町議会は、住民が選出した議員たちが、住民が選出した町長をトップとする町行政執行部と共に、住民のためにより良い環境作りのために、切磋琢磨して論議する場となっている。議員は住民からの負託を受けているので、定例会議での一般質問に立って、住民を代表して疑問を質し、執行事実に対する町当局の見解を糺す、などを期待されている。
今次議員になって、５回の定例議会が済み、一般質問をしてきた議員の実態をまとめてみよう。
評点は13人の議員で第一席質問者は13点、第４席質問者には10点加点をして、定例議会５回の一般質問者に評点を付けた。一般質問をしなかった議員は４人で評点はゼロです !!! 議員定数を10人にすれば好い、と感じませんか？
子供が大きくなって、それぞれに家庭を持ち孫が出来ると、インターネット加入プロバイダーのメーリングリスト(ＭＬ)サービスを利用し、一つの家族・グループアドレスを設定して、仮想家族会議を持てます。学生時代の同窓、現在の趣味仲間についても同様に、ＭＬを利用し、重宝しています。
役所庁内ネットを活用すれば、「会議室」とか「プロジェクト」のタグの中に、各メンバーアドレスを登録して独自のグループ会議を持てる。民間では20年以上も前から、プロジェクトチーム運営の必需ツールだが、睦沢町役場には、その活用を確認できない。朝・晩にメールチェックをして、意見を書き込めばメンバー全員に確認されて、誰が閲覧していないかも確認できます。
会議室に集合して会議をするのはごく少なくして、そのかわりメンバーに１日２回のメールチェックを義務付けて、日常的に議事を進める、これに慣れることが肝要です。プロジェクトリーダーに３~５%アップ、意見のない人は０査定の人事評価加点制度を取れば、参加メンバーには励みになる。
意見参加のないメンバーは半期単位で見直しメンバーチェンジが好い。どういうプロジェクトがどのようなメンバーでいつまでに終える予定なのかを、端末機からは庁内誰もが閲覧出来るとよい。横断的思考に恵まれた職員なら、自ら参加を希望することもできる、複数のプロジェクトに参加したい、参加できるメンバーも居るだろう。
睦沢町職員提案規程第７条２では「採択された提案は、その内容を公表する」ことになっているが、ホームページでは見たことがないので、規程からして冬眠していると見受けられる。例えば「庁内の美化」「住民からのクレーム減少対策」「業務手順書（マニュアル）の作成」などの職員提案があれば、その提案者をリーダーにして「プロジェクト」を立ち上げてメンバーを募れば動き出します。
「業務手順書（マニュアル）の作成」は格好の「バーチャル会議」に適したテーマでしょう。リーダーのリード次第で驚くほどの成果が出ます。成功体験を積むほどに、うまく回り出すのが、「バーチャル会議」の良いところです。「庁内の美化」など、女性職員が張り切れるテーマに見えます。「３過多経費の節減」チームプロジェクトを副町長がリーダーで立ち上げれば、合理的に事が運びそうだと夢想してしまいます。
典型的な組織として、命令系統で動く階層組織（ヒエラルキー）と、調整者がリーダーになる網状組織（ネットワーク）を念頭に置くと、「バーチャル会議」技術はメールを駆使して網状組織をそのまま支援している。メールでの発言はＳＮＳに見られるように、時系列に記録は残るし、そのまま、電子文書として記録が出来る。階層組織においても、事務処理の“伺書”電子文書として電子印鑑を使い、処理のスピードアップになる。応用技術は多数見つかるでしょう。
例えば町の職員提案規程に定められた提案者は“1級から3級までの職務の級にある者”となっており、いまだ提案の無い制度を有効にするには、階層組織が職位にこだわるのであれば６級まで枠を広げることが大事でしょう。もっぱらメールを使う網状組織なら、住民からの提案をメールで受けて、職員に限定することにこだわらぬ規程にすれば、実効が顕れること、間違いなしです。
仮想会議技術は、慣れるほど、使いこなすほどに活用が広がり、従来の文書事務には出来なかった分野に拡張して、対外的にも応用できます。こうした技術に慣れるようにして、主査クラスの職員の自覚と養成・実践が他の職員の蒙を拓くことが大事です。何よりも大事なのは、町長の意識です。
以前に述べた専決事項の記述がある。その内容を再現すると【私が指摘する問題点は、いずれは公表する職員数とか、議事内容についての問い合わせのメールをしたときに、私まちみるへの回答をするか否かの可否について町長へ決裁を求めたことにより、余分な伺い書、押印が発生していることです。いわば無駄な業務なのに、疑念を持たずに職員が捺印ベタベタ邁進していることには驚いてしまう。】
返信の来ないメールが、送信先（まちづくり課長あて）でどのように扱われているかを知るために、公文書開示請求を行ない、意見内容は「地元団地内側溝の蓋について」の“重要でない事項の回答及び報告”レベルの意見書でしたが、スルリと町長決裁まで文書が届いている。その決裁が(1)受信メールに応じる必要なし (2)メール受信通知の送信すべきでない (3)本件についての電話には応対しない というまちみるとの過去事案内容の踏襲であって、返信の無かった理由が300円 の手数料を支払って判明しました、ひどい話です。
【事務取扱規程に各課長の事務専決－第7章(2) 定例に属し、かつ、重要でない事項の指令、通知、申請、届出、紹介、回答及び報告に関すること。とあります。課長の事務専決事項については町長への決裁を求めず、また町長は伺い書が来ても課長へ差し戻すなどが事務効率向上には必要な措置です。専決事項の励行は、かくも重要な背景があります。
議会の許諾を予め受けた災害への対応に関わるような町長専決事項の励行は、議会へ報告を要するとしても、早く対応が取れるという点で、重要な業務対応体制に違いありません。日常業務の多い職員にとってもその重要性は変わりません。コンプライアンス（法令順守）精神の発揮は、上司のあやしい命令に対する正しい法規判断の涵養に繋がります。】
住民からの簡単な問い合わせ・意見について町長へ決裁を求めるという異様さには、職員の法令順守精神が見られません。専決事項は任された職員が自己責任で決定・実行したのち、後刻上司に状況報告する、これが法令順守なのです、業務遂行がスピードアップします。上司は部下の法令順守精神を鍛える責任・権限をきちんと果たしてください。
住民票等証明書の請求については、窓口職員の判断で発行している場面を見かけ、判断基準に合わないケースについては上司とか法令に照らしてでも、スムーズに業務遂行が可能です。専決事項に収まるか否かの判断が出来ないときに、上司伺いになるものでしょう、その仔細をマニュアルに記載して強化・改訂するのです。
上述の公文書開示請求を平成28年度に行っている。平成27年度に行った、自分の送信メールがどういう完結文書になったか、他を3件開示請求をしたが、法令で決められた公開を果たさず、平成26年度だけの公開になっている。この4月を過ぎれば平成28年度分をH27と併せ、法令順守して公開してほしい。集計した数字と、過去例から主査補でこなせる総務課長専決事項範囲の仕事でしょうから、町長まで決裁を上げないで、公開処理をしてほしい。
部下に仕事を任せるときには、その業務事項ごとに「業務マニュアル」を確立していれば上司も指示しやすい。業務引継ぎの時には担当者＆上司が確認の上、更新・改訂措置を講じた後、後任者へ引き渡せばよいのです。さらに文書をデジタル化、庁内ネットワークに格納された資料としていれば、端末パソコンでの閲覧が可能となり、汎用性が広がります。
しっかりと「業務マニュアル」を実務に取り入れることが、実は業務の効率を上げる大きな手段です。職員の配置転換が定期にあるが、庁内ネットから担当する「業務マニュアル」を閲覧・学習すれば、習得時間を短縮でき、実行しているうちに、意外と改善点に気づかされることもあります。
町のメール窓口に送信しても、全く返信が無いという事態に複数回見舞われて、住民から受信した郵便物、メールに対応する「接遇マニュアル」の閲覧を申し込んだが、『（接遇については、研修を行うなどで対応しており、）マニュアルは策定していません。』との返事を得たことがある。窓口の基本的なマニュアルも無いとは、一事が万事だと考えてしまいます。
10時に面談約束の課長が離席していて、課員が手前の階段を上がって奥の階段を降りて巡回しても、その所在を掴めていない。ネットワーク端末画面で幹部の所在場所とか会議室空きの有無表示で確認すればバタバタと走る必要は無い、無駄足です。接遇マニュアル基本編として、ネットのサイボウズ・メニューを使いこなしてよ！と指摘しておきます。
年明けに、確定申告での社会保険料の控除処理するため、国保保険料の納付額証明書を税務窓口で発行してもらった。申告書類を作っていて、介護保険料も控除申告出来ることが分かった。自転車で20分白髪をなびかせて!!税務窓口に再訪したが、介護保険料証明書発行は健保窓口だった。この時期確定申告用と告げたのだから、窓口一つにしておく、あるいは職員が隣の窓口を紹介してくれていれば、40分の無駄走りをしなくて済んだ。その旨伝えたが、対応マニュアルはもう出来ただろうか？町長が説明なさる横断組織が実際に機能する必要性は、こういうところにあるのです。
ホームページの年度公開資料「睦沢町職員給与等を公表します」では、平成25年度だけ別書式になっているが、制作者は大いに時間を費やしただろうし、年度推移を見ているまちみるにとっては迷惑でしかない。小さな親切大きなお世話って感じます。公表資料作成業務手順が確立していないことが分かります。
議会では、以前にマニアスプレッターの納期遅れ、南川橋の工期遅れの件、ほか度々町長がお詫びして幕引きの場面があった。これなど、Checkが入れば、Actionに繋ぐという流れでCritical Path Methodを取り入れて、ガントチャートレベルから脱した工期・工程管理のステップアップが可能です。5級以上の職員には必須観念・技術ですから、スマートウェルネスタウン事業の工期管理に生かしてほしい。
昇級試験には、担当業務のマニュアルの問題点、改善点を述べ・記述させるなどの実利的効用があり、受験者には基礎点を付加して動機付けに働くこともあります。今からすぐにでも、引継ぎ簿・書類を集め、書式を決めて書き起こせば、業務別基本的な業務マニュアルが出来る筈、出来ない職員は昇進が遅くなるとか…
「危うい職員定員管理」で定数維持はともかく、事務部局の実職員数を増やすための布石が出来たことを示しました。しかし、小学校統合に際して教員数に余裕が出来て、教育職から行政職に移る職員に現給保障の異動を実施出来れば、実職員数を増やさずにすむことが可能になる。これが実現できれば当町公務員の柔軟性を見てとれる。異動先の業務手順書（業務マニュアル）が、庁内ネットワークに完備・常備されていれば、早く仕事が出来るようになります。
転職サイト「ミドルの転職」調査結果（読売新聞170204）
によると、仕事の生産性を最も妨げるものは、「業務量の過多」や「長い打ち合わせ」「会社の生産性向上への意識が低い」で弱点が分かる。生産性を上げる手段としては「労働時間と業務量を記録し、細かく評価する」「メールやテレビ会議の活用など社外のやりとりの効率化」などと改善の力点が分かる。
業務に不慣れな場合には業務量を過多と感じやすい。工作・制作の場合にベテラン職人は手早いが初心者はそういかない。窓口業務の業務マニュアルにも事欠く現状では、新人は五里霧中で負担を感じやすい。他の複雑業務ではなおさらのこと、年数ベテラン職員でも大変さを味わうことになる。①業務マニュアルを完備しよう。無駄時間の発生、独りよがりが激減します。
各係に与えられている②専決事項を忠実に励行すること。些細なことにまで町長決裁を求めている職員が多い、という実態を体験したので痛烈に感じる。これなどは係あるいは班長が先決権限で決定して業務処理を行い、上には報告を上げるが課長・副町長どまりで終結を図れる事案も多いでしょう。順法意識（コンプライアンス）の高い職員が忠実に励行するものです。
横断組織に目覚めた職員は、ネットワークの中でプロジェクト会議を設定して、メールでの時間差発言を行う、③バーチャル会議技術を特に磨いてほしい。70名にも満たず、多年顔合わせのある職員同志なら、都度会議室会議の開催にとらわれることなく、ネットワークで打ち合わせ慣れることで、輻輳するプロジェクトに対応できます。
退職者数よりも採用者数を抑えながら①～③の方策しっかりと身に付ければ、神崎・御宿・鋸南町並みに、職員の生産性アップが可能になります。実職員数の増員をしばらく封印してください。3つの方策をさらに詳述しましょう。
