従業員の人数、サービスの性質又は事業体の形態に関係なく、財務諸表に関する記録を正確且つ整理整頓で保管することは中小企業経営者の重要な義務の一つです。記録保管とは業務書類を法規通り年度ごとに保管することです。本稿では、中小企業の記録保管の重要性を検討し、内国歳入庁（IRS）による財務関連記録の保管要件について説明します。
- 財務関連記録の保管の重要性
(1) 業務進捗状況を把握する為
販売パターン、コスト変動、顧客のクレーム内容等の重要な財務関連又は財務以外のデータは記録によって反映されています。会社の管理部門は、保管された記録を通して業務進捗状況を確認し、必要な調整措置を取ることができます。
(2) 財務諸表を作成する為
財務関連記録によって正確な財務諸表が作成されます。中小企業経営者が金融機関若しくは債権者との取引にも役立ちます。
(3) 源泉所得を確定する為
記録により、事業主は現金又はその他の資産の所得のルートを確定でき、各所得を分類し、税務関係への影響も評価できるようになります。
(4) 確定申告書を作成する為
事業主は記録を通して確認申告書その他関連する申告書を作成することができます。
- 財務関連記録を保管しないことによる影響
(1) 業績・状況が悪化になる
企業の業務及び財務状況を正確に評価するには、十分な記録が必要です。十分な記録とは業務活動への予測・コントロール・モニタリングに関する内外部の文書が含まれていることです。記録の保管ができていないと、売上や収益性の目標を達成できなかったり、資金管理方法が不適切になったり、予算が足りなかったりすることになりがちです。
(2) 業務活動の効率性が悪くなる
中小企業は投資家、クライアント、仕入れ先、従業員、内国歳入庁等に応じて記録の提出を求められる場合があります。記録が保管されていない場合、情報の取得プロセスが長引きになり、企業の発展を遅らせる可能性があります。更に、内国歳入庁（IRS）は最大 20% の罰金を課す権利を留保します。
(3) 盗難や詐欺から企業を守ることができない
資源への追跡、コントロール、保護には記録が非常に重要です。記録がないと、資産が盗まれる可能性があります。
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