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20代で身につけるべき時間管理術
Business Insider：社会人になりたての頃は特に、うまく時間管理ができずに頭を悩ませることが多いでしょう。がんばって仕事をしているつもりでも、複数の仕事に同時に手をつけたり、優先度の低い仕事に時間をかけすぎてしまうなどして、時間を無駄にしてしまうことがあります。
モントリオールを拠点にデザイナーとして活動しているEtienne Garbugli氏もまた、時間管理の方法について悩んでいました。ですが、時間を有効に使い、効率的に仕事をする方法を少しずつ学んでいきました。彼は現在、コンサルタント・起業家であり、自身の著書『Lean B2B: Build Products Businesses Want』を最近発表しました。
昨年、彼はSlideShare上で、彼自身が気に入っている26の時間管理術、「20歳のときに知っておきたかった、26の時間管理術」をまとめました。そのプレゼンテーションは昨年12月、SlideShareから2013年に「もっとも "いいね！" されたプレゼンテーション」に選ばれました。
彼の紹介する、20代で身につけておくべき時間管理術の一部をご紹介します。
1．時間は常にある。時間はなによりも大切なもの。
時間自体がなくなることはありません。期日までに、ある仕事を終わらせられなかったとしたら、それはあなたがその仕事を緊急とみなしていなかったか、または他の仕事よりも優先して取り組みたいと思うほど、その仕事を楽しいものだとみなしていなかったということです。
2．一日は、あなたが思っているよりも速く過ぎてしまう。
計画には余裕をもたせましょう。Ruby on RailsとBasecamp のファウンダー、David Heinemeier Hansson氏は、「日々、4-5時間分の仕事量を計画すべきです」と言います。
3．「気分がのっているとき」にはいつもより仕事をがんばり、そうじゃない日はリラックスする。
仕事をする気分になれない日もあれば、12時間ぶっ通しで集中して仕事に取り組める日もあります。調子が良い日は、その力を存分に利用しましょう。
4．複数の作業を同時進行しない。注意散漫にならないように。
いくつかの研究で、脳は意識の対象が切り替わると余計にエネルギーを消費することが判明しています。複数の仕事を同時に進めると、脳が疲れてしまうのです。
5．時間に制限を設けた方が、より集中でき、生産的になれる。
時間が限られている方が、仕事が進むものです。各仕事に対して、制限時間を設けましょう。
6．仕事に取りかかるのが、仕事を進めるための一番良い方法である。小さな仕事から取りかかって、波に乗ろう。
朝の8時にビジネスプランの作成に取りかかるのは、負担が大きいかもしれません。仕事関連のメールに返信するなど簡単な仕事から初めて、徐々に頭を仕事モードにしていきましょう。
7．完璧を目指さない。すべてを完璧にこなそうとすると苦しくなる。
かつて、 George S. Patton 氏が言った言葉に次のようなものがあります。「今、実行する計画というのは、次の週に実行する完璧な計画よりも優れている」
8．労働時間の長さは生産性の高さに比例しない。時間の制限をチャンスと捉えるべき。
ただ机に座っていれば、仕事が成し遂げられると考えてはいけません。どんな仕事であっても、通常の業務終了時間までに終わらせて、だらだらと夜遅くまで仕事をするのは避けましょう。
9．生産性を上げるには、頭を使わない仕事と戦略性が求められる仕事を分ける。
理想は、アイデアをブレインストーミングしてから、それを実行することです。考えるためにしばしば仕事を止めると、効率が下がります。
10．重要な会議は一日の前半に計画する。重要なイベントの前の時間というのは、無駄になりやすいため。
午後4時に重要な会議の予定があると、会議前に不安を感じたり、常にその会議のことが頭から離れない状態になりがちです。できるだけ、重要な会議は一日の早い段階に計画しましょう。会議に対する不安で、仕事が進まないという事態を避けられるように。
11．会議は計画的に実施。また、メールや電話で次々に連絡をとる時間を作り、仕事が頻繁に中断されないようにする。
一日中、誰かに連絡していたら、仕事の流れが途切れてしまいます。
12．だらだら仕事をしない。超集中する時間を何度もつくり、そのあいだに休憩する。
Francesco Cirillo氏が提案したプロモード・テクニックを試してみましょう。ポモドーロとは、イタリア語でトマトという意味です。この名前は、Cirillo氏が仕事を25分ごとに区切り、その間に5分休憩するという方法を導入したときに使っていた、トマトのような見た目のタイマーに由来するものです。この方法を試してみてはどうでしょうか。大変な仕事をがんばるきっかけになるかもしれません。
13．大きな仕事を、コントロール可能な範囲の小さな仕事に分ける。
アラバマ州のフットボールのコーチ、Nick Saban氏は「プロセス」と自身が名付けた方法を取り入れました。彼は、選手に対してチャンピオンを目指すのではなく、今この瞬間に目の前にある目標、つまりブロックし、パスし、ゴールを決めるという、直接的な目標に集中するように説きました。
14．まったく同じレベルの重要性を持つ仕事は存在しない。常に優先順位をつけること。そして、To-doリストをつくるときには慎重になること。
毎日のTo-doリストづくりは、一日の計画を立てる上で、重要です。「机の片付けをする」という項目と同じレベルに「税金の申告をする」が並ぶことがないように、優先順位をつけましょう。
15．絶対にその日にやらなければならないこと、というのを決める。
優先順位を付けるためには、目の前の仕事の中でどれが一番重要であるのかを判断し、その仕事ができるだけ早く終わるように集中しましょう。
16．他人の力を借りる。
真に生産性を高めるためには、恐れずに仕事を他の人に委ねることも大事です。「その仕事の8割が他の人でもできるようなものであれば、他の人にお願いしましょう」と、John C. Maxwell氏は述べています。
17．昨日のことは振り返らない。今日と明日のことだけを考える。
過去の成功や失敗を振り返らないようにしましょう。ただ目の前のことだけに集中するのです。
18．すべての仕事について締切を設定する。いつまでも、同じ仕事に取りかからない。
あるプロジェクトに時間をかけ過ぎたり、ある仕事を中途半端な状態で放置しておくことは、仕事の停滞の原因になります。仕事を終わらせて、次に進みましょう。
19．常にメモをとる。
その日にふと思いついた良いアイデアをずっと覚えていられると考えてはいけません。メモでも、ホワイトボードでも、Evernoteのようなアプリでも、なんでもいいのでとにかくアイデアを書き留めておきましょう。
20．調子が乗っているときに思いついた、仕事とは直接関係のないアイデアは書き留めておく。そのアイデアに注意が逸れることがないように。
アイデアを失わずに、目の前の仕事に集中することができます。
いさむ @isamu12