○ Microsoft Bookings（以下、Bookings）には、「個人用予約ページ」という機能がある。これは、個人の予定を公開して他のユーザーに予約してもらう機能だ。例えば、ある部署の部長が部下と面談するときに、あらかじめ会議予定を作って、部下に都合のよい時間に予約を入れてもらうといった使い方ができる。
今回は、この個人用予約ページを紹介する。
なお、本連載ではMicrosoft 365 Business Standardのプランで、主にWebブラウザー経由で動作を確認している。Officeやアプリのバージョンや仕様変更によっては、ここで説明する機能が使えない場合や画面が異なる場合がある。
個人用の予約ページを作成する。
個人用予約ページは、Outlookの予定表と連動した機能で、他のユーザーにOutlookの予定表で空いている時間（既に予定が入っている日時を除いたOutlookで設定した稼働時間内）から日時を選んで予約してもらえる。予約ページはBookingsのほか、Outlookの予定表からも表示できる。
例えば、画面のような使い方が可能だ。
画1、部長が30分と45分の2種類の個人面談予定（＝会議予定）を作成し、その予約ページにアクセスできるリンクをメールなどで部下に知らせる。部下は予約ページを表示して、「使用可能時間」から自分の好きな日時を選択して面談日程を設定する。「使用可能時間」には、部長のOutlookの予定表で空いている時間が表示される。なお、会議予定は1種類でも構わない。また、同じ予約ページを複数の部下に送ってそれぞれに日程を設定してもらうこともできる。その場合、設定された予約は予定表に反映され、重複しないようになっている。
実際に個人用予約ページを作成してみよう。
画2、Bookingsを起動すると、「個人用予約ページ」と「共有予約ページ」が表示される。今回は「個人用予約ページ」を確認してみよう。画面上部の右側の「マイ予約ページへ」をクリックする。
画3、個人用の予約ページは、公開または非公開の会議予定が作成できる。この画面はOutlookの予定表の「マイ予約ページへ」からも起動できる。
公開用の会議予定を作成する。
会議予定は公開用（パブリック）または非公開のものが作成できる。基本的な操作方法は同じだ。
作成するには、「公開」の右側の「＋」をクリックする。「新しい会議の種類」画面で、会議予定のタイトルや説明、時間などを指定する。
予約ができる時間帯はOutlookであらかじめ設定している時間を使用する。独自の時間帯を使用したい場合は、「スケジュールのカスタマイズ」の「自分の通常の会議時間を使用する」部分をクリックして「カスタムの予約可能時間帯を使用する」を選択して指定する。
画4、「公開」の右側の「+」をクリックし、表示された「新しい会議の種類」画面で、タイトルや説明、時間などを指定する。Teamsでのオンラインミーティングを利用するには、「Teams会議」をオンにする。時間は15分単位で指定が可能だ。公開する会議予定は、「パブリック」が選択された状態になる。
画5、「スケジュールのカスタマイズ」の「自分の通常の会議時間を使用する」はOutlookの予定表で設定している「勤務時間と場所」の時間帯が使用される。「詳細オプション」（表示後は「詳細オプションの非表示」に変わる）をクリックすると、会議前後にバッファー（調整）時間を取るか、予約は最短で何日前、最大で何日後まで予約できるかなどを指定可能だ。設定を終えたら、「保存」をクリックする。
画6、初めて会議予定を作成した場合は、セットアップのための時間が必要になる。セットアップが完了すると、「共有」ボタンが表示され、会議予定を共有できるようになる。非公開の会議予定も基本的には同じように作成可能だ。
作成した会議予定を共有する。
作成した会議予定は、予定の右側にある「…」（その他のオプションを表示）をクリックして表示されたメニューから共有できる。共有すると、共有用のリンクが表示され、リンクをコピーするか、メールで送信することが可能だ。
1つの会議予定を共有する場合は、会議予定の右側の「…」から共有する。複数の会議予定を共有する場合は、予約ページのトップ画面の「共有」から作業する。
画7、「…」をクリックし、メニューから「共有」をクリックする。非公開の会議予定はリンクを知っているユーザーだけに共有できる。また、予約ページ自体を共有する場合は、トップ画面の「共有」から「メールで共有」をクリックする。その場合は公開された会議予定がすべて表示されるので、選択して予約が可能だ。
画8、共有すると、共有のためのリンクが表示される。リンクをコピーするか、「メール」をクリックすると、「メールで共有」画面が表示されるので、送信先のメールアドレスやメッセージを入力して「送信」をクリックする。
予約ページで会議予定を予約する。
送信されたメッセージには、予約ページへのリンクが表示されている。そのリンクのボタンをクリックし、Microsoft 365アカウントでサインインするかゲストして続行するかを指定する。表示された予約ページから日時を指定して予約しよう。なお、ゲストで予約する場合は、確認コードの入力が必要になる。
お、ゲストで予約する場合は、確認コードの入力が必要になる。
画9、送信されたメッセージ内の「Book meeting」をクリックすると、Microsoft 365のアカウントでサインインするか、ゲストとして続行するかの選択画面が表示される。今回は「ゲストとして続行」をクリックする。
画10、予約ページが表示されたら、予約したい日時を選択し、「次へ」をクリックする。予約画面で名前やメールアドレスなどを入力して「電子メールの確認コード」をクリック。入力したメールアドレスに確認コードが送信されるので、そのコードを入力して「スケジュール」をクリックすると、「予約済み」の画面が表示される。
予約が完了すると、Outlookの予定表にその会議予定が反映される。会議予定は、Outlookの「新しいイベント」からも作成できる。作成した会議予定は、マイ予約ページに表示される。
画11、Outlookの予定表で会議予定をクリックすると、ポップウィンドウが表示され、予約の詳細を確認できる。なお、左側の「マイ予約ページへ」をクリックすると、予約ページが表示される。
画12、Outlookの予定表の左上の「新しいイベント」の右側の矢印をクリックして「予約可能な時間」をクリックする。「新しい予約可能な時間」画面が表示されるので、同じように作成すると、予約ページに表示されるようになる。
