部下に仕事を任せるときには、その業務事項ごとに「業務マニュアル」を確立していれば上司も指示しやすい。業務引継ぎの時には担当者＆上司が確認の上、更新・改訂措置を講じた後、後任者へ引き渡せばよいのです。さらに文書をデジタル化、庁内ネットワークに格納された資料としていれば、端末パソコンでの閲覧が可能となり、汎用性が広がります。
しっかりと「業務マニュアル」を実務に取り入れることが、実は業務の効率を上げる大きな手段です。職員の配置転換が定期にあるが、庁内ネットから担当する「業務マニュアル」を閲覧・学習すれば、習得時間を短縮でき、実行しているうちに、意外と改善点に気づかされることもあります。
町のメール窓口に送信しても、全く返信が無いという事態に複数回見舞われて、住民から受信した郵便物、メールに対応する「接遇マニュアル」の閲覧を申し込んだが、『（接遇については、研修を行うなどで対応しており、）マニュアルは策定していません。』との返事を得たことがある。窓口の基本的なマニュアルも無いとは、一事が万事だと考えてしまいます。
10時に面談約束の課長が離席していて、課員が手前の階段を上がって奥の階段を降りて巡回しても、その所在を掴めていない。ネットワーク端末画面で幹部の所在場所とか会議室空きの有無表示で確認すればバタバタと走る必要は無い、無駄足です。接遇マニュアル基本編として、ネットのサイボウズ・メニューを使いこなしてよ！と指摘しておきます。
年明けに、確定申告での社会保険料の控除処理するため、国保保険料の納付額証明書を税務窓口で発行してもらった。申告書類を作っていて、介護保険料も控除申告出来ることが分かった。自転車で20分白髪をなびかせて!!税務窓口に再訪したが、介護保険料証明書発行は健保窓口だった。この時期確定申告用と告げたのだから、窓口一つにしておく、あるいは職員が隣の窓口を紹介してくれていれば、40分の無駄走りをしなくて済んだ。その旨伝えたが、対応マニュアルはもう出来ただろうか？町長が説明なさる横断組織が実際に機能する必要性は、こういうところにあるのです。
ホームページの年度公開資料「睦沢町職員給与等を公表します」では、平成25年度だけ別書式になっているが、制作者は大いに時間を費やしただろうし、年度推移を見ているまちみるにとっては迷惑でしかない。小さな親切大きなお世話って感じます。公表資料作成業務手順が確立していないことが分かります。
議会では、以前にマニアスプレッターの納期遅れ、南川橋の工期遅れの件、ほか度々町長がお詫びして幕引きの場面があった。これなど、Checkが入れば、Actionに繋ぐという流れでCritical Path Methodを取り入れて、ガントチャートレベルから脱した工期・工程管理のステップアップが可能です。5級以上の職員には必須観念・技術ですから、スマートウェルネスタウン事業の工期管理に生かしてほしい。
昇級試験には、担当業務のマニュアルの問題点、改善点を述べ・記述させるなどの実利的効用があり、受験者には基礎点を付加して動機付けに働くこともあります。今からすぐにでも、引継ぎ簿・書類を集め、書式を決めて書き起こせば、業務別基本的な業務マニュアルが出来る筈、出来ない職員は昇進が遅くなるとか…
