経営情報（仕事の進め方 part1）

今回から「仕事の進め方」について整理します。
比較的取っ付き易いところなので簡単にまとめる程度にします。

情報化の推進を行う上でまず「自部門の位置付けを理解すること」が必要になります。

【自部門の位置付けの理解】
まず企業全体の組織体制を把握し、自部門がどのような位置付けにあるのか理解することが重要です。
（企業の組織形態）
企業の組織形態の例として、機能別組織、事業部制組織、ラインアンドスタッフ組織などがあります。
具体的には企業経営理論のところで触れますが、これらの組織形態を把握し、自部門の位置付けを確認します。

【自部門の仕事の把握】
（業務内容についての調査）
業務内容を把握するうえで収集すべき情報には以下のようなものがあります。
①自部門の仕事内容、担当者の処理に要する時間
②自部門で利用されている帳票類や伝票、作成に要する時間
③各帳票類のデータ項目

（調査の種類）
①資料収集
業務に関する文献、規定、マニュアル、計画書、報告書、伝票 などを収集し理解する方法。
・メリット
説明や言葉だけでは理解できないことも、文書によって 具体的なイメージが持てる
・注意点
文書類が最新のものであり、現状に即したものであるかを 確認しておく

②ヒアリング・インタビュー調査
業務担当者に直接面接して、あらかじめ用意した質問を 中心に聞き取り、いろいろな情報を収集する方法
・メリット
他の方法より、柔軟な発想を得やすい
・注意点
時間の浪費にならないよう、インタビュー内容と手順についての十分な検討が必要

③アンケート調査
現場の担当者に業務に関するアンケートを送り、 質問に沿った内容で事実を記入させる方法
・メリット
調査項目に対し、質問に沿った内容で事実を記入させること ができる
・注意点
質問の内容が、誤解を招くことがない的確なものであること。
質問内容、質問方法・質問の範囲に注意すること。

④直接観察法
仕事の具体的な手順を把握するため、一定期間各部署において業務処理を観察、勉強する方法
・メリット
実際の業務処理を見ることによって実務上の 情報収集ができる
・注意点
現場の雰囲気に飲み込まれて客観的立場を失わないように注意する必要がある


次回も仕事の進め方について整理します。