ルールを作っても、慣れてくると、人は守らなくなります。
緊張感がある時は、皆が気にしているので手を抜くことができないですが、緊張感がなくなると、手を抜く、ズルをする人が必ず出てきます。
緊張感をいつも持っているようにできれば、良いのですが、軍隊のようにする訳にもいかないですし、程よい緊張感は良くても、必要以上の緊張感は、仕事にも影響が出てしまいます。
大きな会社だと、組織変更で上司が代わることによって、新しい緊張感が生まれたりします。
でも、組織変更ができる程の規模ではない会社も多いと思います。
私の勤めていた所も、社員数が多いわけではなかったので、緊張感がなくなるのが、一番怖かったです。
システムを変えることにも限界があります。
良い意味での緊張感を持ち続ける事は、とても大事な事であり、難しい事なのです。
不正を無くす一番いい方法は、この緊張感を上手く保つことです。
この緊張感がない状況だと、簡単に不正を働くことができるのだと思います。
以前、勤めていた会社は、外注先に何か作業を依頼する時に、見積りは取らない、注文書は出さない、支払いは忘れると、とにかくお金の管理ができませんでした。
毎月、月末になると、色々な会社から請求書がきて、経理に支払いを頼みにいかなければならない上司がかわいそうで仕方がなかったです。
自分が管理職になった際に、それまでのシステムを見直して、一定のルールを決め、見積りを必ず取ってから注文を行う流れを作りました。
どこにでもある、管理システムと同じような物なので、たいした事はないのですが、運営を開始してから半年位で、請求書が突然送られてくる事はなくなりました。
一定の効果があったので、良かったのですが、それからしばらくすると、別の問題が発生しました。
見積りを取りさえすれば、何を注文しても良いという雰囲気になってきたのです。
勿論、そんなシステムにはしていませんでしたが、ルールを破らない様にすることが、ルールを破らなければ何をしても良いと勘違いさせてしまった様です。
そうなってくると、不正が発生します。
本当は、一月前に作業をしてもらっていたのに、今月、作業をしてもらった様に、見積書を作ってもらい、通常の手続きで注文、支払いをします。 外注先には、いつもより少し作業費を多目に払うのです。
その時のシステムは、金額が適正な額かは、上司が判断する様にしていました。
しかし、その上司がよく書類を確認せずに、承認印を押してしまうのです。
この様にシステムが、定着すると、別の問題が発生するのです。
最初は、皆、緊張感があるのです。 誰かが見ていると思うと、見積書をチェックする方も真剣ですが、慣れてくると緊張感がなくなり、適当にしかチェックしなくなります。
そうなると、悪知恵を働かす社員が出てくるのです。
意外と簡単です。
私が今まで勤めた事のある会社は、1000人以上の社員がいる会社から少人数の会社と様々ですが、共通しているのは、会社のお金に関して無頓着な人が多いと言うことでしょうか。
昨日も書きましたが、軽い不正行為は頻繁に発生していました。
とにかく、自分のお金には厳しいのに、会社のお金に対しては無頓着な人が多かったです。
会社に費用が請求できるとわかると、金額をあまり気にせずに、本当は必要ない物でも簡単に購入してしまいます。
度が過ぎると、私物を含めた状態で領収書をもらったりするのでしょう。
外注先に支払う費用に関してもそうです。
まず、支払う金額を請求書が来るまで知らない社員が多すぎました。
請求書が来て、慌てて注文書を発行するのなら、まだ可愛い方で、請求書が来なければ、金額が分からないと言って開き直る社員までいました。
こんなやり取りが許される会社では、適正価格なんてものは無くなります。
適正価格がないと、その金額が高すぎても誰も止めることができません。
いつもより、少し高い金額を請求されても誰も止められません。
外注先の人と話ができていれば、バックマージンをもらう事も可能です。
よく、経理担当の人が会社の金に手を出したりしてしまうのも、こんな感じなのではと思ってしまいます。
会社の雰囲気が、簡単に不正を行わせるのかも知れません。
以前勤めていた会社は、不正行為が頻繁に行われていました。
生活残業は当たり前で、遅刻や休暇をとっても申請しない、私用目的で購入した物を会社に請求し、備品を持って帰るなども頻繁にありました。
上場企業であったので、内部に監査部門があり、定期的に部門長である私は、監査担当者と面接をしていて、その際にも、この事が議題になりました。
生活残業などは、本人のモチベーションを下げる可能性もあり、とても微妙な話のため、はっきりと本人に指導をするのは、避けていましたが、他の事は何とかならないかと話したとものです。
部門長である私には、厳しく指導する立場でもあり、徹底して不正をしていないか確認する事も必要です。
でも、その事を不正だと思っていない人たちに、とやかく言っても意味がない時があります。
そこで、私が行った事は、直接、行為をしている社員に、指導するのではなく、本人の自主性を促す行動をしました。
要するに、軽度な不正行為でも、不正は不正で、度が過ぎれば、会社側はその不正に対して処罰を下すことが出来ることを、機会がある時に話して諭すことに勤めました。
そして、そう言った行為を管理する立場の人には、彼らに責任を持たせるように勤めました。
私の考えでは、ルールやシステムを確率する事も大事ですが、皆の意識を変える事の方が大事だと思うからです。
責任感を持たせて、いけないことはいけないと当たり前の様なことを当たり前に行動する意識を持たせることが大事なのです。
そのためには、まず自分が襟を正さなければなりません。
暴行問題でもめている柔道会に今度は不正受給の問題が発生しました。
組織的な事なのか、今後の調査ではっきりとすると思いますが、次から次へとよくも、こんなに問題が出ますね。
とは言っても、この手の不正は、規模こそ違っても、どこの会社にもある話ではないでしょうか。
空の領収書をもらって、架空請求をする。
利用してもいないのに、バス代を請求する。
会社の備品を、自宅に持って帰ることも、不正行為ですよね。
こんな事が、日常茶飯事に行われていると、もっと大きな不正行為にも、罪の意識が軽くなってしまい、歯止めが効かなくなるのではないでしょうか
生活残業だって、同じです。
残業する必要もないのに、無駄に会社に残り、時間を潰して、残業代を申請する行為は不正そのものです。
遅刻した時に、ごまかす行為も同じです。
例をあげれば、キリがありません。
でも、こんな小さな不正を見逃さずにいることが、大きな不正を阻止することに繋がるのだと思います。
でも、簡単な不正ほど、全て見逃さずにいることは、大変な事です。
ルールを決めて、罰則を厳しくするなど、方法はあるのかも知れませんが、完全になくす事はできないし、むしろギスギスした環境を生み、仕事に支障をきたすことになりかねません。
ほどほどにしながら、程よい緊張感を持たせる事が大事ですが、それが難しいのです。
