地方自治体はホームページ、広報誌を通じて住民に諸情報を公表している。単独年度の歳入・歳出決算値を見てわかりにくい情報も、長年の時系列に数値の流れを見ると、よりしっかりと自治体の活動が見えてくる。
前日の図表を見直してみましょう。町のホームページの「広報むつざわ」と情報公開－給与・定員管理の年度別データから時系列に表にまとめたものです。年度別の職員総数は総務省・決算カードからの引用です。
妙な状況を読み取ることが出来ます。まず、(1) 職員総数に対して年度退職者数と採用者数を増減しても職員数の年度推移を正しくは把握できない。判明している14年間の出入り増減は18名の減員となっているが、職員総数の減員数とは異なっている。 (2) 職員年間給与がH17,H23年度は前後に比べて突出した数字で、どこかが間違っている。(3) H15,H20年度のラスパイレス指数が欠落している。(4) 睦沢町と比較するラスパイレス指数の対照団体が3つあるが、一定しておらず、何を比較したいのかが不明である。
人員・給与関係統計の公表数値が、まるで、担当の職員が替わるたびに、統一のないまとめ方をされているように見える。公表のための書式が総務省から出ているのに、町としては一貫性が保たれていないのだ。これはこの業務処理に関する「業務マニュアル」を確立できていないことを示している。職員はまとめ作業にウロウロするだろうし、私から見ればオロオロしている仕事ぶりに、イライラしてしまう。
専決事項範囲で部下に仕事を任せるときには、その事項ごとに「業務マニュアル」を確立していてこそ可能になる。業務引継ぎの時には上司が確認の上、後任者へ引き渡せばよいのです。さらに文書をデジタル化すれば、庁内ネットワークの資料として、閲覧が可能となり、汎用性が広がる。しっかりと「業務マニュアル」を実務に取り入れることが、実は業務の効率を上げる大きな手段です。睦沢町には「業務マニュアル」が不十分だと、はっきりとわかります。
