領収書の保存方法（税務調査ですみやかに提示）

税務調査では出金の事実と内容を証明する証拠書類として、必ず領収書を確認されます。税務調査で調査官が求める領収書がなかなか見つからず、冷や汗をかいた人もいることでしょう。

調査官は、一定の母集団から必要な領収書をリストアップします。調査官が求める領収書を速やかに提示できるようにするには、その母集団に関連付けて領収書を保存しておかなければなりません。

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領収書は、あとから探すときのことを想定して保存しなければなりません。

◆総勘定元帳から領収書をたどる

領収書は総勘定元帳と関連付けて保存しておけば探しやすいです。

交際費勘定の総勘定元帳に、「平成２９年２月１０日、レストラン○○で△△氏と会食、３２，４００円」と記載されているとします。この領収書を探す場合、領収書がバラバラに箱に詰められた状態では探すのに相当苦労します。ですから、領収書は日付順に保存しなければならないのです。

◆総勘定元帳の日付と領収書の日付が異なる場合

総勘定元帳の日付と領収書の日付が異なる場合があります。例えば、出張旅費の精算をする場合です。出張旅費の精算は出張から帰ってからになりますので、領収書の日付よりも総勘定元帳の日付のほうが遅くなります。その場合は、出張旅費の領収書に精算日を明記しておく必要があります。

小さい会社の場合には、代表者が立替払いをしておき、後日、精算するということがあります。このような場合も、総勘定元帳の日付と領収書の日付が異なりますので、同じ要領で処理します。領収書には「出金日＝総勘定元帳の日付」を明記しておきます。

◆請求書の日付と領収書の日付

請求書の日付と領収書の日付は異なることが通常です。この場合、費用の計上日と代金の支払日で考えなければなりません。

費用は請求書の日付で総勘定元帳に記載します。総勘定元帳には「平成２９年１月２０日、○○商店より、仕入れ２００，０００円」といった具合に表示されます。

代金の支払いは領収書の日付で総勘定元帳に記載します。総勘定元帳には「平成２９年２月２８日、○○商店の仕入代金２００，０００円の支払い」といった具合に表示されます。

この場合の領収書も日付順に保存します。

★領収書の紛失防止
領収書は紛失を防止するため、スクラップブックや台紙（複数枚を紐で束ねます）に貼り付けます。あまりにも多くの枚数を重ねて貼るとめくりにくいですので注意が必要です。

★領収書を分類する
領収書の枚数が増えてくると、領収書を、月別、支払方法別（現金払い、振込み払いなど）、支払先別などに分類することも必要になってきます。

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●経費の勘定科目別に領収書を保存する（総勘定元帳を作成していない場合）

個人事業者で総勘定元帳を作成していない場合には、領収書を経費の勘定科目別、日付順に保存しておきます。調査官は、青色申告決算書あるいは収支内訳書の損益計算書に記載された必要経費の勘定科目の中から、検討すべき事項を決めますので、調査官から指示された勘定科目の領収書の「束」を見せればよいです。

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