりのスキルが必要です。チャットは小規模のスキルを有する人たちの会議（数名）向きでしょう。チャットによる会議運営は、電話会議に準じていいと考えます。

以上で、ロバート会議規則に関する投稿を完了します。（読んでくださった方がいらっしゃったら）ありがとうございました。

ロバート会議規則（２２）

電話会議（音声会議）
　電話会議では、参加している構成員が相互に聞き、実施されるすべての業務に参加できます。
　なお、米国ではすべての州（の議会）で電話会議が合法とされているようです（2005年当時）。
（ア）電話会議の運営の仕方：会議前
　電話会議では、会議前に次のような準備を行います。
i) 会議の運営方法の規則を決める
ii) 電話会議のチェックリストを作る（電話番号が最新であるかなど）
iii) 会議前にすべての構成員に送付される議事日程の様式を作る（議題、議題の順序等）
iv) 合意した行動を正確に記録する議事録様式を作成する
v) 構成員にEメールで送付できるフィードバック様式を作る。これによりメンバーは会議の印象を振り返ることができる
vi) 構成員が署名し、FAXまたはEメールで返送できる「承認様式」を作る
（イ）電話会議の運営の仕方：会議中
　電話会議では次のことに注意して会議を進めます。
i) 点呼で会議を始める（全参加者の名前を呼び、応答するように要請する。このようにすることで、全員が繋がっていることを確認できる）
ii) 次のような規則を再確認する
a) 参加者は、発言する前に自分自身が本人であることを明らかにし、議長に許可を得る
b) 参加者は2分以上話してはいけない
c) 意見を述べたいと思っている人すべてが話し終わるまで2回以上意見を述べてはいけない
d) 新しいメンバーいる場合、そのメンバーをを紹介し、全員が互いに知るようにする
e) 議論を始めるとき、問題を明確に述べる
f) 話している人を追跡し、話していない人に発言を求める
g) 各メンバーの名前を呼び、どのように（賛成か反対か）投票したいかを尋ねる
h) 全メンバーが会議が終了したことを知っていることを確認し、明確に会議を終了する
（ウ）電話会議のエチケット
i) 時間を厳守する
ii)　電話は静かな場所で受ける
iii)　可能であれば有線電話を使う（携帯電話やスピーカーフォンは、周囲のノイズを拾いやすい）
iv)　通話中着信サービスを切っておく
v)　規則で定められているように話す前に名前を言う
vi)　議論に設定された時間制限を遵守する
vii)　他の仕事をするために電話を保留にしない
（エ）正当性の立証
　表決の結果は次のようにしてその正当性を確立します。
i) 電話会議中に取られた行動に対して書面による同意書に署名する（承認）
ii) 行動は次の顔を合わせた会議で承認してもよい
（オ）議事要件
　組織の規約に、電話会議が許可されることが記述されていなければなりません。
（カ）電話投票
　以下は2005年当時の米国の話しですが、参考になります。
　役員会や委員会のメンバーに電話かけて、取るべき行動に関して聞き取り調査をすることは、米国のどの州でも禁止されている。これは、グループで検討するという会議の重要な部分が失われているからである。各メンバーは、正規の会議で行われる考え方の交換に基づいて意思を決定すべきである。

ロバート会議規則（２２）

電話会議（音声会議）
　電話会議では、参加している構成員が相互に聞き、実施されるすべての業務に参加できます。
　なお、米国ではすべての州（の議会）で電話会議が合法とされているようです（2005年当時）。
（ア）電話会議の運営の仕方：会議前
　電話会議では、会議前に次のような準備を行います。
i) 会議の運営方法の規則を決める
ii) 電話会議のチェックリストを作る（電話番号が最新であるかなど）
iii) 会議前にすべての構成員に送付される議事日程の様式を作る（議題、議題の順序等）
iv) 合意した行動を正確に記録する議事録様式を作成する
v) 構成員にEメールで送付できるフィードバック様式を作る。これによりメンバーは会議の印象を振り返ることができる
vi) 構成員が署名し、FAXまたはEメールで返送できる「承認様式」を作る
（イ）電話会議の運営の仕方：会議中
　電話会議では次のことに注意して会議を進めます。
i) 点呼で会議を始める（全参加者の名前を呼び、応答するように要請する。このようにすることで、全員が繋がっていることを確認できる）
ii) 次のような規則を再確認する
a) 参加者は、発言する前に自分自身が本人であることを明らかにし、議長に許可を得る
b) 参加者は2分以上話してはいけない
c) 意見を述べたいと思っている人すべてが話し終わるまで2回以上意見を述べてはいけない
d) 新しいメンバーいる場合、そのメンバーをを紹介し、全員が互いに知るようにする
e) 議論を始めるとき、問題を明確に述べる
f) 話している人を追跡し、話していない人に発言を求める
g) 各メンバーの名前を呼び、どのように（賛成か反対か）投票したいかを尋ねる
h) 全メンバーが会議が終了したことを知っていることを確認し、明確に会議を終了する
（ウ）電話会議のエチケット
i) 時間を厳守する
ii)　電話は静かな場所で受ける
iii)　可能であれば有線電話を使う（携帯電話やスピーカーフォンは、周囲のノイズを拾いやすい）
iv)　通話中着信サービスを切っておく
v)　規則で定められているように話す前に名前を言う
vi)　議論に設定された時間制限を遵守する
vii)　他の仕事をするために電話を保留にしない
（エ）正当性の立証
　表決の結果は次のようにしてその正当性を確立します。
i) 電話会議中に取られた行動に対して書面による同意書に署名する（承認）
ii) 行動は次の顔を合わせた会議で承認してもよい
（オ）議事要件
　組織の規約に、電話会議が許可されることが記述されていなければなりません。
（カ）電話投票
　以下は2005年当時の米国の話しですが、参考になります。
　役員会や委員会のメンバーに電話かけて、取るべき行動に関して聞き取り調査をすることは、米国のどの州でも禁止されている。これは、グループで検討するという会議の重要な部分が失われているからである。各メンバーは、正規の会議で行われる考え方の交換に基づいて意思を決定すべきである。

ロバート会議規則（２１）

ビデオ会議
　ビデオ会議では、専用端末あるいはコンピュータ端末（PC等）に参加者を映し出しますが、その映し方に2種類あります。
i) 全会議参加者を映す
ii) 発言している参加者のみ映す（音声起動方式）
　i)の方式では個々の参加者の映像はそれ程明瞭ではありませんが、参加者の反応を見るには役立ちます。ii)の音声起動方式では、発話者の映像は鮮明ですが、会議参加者の反応を見ることはできません。
（ア）ビデオ会議の準備方法
　以下ではビデオ会議を開催するまでの準備の方法を述べます。
i) ビデオ会議の管理方法をつくる
ii) 詳細な議事日程を作成し配付する。また、有用な報告書や背景情報を添付する
iii) 会議の時間を決める（会議場所に時差がある場合、難しい作業になるかもしれない）
iv) ネット接続が切れた場合に備えて、問い合わせ先（電話番号など）のリストを準備する
v) 合意した行動を記録するための「議事録様式」を作る
vi) 構成員が署名し、自身の投票を記録するために各構成員に送付される「承認様式」を作る。この様式は会議に出席した構成員が記入し、議長に返送する
（イ）会議の進め方
　以下に会議中の留意点を示します。
i) 点呼を取ることで会議を始め、全参加者が議長の姿を見、議長の話しが聞こえることを確認する。各構成員に自己紹介することを要求する。これにより、参加した厚生んが見え、彼らの話が聞こえることが確認できる。
ii) 予定された記事日程を確認する
iii) 会議のルールを確認する。とりわけ、各構成員が認識され、発言権を取る方法について確認する
iv) 伝送上の遅延を考慮して、構成員を認識するときはより長い間をとる
v) 名前で構成員に呼びかける
vi) 議論を始めるときは、審議する問題をはっきりと述べる
vii) 各構成員の名前を呼んで、投票を確認する
viii) 明確に会議を閉会する
（ウ）ビデオ会議のエチケット
i) いつもよりはっきりと、ゆっくりと話す
ii) 体の動きを最小限にする
iii) くすんだ色の服を着て、派手な格子縞や縞模様を避ける
iv) 自分がしばらく発言する必要のないときや紙資料をチェックしたり、咳をしたりするときなどは、消音ボタンをおして、会議メンバーに雑音を送らないようにする
（エ）ビデオ会議の議事要件
i) 組織の規約の会議条項などで、ビデオ会議を認めることを明示する
ii) 組織の規約で、FAXで送付された署名も有効であると明示する

ロバート会議規則（２０）

電子的会議規則の紹介
　ここからは、厳密には「ロバート会議規則」ではありません。ロバートの会議規則の（私が持っている）最新版には、電子的会議の記述はありません。また、「民主主義の文法」にもその記述はありません。私が持っている「Robert’s Rules in Plain English Second Edition」に記述があります。ここでは電子的会議でロバートの会議規則を適用するにはどのようなことに注意を払うべきかということを話していきます。
　今や新型コロナウィルスの蔓延もあり、電子的に会議をすることが当たり前になってきました。多くの方がもう既に電子的会議を何回も経験していらっしゃると思います。
　ここでは、「Robert’s Rules in Plain English Second Edition」をベースに、電子的会議をロバートの会議規則を念頭に整理していきます。ただし、「Robert’s Rules in Plain English Second Edition」も2005年の出版ですから、そこから時代が進み、技術が格段に進歩しています。そこで、「Robert’s Rules in Plain English Second Edition」を私の知識で補いながら、記述を進めていきたいと思います。
（ア）電子的会議の種類
　電子的会議の種類には次のものがあります。
i) ビデオ会議
ii) コンピュータ会議
iii) 音声会議
　以下、それぞれを説明します。
a)　ビデオ会議
　いわゆるTV会議です。画像を映しだせる機器を使って相手の顔や会議場の様子が見える会議の形態です。以前は専用端末や専用のネットが必要だったりしましたが、現在はインターネットを使ってPCやスマホでビデオ会議が実施可能です。従前のビデオ会議では、会議資料を郵送、FAX、ネットで別送しなければなりませんでしたが、現在ではネットで共有することが普通になっています。
　皆さんも、Zoom、Webex、Skype等で相手の顔が見えるビデオ会議を経験されていると思いますが、この形態のビデオ会議は、2つ目の「コンピュータ会議」の1部となっています。
b)　コンピュータ会議
　コンピュータ端末を使ったビデオ会議と表現してもよいと思います。コンピュータ端末には、PC、スマホ、タブレット等があります。コンピュータ間をつなぐネットワークは現在ではインターネットの利用が大半です。
　コンピュータ会議の最大のメリットは、会議資料を瞬時に会議参加者と共有でき、会議資料を画面に表示して会議ができることです。
　コンピュータ会議では、チャットと呼ばれるテキストベースの通信機能を具備しているものがあり、この機能を使うことにより、他の会議参加者の邪魔をすることなく、特定の会議メンバー（議長であることもあります）と情報交換ができるメリットがあります。私の経験では、Webexで授業をし、質問や意見を私宛てのはチャットで募ると、顔を合わせた授業より多くの質問、意見が寄せられました。チャットのメリットの1つを物語っていると思います。
　インターネットを使ったコンピュータ会議は（短時間、長時間）接続が失われてしまうことがあり、その点に注意が必要です。
c)　音声会議
　電話会議といってよいと思います。電話回線を使って会議メンバーと接続し会議を行う方法です。電話回線の代わりにインターネットを使う音声会議もありますが、あまり使われていないようです。
　この会議では、資料は郵送、FAX、ネットで別送しなければなりません。
　音声だけの会議はあまりメリットが多くないと考える方もいらっしゃると思いますが、手軽で意外と有効な会議方法です。
（イ）電子的会議のメリット
　「Robert’s Rules in Plain English Second Edition」には、以下に示す電子会議のメリットがあげられています。これはその通りだと思います。
i) 大規模な国内会議、国際会議のコストを低減できる
ii) 単純な問題解決、情報共有、手順的な課題等に有効である
iii) 時間的制約、天候の問題、交通問題等で会議に参加できない構成員が会議に参加できるようになる
iv) よく準備され十分な機能をもつ電子会議では、顔を合わせて行う会議より全構成員が会議に参加することが多くなる
（ウ）電子会議のデメリット
「Robert’s Rules in Plain English Second Edition」には、以下に示す電子会議のデメリットがあげられています。技術的障害、機器の障害が起こることがある
i) 非人間的であり、容易な人間関係の雰囲気を築きにくい
ii) 交渉を必要とするような複雑な問題の決定が難しい場合がある
iii) 構成員全員が電子会議のスキルを持っているとは限らない
iv) 生産的な会議には構成員のより多くの準備が必要である
v) 会議参加者の発言順序の指定など、会議場をコントロールすることが難しい場合がある
ii)は、顔を合わせて行う会議とうまく組み合わせることで回避することができます。iii)は会議の運営法で回避できると思います。v)は、端末の起動、ネットワークの確認、資料の到着確認などの準備が必要ですが、慣れによりそれ程面倒なことではなくなると考えます。
（エ）電子会議を導入する上での留意点
　「Robert’s Rules in Plain English Second Edition」には、以下に示すことが記述されています。電子的会議と会議規則の関係に言及しています。
　「グループで行う全ての種類の意思決定を支える民主主義的な原理を守ることが極めて重用である。電子会議は人々をつなげるが、グループの意思疎通や意思決定の複雑さを変えるわけではなく、むしろ悪化させることもある。技術が提供するすべてのメリットを享受する一方で、構成員は電子会議が自分たちの組織にとって邪魔するものか支援するものかを自分たちで評価しなければならない。顔を合わせて行う会議のメリットを低く評価しないことが重要である。次のような言葉がある。『仮想新婚旅行がリアルな新婚旅行を置き換えたら、仮想会議がリアルな会議を置き換える。』」
　上で言う仮想とは、電子的に実現されるという意味です。上の文章で重要なことは、①電子会議の評価は自分たち自身で行うことと、②顔を合わせる会議を低く評価しないことという2点です。①は会議は組織ごとにかなり違いますので、その組織の実情に合わせて考えるべきだということです。
（オ）会議からの要求事項
　議事規則は、「意思決定は、正式に招集され定足数を満たす会議で出席している構成員の過半数で決定されなければならない」、と定めています（なお、「出席している構成員の過半数」は、正しくは、「出席している構成員が投じた票の過半数」です）。議事規則は、顔を合わせて行う会議を前提に造られています。電子会議は、従来の顔を合わせて行う会議とは大きく異なっています。このため、先の議事規則を満たすために、電子的会議は次の議事要件を満たす必要があります。
i) 組織の規約に電子的会議の開催を認める条項があること
ii) 適切な会議開催通知がなされること
iii) 定足数を満たす構成員が出席していること
iv) 各構成員が自分の意見を述べる機会と他の構成員の意見を聞く機会が与えられていること
v) 電子会議での投票を確認するために、法的な投票は書面による承認によって入手できること
　i)、ii)、iii)は、組織が認める正規の会議であり、その開催要件を満たしていること、iv)は顔を合わせて行う会議と同じように構成員全員が会議で意見を言えること、最後にv)は、法律に関わるものは表決の確認手段があることを要求しています。
（カ）電子会議に要求される特別規則
　民主主義的な会議の進め方を保証するために次のような特別な規則を設ける必要があります。
i) 構成員定足数を確認する手段
例：議長が全構成員の名前を呼ぶ
ii) 審議（討議）のための規則
例：全員が話す機会を与えられたことを確認するまでは、構成員は1回しか発言できない。
iii) 発言権の獲得方法
例：「議長、〇〇（名前）です。発言を求めます」と発言し、議長が指名するまで待つ
iv) 投票方法と確認方法
例：議長が名前を呼び、賛成か反対かを問う。当然秘密投票はできない
v) いつ、どのようにして電子会議を開くかの基準をつくる
　技術が進んだ現在、i)及びiv)は電子的な方法が可能であり、秘密投票も可能であると考えます（電子的に本人が投票したことが確認できてかつ投票内容は秘匿する）。しかし、簡易な会議システムを使用する場合は、機能は限られており、そのようなことができず、上記は今日でも重要なことです。
（キ）電子会議を導入する場合に考慮すべきこと
　電子会議での会議の実施を検討する場合、次のことを考慮すべきです。
i) 構成全員が電子会議に違和感を持っていないか
ii) 全構成員がコンピュータ（PC）を操作でき、電子メール（Eメール）アドレスを持っているか
iii) 当該問題について、電子会議が最も適した方法か
iv) 問題は、顔を合わせて行う会議で十分に議論すべきではないか
（ク）どこから始めるか
　それ程議論が必要ないか、議論が全く必要のない情報共有、あまり重要でない事項、ルーティン的な事項から電子会議を始めるとよいと思います。これがうまくいけばより重要な問題を電子会議で行うっことを試みたらよいでしょう。